Como implementar a automação de processos na sua empresa

Já parou para pensar quantas rotinas da sua empresa poderiam ser mais eficientes se você contasse com uma forcinha da tecnologia? Esse é o primeiro passo para implementar a automação de processos no seu negócio e ver a mágica acontecer!

É que se engana quem acha que automação só é coisa de indústria ou da TI: hoje em dia, há tecnologias disponíveis para aplicá-la nas mais variadas etapas da operação — do RH até a logística.

E, uma vez adotado, esse recurso pode agilizar as atividades, eliminar erros e, principalmente, oferecer mais tempo e recursos para que os profissionais dediquem-se a funções cada vez mais estratégicas e menos operacionais, contribuindo para o crescimento do negócio.

Siga a leitura para conferir quais tecnologias podem ser aplicadas para automatizar o seu negócio e por onde começar essa transformação digital!

O que é o processo de automação?

A automação é uma prática operacional que consiste no uso de softwares e tecnologias para executar determinadas tarefas, principalmente aquelas mais rotineiras e repetitivas, contribuindo para a inovação de processos de uma empresa.

Para isso, o processo de automação faz uso de recursos como inteligência artificial, integração de dados e machine learning, inovações que você já deve ter ouvido por aí, e que podem ser aplicadas a uma necessidade específica para alcançar os objetivos do negócio.

É como aquele aspirador robô que pode ser programado para limpar a sua casa em determinado horário do dia, ou as lâmpadas inteligentes que se acendem assim que você entra no local. Só que, nesse caso, a tecnologia está trabalhando para a sua empresa!

E isso vai além de uma nova tendência: a automação já faz parte do dia a dia da maioria das organizações brasileiras. A pesquisa internacional OTRS Spotlight: IT Service Management 2023 mostrou que 78% das empresas nacionais já investiram em ferramentas de automação de processos.

Não à toa: as vantagens de colocar tarefas repetitivas nas mãos da tecnologia não são poucas!

7 benefícios da automação de processos para empresas

Mais do que apenas substituir uma tarefa manual, a automação pode aprimorar o fluxo de atividades, melhorar a qualidade da operação, digitalizar os negócios e impulsionar resultados.

Confira a lista completa dos principais benefícios dessa prática!

1. Aumento da eficiência e produtividade: com automação, as tarefas são executadas de maneira mais rápida e precisa, enquanto os colaboradores podem se dedicar a atividades mais estratégicas.
2. Qualidade do serviço/atendimento: é possível padronizar os serviços prestados e oferecer sempre a mesma qualidade, além de garantir o mesmo cuidado e precisão em cada interação com os clientes.
3. Redução de erros e custos: com menos necessidade de intervenção manual, a empresa economiza em mão de obra operacional e também nas despesas geradas com falhas e retrabalhos, que poderiam comprometer a qualidade e integridade das operações.
4. Confiabilidade: a padronização torna o processo mais confiável, já que as tarefas são realizadas de maneira consistente e sempre dentro do prazo, favorecendo a credibilidade e a reputação da empresa.
5. Colaboração em tempo real: a automação facilita a integração entre diferentes equipes e setores, que têm acesso às informações em tempo real e podem agir colaborativamente de maneira mais fluida.
6. Monitoramento do desempenho: é possível acompanhar o desempenho das operações em tempo real e obter relatórios para ter uma visão clara do que está funcionando ou do que precisa de ajustes.
7. Escalabilidade: processos automatizados possibilitam que a empresa cresça de maneira sustentável, afinal, eles podem ser adaptados e replicados em maior escala, sem precisar investir recursos na mesma proporção para ter resultado.

E quando você opta por ferramentas que se alinham aos objetivos do negócio, a automação se torna ainda mais assertiva.

Dá uma olhada nas melhores assistentes nesse sentido!

Exemplos de tecnologias para automação de processos

Existem algumas soluções já conhecidas no mercado e outras tecnologias mais atuais que podem ser utilizadas para automatizar o seu negócio, que englobam ferramentas de automação de processos administrativos, técnicos e de comunicação que incluem desde códigos para coleta de dados até robôs que colocam a mão na massa na linha de frente.

