Os vários tipos de documentos empresariais podem ser divididos em duas categorias: aqueles que fazem parte da rotina de uma corporação (contratos, formulários e Notas Fiscais) e os que ajudam o negócio a se manter dentro da lei (alvarás, declaração de Imposto de Renda, dentre outros).
Todos esses papéis são fundamentais para a longevidade de um CNPJ e impactam, inclusive, no relacionamento da empresa com colaboradores, fornecedores, órgãos fiscalizadores etc.
Acha que precisa conhecê-los de fato para acabar com mais uma dor de cabeça da sua rotina de gestão? Continue a leitura!
Qual é a importância dos documentos empresariais?
A papelada de uma empresa, assim como a gestão desses documentos, são de extrema importância por que ambos garantem a regularidade do negócio e um relacionamento transparente com todos os stakeholders, ou seja, com colaboradores, investidores e outras pessoas direta ou indiretamente ligadas à sua operação.
E especificamente os documentos que ajudam o negócio a permanecer na legalidade, quando não existem, não estão atualizados ou não são localizados durante uma fiscalização, por exemplo, podem representar o fechamento das portas da corporação – mesmo que temporário!
Além disso, cada arquivo funciona como um registro dos processos do negócio, e muitos ainda ajudam nas tomadas de decisões, como é o caso de relatórios e demonstrativos, alguns dos tipos de documentos administrativos mais usados nas empresas.
Precisando de uma lista completa para saber o que providenciar e armazenar? O próximo tópico traz detalhes!
11 tipos de documentos utilizados em rotinas administrativas
Uma série de tipos de documentos fazem parte da rotina administrativa de um negócio. Eles vão desde relatórios até Notas Fiscais, passando por licenças e muitos outros.
Adiante, você confere os principais e entende para que eles servem.
1. Alvará de funcionamento
O alvará de funcionamento é uma das principais autorizações para funcionamento de um negócio, e serve como a garantia de que suas portas estarão sempre abertas.
Ele deve estar de acordo com as exigências do seu município e precisa ser solicitado junto à prefeitura da cidade.
2. Inscrições municipal e estadual
Estas inscrições são registros obrigatórios para todas as empresas, porém, o que define se o seu negócio vai precisar da versão municipal ou da estadual é o setor no qual você atua.
Indústrias e comércios devem ser inscritos junto à Secretaria da Fazenda do estado correspondente, enquanto prestadores de serviço devem obter a inscrição junto ao município, indo até a sede da prefeitura.
3. Contrato social
Mais um dos documentos usados para comprovar a existência da empresa, o contrato social contém informações importantes, como o nome, o capital social, a divisão de cotas e o modelo jurídico do negócio. Não à toa, ele formaliza a abertura da organização.
Para elaborá-lo, recomenda-se o suporte jurídico de advogados especializados e a adequação às exigências da Junta Comercial do estado onde o negócio está localizado, mesmo órgão ao qual o documento será entregue.
4. Balanço patrimonial
Abrindo o enorme leque de relatórios que poderiam tornar esta lista interminável, o documento empresarial de balanço patrimonial é obrigatório para empresas fora do regime tributário Simples Nacional, e precisa ser gerado pelo setor de contabilidade.
Ele serve como um registro de todos os passivos (dívidas e obrigações) e ativos (bens e recursos).
5. Folha de pagamento e outros arquivos de RH
Sim, a folha de pagamento também é um documento! Importantíssimo! Nela, é feito o registro das remunerações dos funcionários, com detalhes como valores, descontos e impostos, além de horas extras e/ou banco de horas.
É responsabilidade do setor de Recursos Humanos gerá-la, assim como armazená-la e entregá-la aos colaboradores todos os meses, e ainda cabe ao RH o controle de vários outros tipos de arquivos ligados às pessoas da empresa:
- atestados médicos;
- laudos e comprovantes ligados à segurança do trabalho;
- documentos de admissão e demissão;
- recibos e cadastros;
- guias de recolhimento, como a do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS);
- etc.
