Por que usar assinatura eletrônica no setor de educação?

A assinatura eletrônica na educação reduz o desgaste da rotina escolar e acadêmica e transforma processos burocráticos em tarefas ágeis do dia a dia. Isso porque a existência de uma tecnologia dessa importância desafoga a secretaria e permite que alunos, pais e responsáveis foquem no que realmente é importante: a aprendizagem.

Sem contar que, se você atua na gestão de instituições de ensino da rede privada, a assinatura eletrônica no chão educacional é um diferencial competitivo dentro de um mercado que, historicamente, é mais conservador em relação às novas tecnologias.

Neste artigo, você se desfaz de crenças limitantes e traz uma nova abordagem para sua gestão escolar/universitária. Preparado(a)?

Como funciona a assinatura eletrônica para instituições de ensino?

Para assinar qualquer papelada escolar com a facilidade de uma assinatura eletrônica, basta fazer o upload do documento no ambiente online de uma boa plataforma, indicar as pessoas que precisam assiná-lo, enviá-lo por e-mail aos signatários e aguardar que todos deixem seus aceites digitais.

Depois disso, o documento é validado, criptografado e armazenado digitalmente pela própria plataforma de assinatura eletrônica, garantindo autenticidade e conformidade legal em todos os arquivos.

Essa tecnologia conta com recursos de alta segurança, como senhas, biometria, tokens, autenticação de dois fatores e códigos criptografados, que costumam ser usados em bancos e, diferentemente da rubrica em papel, permitem a assinatura simultânea e rápida de dezenas de documentos.

O que o Ministério da Educação (MEC) diz sobre a assinatura eletrônica?

O Ministério da Educação (MEC) não apenas permite, como também incentiva o uso da assinatura eletrônica no ambiente educacional. Exemplo disso é a Portaria MEC nº 330/2018, que estabelece a obrigatoriedade dos diplomas digitais, reforçando a adoção de tecnologias que garantam mais segurança, agilidade e autenticidade nos documentos acadêmicos.

Inclusive, a Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) criou uma ferramenta de assinatura para otimizar as rotinas acadêmicas relacionadas ao diploma digital. A solução, hospedada no portal do MEC, está disponível para todas as Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) e para o próprio Ministério da Educação, reforçando o incentivo ao uso do recurso no setor educacional.

Mas as instituições privadas não ficam de fora, e podem contar com boas plataformas para assinar mais de uma dezena de papéis no meio digital!

Quais documentos educacionais podem ser assinados com assinatura eletrônica?

Com exceção de diplomas e certificados emitidos por instituições de ensino superior, todo o restante da documentação escolar/universitária pode ser validada mediante assinatura eletrônica avançada.

1. Termos de compromisso de estágio
2. Relatórios acadêmicos e de atividades
3. Formulários de desligamentos
4. Matrícula escolar
5. Declarações de frequência
6. Atestados de matrícula
7. Documentos de pesquisas acadêmicas
8. Solicitação de transferência de disciplina
9. Requisição e liberação de bolsas de estudo
10. Atas de reuniões pedagógicas ou conselhos
11. Contratos de trabalhos (usar a assinatura eletrônica em contratos escolares é, inclusive, um jeito prático de contratar professores, por exemplo)
12. Autorizações de pais ou responsáveis
13. Acordos de parceria
14. Diário de classe online

Aqui vai um único ponto de atenção: a assinatura eletrônica para diplomas e certificados de nível superior deve ser a do tipo qualificada, ou seja, apenas assinaturas com certificado digital são autorizadas pelo MEC nesse caso. 

Por outro lado, os certificados de conclusão de cursos livres (escola de idiomas, por exemplo), treinamentos ou formações complementares podem ser autenticados por meio de uma plataforma de assinatura eletrônica avançada (que é até, muitas vezes, gratuita, ao contrário do certificado digital).

Quais são as vantagens de usar a assinatura eletrônica na educação?

A digitalização de documentos acadêmicos e escolares é um caminho sem volta, já que assinar e armazenar documentos online é mais seguro, prático e eficiente. Aliás, o custo-benefício é uma das maiores vantagens da ferramenta.

• É um recurso versátil, que atende escolas públicas, privadas, cursos de idiomas ou profissionalizantes, universidades etc.
• O uso da assinatura eletrônica para matrícula escolar evita aglomerações e o deslocamento de alunos, pais e responsáveis até a instituição de ensino.
• Os processos administrativos da instituição são agilizados.
• Dispensa a necessidade de imprimir, assinar manualmente e escanear documentos.
• Elimina o uso de papel, tinta, impressora, espaço para armazenamento físico de documentos e remanejo de equipe para funções manuais.
• Alunos, responsáveis, professores e gestão escolar podem assinar arquivos de qualquer lugar com acesso à internet.
• O atendimento escolar e acadêmico fica mais conveniente, economizando tempo e recursos de todos os envolvidos.
• Assim como a assinatura física, a assinatura eletrônica tem validade jurídica.

Por exemplo: se você opera uma instituição de ensino superior que recebe universitários do país inteiro, incluindo menores de idade, pode ser um desafio obter a assinatura do responsável após o período de matrícula, mas você não comprometeria o aluno por isso, né? A assinatura eletrônica e a gestão de documentos acadêmicos online estão aí para isso!

Como implementar uma assinatura eletrônica na minha instituição de ensino?

1. Escolha uma plataforma de assinatura eletrônica que entregue o melhor custo-benefício para sua organização de ensino. Em seguida, crie uma conta ou faça a integração de uma API de assinatura eletrônica diretamente ao software escolar.
2. Defina os tipos de documentos que serão assinados e configure os usuários autorizados.
3. Suba o documento (contrato, termo de matrícula, autorização etc.) na plataforma.
4. Indique as pessoas que precisam assinar o documento (representantes da instituição, professores, alunos ou responsáveis legais), inserindo seus e-mails.
5. Envie o documento para assinatura (os signatários recebem um link por e-mail ou SMS para acessar o documento e assinar digitalmente de qualquer dispositivo).

Você poderá acompanhar o status das assinaturas na plataforma e, assim que o documento for autenticado por todos os envolvidos, ele é validado, criptografado e armazenado digitalmente para ser acessado sempre que preciso.

Conseguiu vislumbrar sua nova realidade como gestor(a) educacional? Que bom, agora, basta construí-la!