Assinatura eletrônica no RH: por que você não pode ficar sem

A assinatura eletrônica no RH é uma das inúmeras ferramentas que podem automatizar as operações do setor e poupar recursos. Afinal, ela garante a mesma validade jurídica das rubricas feitas à mão e ainda elimina os custos de assinar documentos do modo tradicional. 

É só fazer as contas: o RH precisa coletar diversas assinaturas e armazenar centenas de papéis todos os meses. Contratos de admissão, folhas de ponto e acordos de demissão são só alguns exemplos do que circula dentro desse departamento.

Sem mencionar que esse é um dos setores de uma organização que mais se beneficia do recurso, já que a gestão de todas as relações trabalhistas é simplificada e agilizada, pois a tecnologia alinha a empresa às práticas modernas de trabalho.

Tire todas as suas dúvidas sobre essa tecnologia aplicada ao departamento pessoal agora!

O que é a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma forma de assinar documentos de forma online, com a mesma validade de uma rubrica física. Ela usa sistemas de autenticação para verificar a identidade de quem está assinando e criptografia para garantir a integridade do arquivo.

Mas atenção: assinar digitalmente só tem validade jurídica quando a tecnologia adotada é credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil), usa criptografia para proteger arquivos e segue as diretrizes normativas da Lei da Assinatura Eletrônica e da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Por isso, só use e abuse desse recurso se a plataforma de assinatura eletrônica escolhida pela sua empresa atender a todos esses requisitos, combinado?

Segurança: check! Agora, você já pode aprender a usar e usufruir de seus benefícios!

Como funciona a assinatura eletrônica no RH?

Primeiro, você precisa escolher uma plataforma de assinatura eletrônica e testá-la, mas, de maneira geral, a ferramenta é usada para formalizar documentos de forma digital através de um passo a passo bem simples:

1. O RH cria ou faz upload do arquivo na plataforma, recolhe as assinaturas por parte da empresa e envia o link para acesso ao colaborador por e-mail.
2. O profissional então acessa o link e confirma sua identidade por meio de login, senha, token de segurança, SMS, biometria ou qualquer outro meio de autenticação usado pelo sistema.
3. Ao abrir o arquivo, ele pode deixar seu aceite digital digitando seu nome no campo indicado, desenhando a rubrica com mouse, caneta inteligente para celulares e tablets ou, ainda, com o próprio dedo, em dispositivos touchscreen.
4. Caso o colaborador não concorde com qualquer parte, ele pode negar as condições, e o RH receberá uma notificação para ajustar a redação. O documento não segue em frente para a validação total até que haja um acordo entre todos os envolvidos.
5. Quando todos concordam com os termos e assinam o arquivo, ele é imediatamente autenticado pela plataforma e validado juridicamente, sem qualquer necessidade de reconhecimento de firma em cartório.
6. Por fim, o acordo fica arquivado digitalmente na própria plataforma utilizada.

Além de não perder mais tempo indo de um departamento a outro coletar rubricas, sua empresa ainda cria uma cultura paperless e sem burocracia excessiva, onde todo mundo sai ganhando!

7 principais vantagens de usar assinatura eletrônica no RH

1. Redução de custos operacionais: gastos com papel, impressão, transporte, armazenamento físico de papéis e mão de obra para manejo e organização de toda essa papelada recolhida pelo RH são reduzidos ou até eliminados dos custos operacionais da empresa.
2. Processos mais fluídos e menos burocráticos: prazos de admissão são cumpridos com mais facilidade, assim como o tempo para fechamento de contratos e acordos é significativamente reduzido, uma vez que, sem a necessidade de impressão, envio físico e coleta manual de assinaturas, os documentos são assinados em poucos minutos, independentemente da localização dos envolvidos.
3. Segurança e validade jurídica: as principais plataformas do mercado utilizam códigos criptografados e autenticação avançada, garantindo que os arquivos sejam protegidos contra fraudes e alterações indevidas.
4. Redução do impacto ambiental: reduzir o consumo de papel e do transporte dele entre signatários para coletar as rubricas é uma atitude louvável que auxilia na preservação do meio ambiente e representa um passo a mais para tornar sua organização uma empresa verde com reputação sustentável na praça!
5. Armazenamento na nuvem = espaço físico otimizado: toda a documentação fica armazenada e organizada de forma segura e acessível na nuvem, facilitando a busca por um arquivo específico e evitando o extravio de informações importantes.
6. Acesso online para colaboradores que atuam remotamente: desde que você ou seu colaborador tenha um dispositivo conectado à internet, o documento pode ser assinado eletronicamente, sem qualquer necessidade de deslocamento até a empresa.
7. Experiência “premium” para novos contratados: a assinatura eletrônica torna a admissão e o onboarding do profissional mais rápidos, permitindo que o novo talento finalize o processo de contratação de casa, eliminando processos burocráticos desgastantes e até mesmo frustrantes nesse momento crítico em que todas as primeiras impressões contam.

É potencial demais para deixar essa oportunidade passar, né? Ainda mais depois que você conferir a quantidade de arquivos que podem ser assinados eletronicamente no seu setor!

Quais documentos o RH pode assinar eletronicamente?

Praticamente qualquer documentação que rege, organiza e detalha uma relação trabalhista e que exige uma autorização formal pode ser assinada eletronicamente desde que a plataforma usada seja segura.

• Contratos de trabalho
• Contratos de prestação de serviço
• Contratos de estágio
• Contratos com parceiros e fornecedores
• Avaliações de desempenho
• Certificados de conclusão de treinamento interno
• Acordos de licença-maternidade ou licença parental
• Acordos de demissão
• Espelho de ponto
• Holerites
• Acordos de hora extra
• Minutas de alterações salariais
• Comunicados de promoções
• Comunicados de mudanças de cargo
• Termos de adesão
• Políticas internas 
• Cartas de advertência
• Autorização para descontos em folha
• Consentimentos para uso de imagem

Essa sensação que você está sentindo agora tem nome: liberdade. Ela é o tema central das vantagens de usar uma assinatura eletrônica!

“Tá, mas o que fazer para que esses benefícios sejam parte da rotina da minha empresa?”

Talvez o passo mais importante para assinar eletronicamente, digitalizar o RH de uma vez por todas e conquistar todos os benefícios que você acabou de conferir é contar com uma plataforma de assinatura eletrônica que entregue segurança, validade jurídica e uma experiência diferenciada.

Aliás, você sabia que é possível integrar essa solução ao site da empresa e/ou aos aplicativos e sistemas usados no dia a dia do negócio? Com uma API de assinatura eletrônica, todas essas vantagens podem ser usufruídas diretamente nas interfaces às quais você e seu time estão acostumados, sem que seja necessário transitar de uma aba para outra.

Aí, é você quem escolhe (o importante é ter essa opção e saber que toda a segurança do mundo está do seu lado)!