Só esse já é um motivo forte para se pensar sobre digitalizar um negócio, você não acha?
6. Notas Fiscais
Todas as Notas Fiscais funcionam como um certificado das transações da empresa, ou seja, do que entra e sai de estoque, de caixa etc., por isso, elas são importantes para assegurar a cobrança de impostos e facilitar a gestão, além de manter o negócio adequado à lei.
O setor contábil e fiscal fica responsável por emiti-las ou recebê-las, exceto no caso de microempreendedores, que podem fazer tudo por conta própria através do portal disponibilizado para eles no site do governo federal.
7. CNPJ
O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) é o principal registro da empresa, e também existe em forma de papel, funcionando como um RG que precisa ser guardado e apresentado quando solicitado.
Ele é essencial para que a empresa exista e, inclusive, é importante para a geração de Notas Fiscais, então, aqui vai uma dica: depois de acessar o site da Receita Federal, abrir seu negócio e obter o documento, armazene-o preferencialmente em nuvem para nunca perdê-lo.
Caso contrário, você vai enfrentar as tristes consequências da má gestão de arquivos.
8. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Também conhecida pela sigla “RAIS”, a Relação Anual de Informações Sociais é um documento obrigatório, que deve ser entregue todo ano ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
O RAIS é responsável por fornecer uma relação das contratações da sua empresa, então, se você não apresentá-lo no prazo definido pelo MTE, pode até pagar multas! A geração desse documento deve ser feita através da página rais.gov.br.
9. Documentos contábeis
Os livros de registros das atividades contábeis da empresa também equivalem a documentos e, para armazená-los sem ocupar espaço físico, com a garantia de que estarão a salvo por anos a fio, muitos gestores, inclusive, têm optado pela automação de processos através de APIs de assinatura eletrônica.
São armazenadas, em diários assim, todas as movimentações contábeis e também de patrimônio, geralmente em ordem cronológica, além de entradas e saídas de dinheiro, de matérias-primas, de produtos finais, dentre outros.
Vale contar com a tecnologia para garantir agilidade na administração, bem como segurança de dados!
10. Declarações fiscais
As declarações são documentos sobre as movimentações fiscais que devem ser apresentados ao governo. Eles comprovam se houve o recolhimento de impostos por parte da empresa, a exemplo dos seguintes arquivos:
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS);
- Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF);
- Declaração Anual do Simples Nacional (DASN e DASN-MEI); e
- Escrituração Fiscal Digital (EFD).
O setor contábil e fiscal fica responsável por elaborá-las e guardá-las.
11. Contratos
Contratos no geral encerram a lista dos principais tipos de documentos empresariais.
Considere aqui todos os arquivos nos quais você documenta alguma negociação dentro da sua empresa e que dependem do aval de duas ou mais pessoas: é neles que estão todos os detalhes da relação entre marca e colaboradores, parceiros, fornecedores, compradores, bem como os deveres e as obrigações das partes.
“E vale a pena digitalizar esses documentos mesmo já os tendo em papel?”
A resposta é sim! Dessa forma, você os armazena em local protegido e ainda garante o acesso fácil de pessoas autorizadas, através de qualquer dispositivo, a qualquer hora e em qualquer lugar.
Se a negociação for nova, dá até para você fazer os contratos eletrônicos 100% em ambiente digital, eliminando os gastos que teria com carimbos, cartórios, Correios e motoboys. Tudo isso através de uma plataforma de assinatura eletrônica com garantia jurídica!
De quebra, a solução ainda ajuda a evitar a perda de arquivos empresariais, seja pelo desgaste natural dos anos, pelo contato com poeira, com água, com pragas ou outros elementos.
Preocupado(a) com o futuro em cada mínimo detalhe? Pode apostar que essa cautela vai levar o seu negócio muito longe! Não ignore os sinais.
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