Scripts

O script é um recurso de programação baseado em códigos que dá instruções para que o computador execute determinada tarefa. É como um roteiro, que diz o que deve ser feito, as etapas, regras e condições para que o sistema processe essas informações e execute as tarefas.

Na automação, podem ser criados scripts com comandos para coletar dados, enviar e-mails, identificar inconsistências e por aí vai. É um ótimo recurso para rotinas administrativas, financeiras, de TI e de marketing, por exemplo.

Chatbot

É bem possível que você já tenha sido atendido alguma vez por um robozinho quando entrou em contato com uma empresa via chat. O chatbot é um assistente virtual criado para interagir de maneira semelhante à humana, capaz de fornecer informações, responder perguntas e até realizar tarefas simples, como agendar compromissos.

Essa tecnologia otimiza principalmente o relacionamento com clientes, ao oferecer atendimento online, imediato e em tempo integral, ou seja, o cliente pode ter sua solicitação respondida na hora, sem precisar esperar, e o melhor: sem que a empresa tenha que designar um atendente humano só para essa função.

O chatbot pode ser personalizado para interagir com linguagem amigável e compatível com a identidade institucional, e é possível utilizá-lo em sites, WhatsApp e até nas redes sociais da marca.

Unidade de Resposta Audível (URA)

Na mesma linha do chatbot, a Unidade de Resposta Audível (URA) também automatiza parte do atendimento ao público, só que via telefone. É quando você liga para uma empresa e é atendido(a) por uma gravação, que apresenta um menu de opções para que você escolha o que precisa e avance no atendimento.

Esse recurso já é um velho conhecido de muitas empresas, mas a tecnologia atual já inovou essa experiência. Hoje, é possível que a URA reconheça palavras-chave na fala do usuário, tornando a interação mais próxima do natural e sem precisar ficar digitando as opções no telefone.

Muito melhor, né?

Automação Robótica de Processos (RPA)

A RPA, ou Automação Robótica de Processos, é uma tecnologia que utiliza robôs para automatizar tarefas repetitivas de ponta a ponta, mas não se trata de robôs físicos, não, e sim um conjunto de programas de computador que trabalha dentro dos sistemas já utilizados pela empresa.

Ele basicamente imita as ações que uma pessoa de verdade faria no computador (mover arquivos, preencher formulários, enviar informações etc.), só que muito mais rápido e com mais precisão.

Com isso, a RPA pode ser programada para cumprir algumas rotinas dos mais variados setores, como processar faturas, gerenciar contas ou categorizar e direcionar chamados de suporte.

Automação de marketing

Ferramentas de automação são verdadeiros membros das equipes de marketing. Fica por conta delas:

• disparos de e-mails;
• agendamento de postagens em redes sociais;
• segmentação de leads; e
• outras atividades operacionais, garantindo que os conteúdos cheguem às pessoas certas no momento certo.

Enquanto isso, os profissionais podem se dedicar ao desenvolvimento mais criativo e estratégico das campanhas, focando seus esforços naquilo em que são experts.

API de assinatura eletrônica

Outra maneira de automatizar processos é utilizar APIs (sigla do inglês para Interface de Programação de Aplicações), que permitem que diferentes programas se comuniquem entre si, usando uma documentação que deve ser implementada nos sistemas da empresa por uma pessoa desenvolvedora.

Assim, é possível integrar as mais variadas soluções ao sistema do seu negócio.

Por exemplo, ao utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica, você pode dar adeus a diversos transtornos, como impressões físicas, fila no scanner, reuniões presenciais ou envios postais que são necessários só para rubricar ou para obter a assinatura de um documento muitas vezes.

Para facilitar a autenticação de documentos online em pouco tempo e com a devida validade jurídica, a melhor recomendação é optar pela automação de processos com uma API de assinatura eletrônica.

Gostou das ideias e quer saber tudo o que pode ser automatizado por aí? O próximo tópico foi escrito pensando justamente nisso!

Lista de processos que podem ser automatizados em empresas

Você já teve alguns spoilers de alternativas de automação na rotina organizacional, mas já se deu conta sobre o tanto de processos que podem ser automatizados?

