A automação de contratos não se resume apenas ao ato de digitalizar documentos, ela consiste na utilização de um sistema inteligente que automatiza a geração, aprovação e armazenamento de contratos, garantindo segurança, agilidade e organização no dia a dia empresarial.
Você já parou para pensar quanto tempo sua equipe perde com a gestão manual desses papéis? Revisões repetitivas, ajustes manuais, busca por assinaturas e organização de arquivos físicos são tarefas que consomem horas preciosíssimas – afinal, tempo é dinheiro!
Com a modernização dessa tarefa, todas as etapas burocráticas se transformam num processo ágil e eficiente, liberando seu time para focar no que realmente importa. Além de economizar tempo, o risco de erros humanos é praticamente zerado, e a conformidade jurídica fica garantida.
Quer descobrir como esse processo pode transformar sua gestão e dar mais tempo para que você foque no que realmente importa? Continue lendo e veja como implementar a automação de contratos no seu escritório o quanto antes!
O que é automação de contratos?
A automação de contratos é o uso de tecnologia para automatizar todas as etapas relacionadas à criação, revisão e aprovação de acordos, finalizando com o armazenamento, geralmente em nuvem, dos documentos.
Dessa forma, os papéis são criados de maneira padronizada e personalizada, com dados sendo inseridos de forma automática em templates predefinidos, eliminando a necessidade de inserir as informações manualmente em cada contrato e reduzindo a chance de erros de digitação, por exemplo.
O processo de aprovação também é automatizado, utilizando fluxos de trabalho que agilizam a assinatura por meio eletrônico ou digital, com validade jurídica garantida e várias camadas de segurança.
Para fechar, uma boa ferramenta de automação conta com armazenamento digital centralizado, no qual todos os acordos ficam organizados e facilmente acessíveis, evitando sua perda e facilitando auditorias e verificações de regularidade.
Quais problemas a automação de contratos resolve?
A automação de contratos resolve diversos desafios comuns enfrentados na gestão manual de documentos, trazendo agilidade e precisão ao processo. Ao eliminar tarefas repetitivas e reduzir a intervenção humana, ela proporciona uma solução mais eficiente e segura para quem precisa gerenciar acordos sem se perder com a papelada enquanto o cliente fica esperando.
Com a automação, pode riscar os problemas abaixo da rotina do seu escritório!
- Perda de tempo com tarefas repetitivas: a criação e revisão manual de contratos consomem tempo, especialmente com documentos que precisam ser adaptados para cada cliente ou situação.
- Erros manuais: a revisão humana está sujeita a falhas, como erros de digitação e omissões, que comprometem a eficiência do acordo ou, pior, sua validade.
- Dificuldade no controle de prazos: a falta de um sistema centralizado geralmente leva ao esquecimento de prazos importantes, como renovação ou rescisão de contratos.
- Falta de visibilidade e rastreabilidade: em um processo manual, é difícil acompanhar quem revisou ou assinou um papel, gerando incertezas e problemas na segurança.
- Riscos jurídicos: a falta de controle nas diferentes etapas aumenta o risco de penalidades legais, que quase sempre viram marketing negativo, fazendo você perder clientes.
Ao resolver esses dilemas, a automação entrega mais eficiência operacional e alto nível de segurança jurídica, ajudando sua equipe a se concentrar em atividades mais estratégicas da administração do negócio e da gestão da carteira de clientes.
Até porque são muitos os tipos de negócios que se beneficiam desse tipo de modernização…
Quem se beneficia da automação de contratos?
A automação de contratos oferece vantagens significativas para uma variedade de empresas e profissionais que lidam com grande volume de documentos ou processos repetitivos, como escritórios de advocacia, startups, RHs de qualquer porte e também equipes de vendas.
Vem entender como esses perfis se beneficiam da tecnologia!
Escritórios de advocacia
Profissionais do Direito podem simplificar a criação e o gerenciamento de contratos complexos com uma ferramenta que permita utilizar templates para replicar esses documentos de forma ágil e eficiente.
Bônus para as plataformas de assinatura eletrônica para advogados, que enviam notificações sobre cada atualização ou rubrica feita no documento, tornando-o rastreável ao mesmo tempo que segue as exigências legais.
