Digitalização de documentos: tudo o que você precisa saber

A digitalização de documentos transforma arquivos físicos em digitais, facilitando o armazenamento, a segurança e o compartilhamento. O processo inclui a preparação dos papéis, a escolha do equipamento e a adoção de um sistema que proporcione um armazenamento seguro dos arquivos recém-digitalizados.

Essa prática é respaldada pela lei através do Decreto nº 10.278, que regulamenta a digitalização e estabelece os requisitos para que os arquivos online tenham o mesmo valor jurídico dos originais. Seguir essas normas evita problemas legais e garante a autenticidade dos seus arquivos.

Mas não basta apenas seguir a legislação: adotar boas práticas é o que garante uma digitalização correta. Fique por dentro de tudo sobre o processo e mantenha seus documentos seguros, íntegros e juridicamente válidos!

O que é um documento digitalizado?

Um documento digitalizado é um papel físico convertido em um arquivo digital, que passa a ser armazenado em computadores ou na nuvem, o que torna o compartilhamento e a recuperação mais fáceis. Para isso, são utilizados recursos como scanners, aplicativos especializados e até câmeras de celulares, que capturam a imagem do papel e a convertem em um arquivo digital.

Mas por que investir nesse processo?

Por que a digitalização de documentos é importante?

A digitalização é importante porque reduz o uso de papel, aumenta a segurança das informações e aumenta a produtividade da equipe, otimizando o fluxo de trabalho. Com isso, as empresas ganham mais organização e eficiência, evitando a perda de documentos e agilizando os processos internos.

Olha só o tanto de documentação que pode ser digitalizada:

• Recibos
• Comandas
• Relatórios
• Contratos administrativos
• Notas Fiscais
• Históricos
• E outras documentações importantes para o seu negócio

Só não confunda a digitalização dos documentos com documentos digitais!

Qual a diferença entre documento digital e digitalizado?

De forma simples, o documento digital é criado original e diretamente no meio eletrônico, já o documento digitalizado é originalmente impresso e depois convertido para o formato digital.

Ainda assim, ambas as opções só têm vantagens a oferecer a você e ao seu negócio.

Quais são os benefícios da digitalização de documentos?

Arquivos mais organizados e monitorados

Com os documentos digitalizados, a gestão de arquivos se torna muito mais eficiente. Usando um sistema de gerenciamento eletrônico, tudo fica categorizado e organizado conforme as etapas e os clientes.

Além disso, os donos dos arquivos têm controle total sobre quem acessa determinadas informações, reduzindo riscos de vazamento de dados.

Aumento da produtividade

Arquivos digitais armazenados em sistemas ou na nuvem permitem um acesso rápido e facilitam o compartilhamento de informações, eliminando barreiras de distância entre os envolvidos.

Afinal, localizar um documento digital é muito mais simples do que procurar por papéis em pastas físicas. Graças às barras de busca, basta digitar uma palavra-chave para encontrar o que você precisa em segundos, economizando tempo e espaço.

Proteção de dados

Documentos digitalizados estão sempre seguros contra danos como incêndios, inundações e deterioração pelo tempo e o alto manuseio, um fato que traz alívio a quem lida todos os dias com documentação valiosa.

Além disso, sistemas de armazenamento oferecem recursos como códigos criptografados e controle de acesso, ajudando a proteger as informações de acessos não autorizados.

Redução de custos com materiais e manutenção

O processo ainda reduz gastos com papel, tintas para impressões, transporte de papéis e até mesmo com espaços físicos para arquivamento. Com menos papéis acumulados, o ambiente fica mais organizado, limpo e funcional, melhorando a dinâmica do escritório e reduzindo desperdícios.

Foco na sustentabilidade

A digitalização de documentos reduz significativamente o consumo de papel, eliminando a necessidade de múltiplas cópias da mesma folha para diferentes pessoas. Isso contribui para a diminuição do desperdício e da geração de lixo.

Além de papéis, há também a redução do uso de tintas de impressora ou cartuchos, que possuem componentes nocivos ao meio ambiente. Empresas verdes, que adotam essa prática, conquistam a simpatia de clientes preocupados com a sustentabilidade.

Atendimento mais ágil

Organizações que precisam acessar documentos frequentes, como cadastros e contratos, ganham eficiência com a digitalização. Em vez de procurar pela papelada, basta uma pesquisa rápida no sistema para encontrar as informações necessárias, reduzindo o tempo de espera em filas e melhorando a experiência do cliente.

Viu como digitalizar documentos pode ser a solução para melhorar a eficiência do seu negócio? Com todos esses benefícios, sua empresa se tornará referência para quem procura agilidade, sustentabilidade e segurança.

Como funciona a digitalização de documentos?

Para digitalizar um documento, você deve seguir uma série de etapas, que são importantes para garantir que todas as informações sejam capturadas corretamente, sem perdas. E existem várias ferramentas para realizar esse processo, como scanner, câmeras ou aplicativos específicos, inclusive, algumas utilizam o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), que converte textos em formatos editáveis, tornando os arquivos mais funcionais.

Essas informações são processadas e armazenadas, geralmente, em formato PDF. Confira os passos essenciais para realizar uma digitalização eficiente!

Como digitalizar documentos? Passo a passo simples

1. Reúna os documentos físicos, conferindo se estão completos e corretos.
2. Remova grampos, higienize e desamasse os papéis para não danificar o equipamento.
3. Digitalize os papéis usando um scanner ou celular, mantendo a ordem original e garantindo boa iluminação no local.
4. Ao transferir para um computador ou celular, nomeie os arquivos, insira datas e salve-os em pastas organizadas, de preferência na nuvem.
5. Acesse os documentos por palavras-chave, sempre que necessário, garantindo permissão de acesso a outras pessoas, se for o caso.

Além da facilidade de gestão e armazenamento, também é possível facilitar o processo de assinatura desses arquivos!

Como assinar documentos digitais?

Assinar um documento eletronicamente é simples quando você usa uma plataforma de assinatura eletrônica eficiente. Siga esses cinco passos sem erro:

1. Cadastre-se numa plataforma de assinatura eletrônica: se você for o responsável por coletar os aceites digitais, deve criar o cadastro em uma ferramenta de assinatura eletrônica certificada pela Infraestrutura de Chaves Pública brasileira (ICP-Brasil).
2. Adicione o documento: faça upload do arquivo na plataforma escolhida, preenchendo todos os campos obrigatórios com os dados solicitados.
3. Revise as informações: antes da assinatura, confira todos os detalhes e certifique-se de que os dados das partes envolvidas estão corretos.
4. Compartilhe: envie o link para autenticação por e-mail para os signatários. O e-mail incluirá todas as instruções necessárias para que a assinatura seja feita corretamente.
5. Assine e aguarde as assinaturas: as partes interessadas podem assinar o documento em poucos cliques e sem burocracia. Depois disso, basta armazenar os arquivos na própria plataforma para acessá-los sempre que necessário.

Pronto! Seguindo esses passos, seu documento estará assinado e terá validade legal de forma ágil e eficaz.

Viu como é prático e seguro digitalizar documentos? Comece agora mesmo a transformar os arquivos da sua empresa e garanta a legalidade deles com plataformas de assinatura eletrônica. Além de trazer mais organização e segurança, sua empresa ganha produtividade e se torna referência em sustentabilidade!