Confira algumas dessas possibilidades, dentro dos principais setores de uma organização.

Se alguma das opções fez seus olhos brilharem, a recomendação é não perder tempo e seguir o passo a passo abaixo para tornar o seu negócio mais tecnológico e otimizado.

Como implementar a automação de processos em 7 passos

Implementar uma automação pode até parecer uma tarefa desafiadora e muito técnica, mas, se você conhecer de perto o seu negócio e escolher as soluções mais compatíveis com a sua necessidade, vai dar tudo certo!

Aqui estão sete passos fundamentais para fazer a automação de processos na sua empresa: anote-os!

1. Avalie as necessidades da organização

Comece identificando onde estão os gargalos na sua operação: atividades que são muito manuais ou repetitivas, processos que consomem mais tempo e recursos, etapas com erros frequentes, dificuldades em localizar informações ou identificar problemas etc.

A partir disso, elenque as prioridades de acordo com seus objetivos de negócio, urgência ou viabilidade, começando por aquelas que podem ser mais facilmente padronizadas ou aquelas cuja automação vai trazer maiores benefícios.

2. Mapeie as etapas do processo

Desenhe o fluxo do início ao fim, contemplando todas as etapas do processo que será automatizado. Identifique as tarefas, decisões e interações envolvidas e elenque os pontos mais críticos, que exigirão maior atenção.

Um mapeamento detalhado ajuda a ter uma visão mais clara de como o processo funciona atualmente e serve como base para projetar a automação de forma assertiva.

3. Escolha as soluções adequadas

Com as necessidades mapeadas e escopo do processo no papel, terá chegado a hora de buscar as soluções tecnológicas mais adequadas para atender o seu projeto. Isso pode incluir desde ferramentas simples, como scripts ou APIs de integração, até soluções mais complexas, como RPAs.

Tudo vai depender das características do processo, do orçamento disponível e da facilidade de integração com os sistemas já existentes.

4. Defina o cronograma para implementação

Determine um cronograma realista para a implementação da automação, incluindo todas as etapas, desde a configuração inicial até o lançamento. Inclua estimativas de prazos, profissionais envolvidos e possíveis impactos durante o processo.

Considere que, a depender da proporção, pode ser interessante que a automação seja implementada de maneira gradual.

5. Faça testes antes de implementar a automação na rotina

Antes de colocar o processo automatizado no ar, é importante testar tudo para garantir que funcione como o esperado. Os testes devem simular o ambiente real de trabalho, incluindo todos os possíveis cenários e variações de rotina, ok?

Assim, dá tempo de realizar correções e melhorias antes da virada e minimizar possíveis riscos.

6. Treine sua equipe

A automação só será bem-sucedida se os colaboradores estiverem preparados para trabalhar com as novas tecnologias, por isso, ofereça treinamento adequado a todos aqueles que vão interagir diretamente com os sistemas automatizados.

E, além de compartilhar o conhecimento técnico, também é importante manter uma comunicação clara com o time sobre as razões, os benefícios e os resultados esperados com a mudança, para que todos se comprometam e também se sintam confortáveis e confiantes na adaptação às novas rotinas.

7. Monitore o desempenho das tecnologias

Após a implementação, é fundamental acompanhar regularmente o desempenho do novo processo. Monitore os indicadores de desempenho, peça feedbacks dos usuários e fique atento(a) a qualquer problema ou necessidade de ajustes.

Assim, você garantirá que a automação siga atendendo às necessidades da empresa e se adaptando a novas demandas e desafios.

E uma dica extra para fechar com sucesso: independentemente da complexidade dos seus processos e recursos, não perca de vista o fator humano! É importante observar como essas mudanças impactam o clima organizacional e a experiência do cliente, garantindo que sejam usadas para melhorar sua experiência, e não para desumanizá-la.

Além disso, vale ter em mente que a automação não substitui, mas vem para complementar o trabalho humano, ou seja, liberar os profissionais para que eles possam dedicar seus esforços nas atividades mais estratégicas, criativas ou que exigem habilidades interpessoais, e assim, terem mais resultado.

Com isso em mente, é só estudar as ferramentas e abraçar o processo. Boa mudança por aí!