Startups e empresas de tecnologia
Empresas de rápido crescimento precisam de agilidade e escalabilidade. A automação agrega a capacidade de gerenciar um alto volume de acordos com clientes, fornecedores e investidores, sem precisar expandir desproporcionalmente suas equipes administrativas para dar conta dessas tarefas.
Departamentos de RH
A automação de contratos também é uma solução eficiente para departamentos de Recursos Humanos e gestão de pessoal no geral, que lidam com vários tipos de contratos de trabalho, aditivos e acordos de confidencialidade.
A padronização e a facilidade da assinatura eletrônica, por exemplo, economizam tempo e minimizam erros nesses casos.
Comercial e vendas
Para equipes de vendas, o fechamento de acordos que impactam diretamente no faturamento é facilmente agilizado, pois a necessidade de múltiplas revisões e assinaturas manuais é eliminada dos processos.
No fim das contas, a verdade é que a tecnologia pode ser adaptada para qualquer setor que busca maior eficiência e segurança. Automatizar a gestão significa, para todo modelo de negócio, aderir à transformação digital e obter controle absoluto sobre os processos internos.
Até porque essa modernização funciona de forma bem simples, mesmo que não “visível a olho nu”.
Como funciona a automação de contratos? 6 principais etapas do processo
A automação funciona através da criação, revisão, gerenciamento e monitoramento de contratos de forma automatizada, reduzindo a necessidade de intervenção manual. Esse processo envolve várias etapas, facilitando a eficiência e a precisão em transações contratuais.
Conheça as principais!
1. Criação dos contratos
A automação permite que modelos de contratos sejam predefinidos e preenchidos automaticamente com dados fornecidos pelo usuário em um formulário simples.
Com as informações fornecidas, como nomes, datas, valores e cláusulas, a própria ferramenta de assinatura eletrônica escolhida para automatizar o processo gera acordos personalizados de forma rápida e precisa, evitando erros comuns que ocorrem durante a criação manual do documento.
2. Gestão de versão e revisão
Essa mesma ferramenta também ajuda no controle de versões dos arquivos, rastreando as alterações feitas por diferentes partes interessadas, que podem revisar, aprovar ou rejeitar as modificações feitas por quem criou o documento.
Isso tudo antes da próxima etapa, já que, depois de rubricado o papel, não é possível alterar seu conteúdo. Essa “proibição” é o que garante a legitimidade e validade jurídica do processo.
3. Assinatura eletrônica
Com a automação, as assinaturas eletrônicas são integradas diretamente ao processo, o que permite que as partes assinem os documentos de forma remota e segura, agilizando ainda mais a finalização de acordos.
Tudo isso através de apenas um clique, sem necessidade de autenticar o documento em um cartório, por exemplo.
4. Gerenciamento do ciclo de vida do contrato
A modernização também facilita o acompanhamento e o gerenciamento do documento após sua rubrica.
Alguns sistemas podem enviar alertas automáticos sobre prazos, renovações automáticas ou vencimentos de cláusulas específicas, além de armazenar os papéis de maneira organizada e de fácil acesso para consulta futura diretamente na nuvem, bastando ter acesso à internet e à plataforma de assinatura eletrônica.
5. Integração com sistemas existentes
Ferramentas de automação de contratos podem ser facilmente integradas com outros sistemas de gestão empresarial, como CRMs, ERPs e plataformas de pagamento, através de uma API (do inglês Application Programming Interface – Interface de Programação de Aplicativos).
Isso permite que você use recursos como a assinatura eletrônica dentro desses próprios sistemas, sem precisar baixar outro programa para deixar uma rubrica no papel, o que garante que os contratos sejam criados, monitorados e ajustados de acordo com dados comerciais em tempo real, permitindo uma operação mais fluida e interconectada.
6. Conformidade e segurança
Esse tipo de sistema também garante a conformidade com normas legais e regulamentações específicas. Ele pode incluir cláusulas obrigatórias ou verificações automáticas de conformidade antes da assinatura, garantindo que o documento siga todas as exigências legais.
Além disso, a segurança é reforçada com armazenamento criptografado e rastreamento de atividades, garantindo a integridade de cada acordo.
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