A assinatura eletrônica em relatórios corporativos é uma solução que traz mais segurança para as empresas e acelera significativamente os processos internos, protegendo a autenticidade e integridade dos documentos.
Isso porque a criptografia avançada presente nessa tecnologia é uma ferramenta importante para evitar possíveis fraudes em relatórios corporativos, garantindo que o seu arquivo não foi alterado após a assinatura e assegurando que todas as informações transmitidas são confiáveis e têm validade jurídica.
Isso sem contar que, com a automação, você garante maior controle sobre o fluxo de documentos e diminui a margem de erros humanos, o que resulta em maior eficiência e menos retrabalho.
Neste artigo, você descobrirá quais os outros benefícios desse recurso e aprenderá a criar suas próprias assinaturas eletrônicas por aí. Boa leitura!
6 benefícios da assinatura eletrônica para empresas
Independentemente do tamanho do seu negócio, a maior vantagem de adotar a assinatura eletrônica é tornar o dia a dia da sua empresa mais fácil e eficiente, transformando a forma como você gerencia os processos internos.
A seguir, você confere outros benefícios com mais detalhes!
1. Redução de custos
A implementação da assinatura eletrônica traz uma grande economia para as organizações ao eliminar a necessidade de papel, impressoras e outros materiais. Além disso, não há mais custo com envios físicos de documentos, impressões e nem com o armazenamento de pilhas de papel.
2. Menos erros humanos
Além da redução de custos, você também se beneficia da redução de erros humanos, já que, com uma plataforma de assinatura eletrônica que possa ser integrada a outros sistemas por meio de uma API, as operações são feitas de forma padronizada em um software já conhecido pela equipe.
Com uma tecnologia dessas, ninguém precisa ficar alternando entre plataformas para deixar uma rubrica no relatório.
3. Aumento da produtividade
Graças à otimização da rotina administrativa proporcionada pela automação de processos que seriam manuais e demorados, o volume de trabalho diminui, permitindo que seu dia a dia seja mais produtivo.
Dessa forma, seus colaboradores podem ser realocados para cumprir outras funções que realmente agregam valor ao negócio, impulsionando a produtividade enquanto a tecnologia faz o papel mais burocrático.
4. Aumento da eficiência e agilidade
Além de reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas e repetitivas, implementar um sistema de assinatura eletrônica garante um melhor fluxo de trabalho e eficiência geral, permitindo que a sua equipe se concentre em atividades de maior impacto estratégico.
Por exemplo, quando um relatório ou contrato é gerado, ele pode ser automaticamente enviado para os responsáveis assinarem, sem a necessidade de intervenção manual para enviar e rastrear o documento.
Isso não só acelera o processo, como também elimina o risco de atrasos e erros que poderiam ocorrer se os documentos fossem manipulados fisicamente.
5. Segurança jurídica
A segurança na assinatura de relatórios empresariais é um dos principais e mais importantes benefícios do recurso. A autenticidade, integridade e validade legal dos documentos assinados através de uma plataforma credenciada pela Infraestrutura das Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil) é garantida por tecnologias avançadas como a criptografia e a autenticação de dois fatores.
Seguindo esse pré-requisito, seus dados estarão protegidos com uma camada extra de segurança, tornando impossível que qualquer pessoa não autorizada acesse ou altere o conteúdo do documento após sua assinatura, o que preserva sua integridade e assegura que ele não tenha sido modificado de forma fraudulenta.
Além disso, a legislação brasileira garante a versão eletrônica como um meio legítimo de formalização de documentos através da Lei da Assinatura Eletrônica, o que traz ainda mais segurança para as empresas.
6. Sustentabilidade
Tradicionalmente, processos empresariais envolvem a impressão de uma grande quantidade de documentos, o que resulta no consumo massivo de papel, tinta e energia elétrica, além de gerar grandes volumes de resíduos.
Ao substituir os processos físicos por uma solução eletrônica, as empresas não apenas economizam recursos naturais, mas também diminuem sua pegada de carbono, reduzindo significativamente o impacto ambiental de suas operações e transformando a imagem da sua marca.
Isso sem contar que você estará alinhando suas práticas com as crescentes demandas de consumidores e investidores por soluções mais ecológicas e sustentáveis, o que só tem a beneficiar seu negócio.
Ok, mas o que garante a segurança na assinatura de relatórios empresariais?
Desde que você use uma plataforma certificada pela ICP-Brasil e validada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) para assinar os relatórios corporativos, pode ficar tranquilo(a), pois a segurança é garantida com base em três principais pilares de forma automática:
- Autenticidade: você tem a garantia de que o autor da assinatura é realmente quem afirma ser, graças às camadas de segurança exigidas pelos órgãos regulamentadores, que envolvem o uso de certificados digitais, tokens de segurança, criptografia e/ou biometria.
- Integridade: você terá certeza de que o relatório não foi alterado após a assinatura, já que tecnologias de criptografia e hash garantem que qualquer modificação posterior torne a rubrica inválida.
- Não repúdio: uma boa plataforma impede que o signatário negue a autoria da assinatura, porque conta com um sistema de autenticação robusto e trilhas de auditoria, através das quais é possível comprovar legalmente quem assinou e quando.
Convencido(a) de que esse processo pode mudar a realidade do seu dia a dia empresarial para melhor? Então, aprenda a deixar suas primeiras rubricas digitais ainda hoje!
Como assinar relatórios eletronicamente?
O primeiro passo para assinar um relatório corporativo eletronicamente é contar com uma plataforma de assinatura eletrônica 100% gratuita, sem limite de signatários ou quantidade de documentos por mês e que ainda conta com backup online para armazenamento e agilidade na gestão de documentos corporativos.
Através dela, a validação jurídica da assinatura eletrônica será automática, e você não precisa se preocupar com nada.
É só seguir este passo a passo!
- Crie o seu relatório utilizando o editor de texto de sua preferência ou o exportando do seu sistema de gestão.
- Com o documento pronto, faça o upload na plataforma de assinatura eletrônica e compartilhe-o com o restante das pessoas que precisarão assiná-lo. Nesta etapa, é importante colocar não somente os nomes, mas também os e-mails de cada um.
- A seguir, acompanhe o processo através das notificações da plataforma.
- Depois que todo mundo assinar, você receberá uma notificação e poderá armazenar o arquivo na nuvem disponibilizada pela própria plataforma, sem correr o risco de perder o relatório.
- Por fim, você ainda pode salvar o relatório em questão e usá-lo como template para os próximos, alternando apenas as informações desejadas e campos de assinatura.
Viu como é fácil? Quando você experimentar pela primeira vez, não vai querer mais assinar nem guardar documentos de outro jeito depois! Motivos não faltam para digitalizar o seu negócio: não perca tempo e dê adeus de vez ao papel e à caneta!
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