A assinatura eletrônica e o compliance se relacionam diretamente, afinal, contar com a tecnologia e a facilidade para rubricar acordos no meio digital sem uma série de regras internas e externas para garantir a segurança e validação de documentos é como encher de água um balde furado: não adianta de nada.
Por isso, ter uma boa política de compliance aliada a um sistema de assinatura robusto é a chave para modernizar seu negócio seguindo as leis vigentes.
Quer entender melhor o que é o compliance e como uma plataforma de assinatura eletrônica pode ajudar nesse assunto? É só continuar a leitura!
O que é “compliance”?
Compliance é uma palavra em inglês derivada do verbo to comply, que significa estar em conformidade ou de acordo. No mundo administrativo – tanto privado como público – compliance é o ato de alinhar as práticas das empresas às leis e regras vigentes.
Apesar de não ser um termo novo, ele ganhou muito mais peso com a aprovação da Lei nº 12.846/13, chamada de Lei Anticorrupção, que estabelece responsabilizações mais diretas a atos ilícitos contra a administração pública, seja ela nacional ou estrangeira.
Só que o compliance vai além de seguir o que diz a legislação: ele também engloba uma série de normas internas de ética, transparência e segurança, que ajudam a fortalecer a cultura organizacional e a manter um nível alto de conformidade.
Uma delas é a implementação de uma política de assinatura eletrônica, respaldada pelas leis brasileiras, que facilita muito o fluxo de trabalho e ajuda empresas a garantir o compliance, desde que obedeça algumas regras.
Como garantir compliance com assinatura eletrônica?
Para garantir a segurança e conformidade na assinatura eletrônica na sua empresa, você precisa utilizar uma plataforma que cumpra as leis vigentes – oferecendo validade jurídica –, escolher o tipo mais adequado de tecnologia e reforçar a segurança dos documentos.
Tenha certeza de que a plataforma utilizada cumpre as leis vigentes
Quando se fala em validação de acordos no mundo digital, existem três leis às quais é preciso estar atento(a): a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a Lei da Assinatura Eletrônica e o Marco Civil da Internet.
- LGPD: a Lei nº 13.709/2018, amplamente conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, estabelece diretrizes sobre o uso de dados dos usuários das plataformas e sua privacidade, garantindo que os dados coletados e armazenados por essas ferramentas sejam usados de forma segura conforme o consentimento do titular.
- Lei da Assinatura Eletrônica: é a Lei nº 14.063/2020, que define a regulamentação e validade legal da assinatura eletrônica, equiparando a tecnologia a uma rubrica feita de forma tradicional.
- Marco Civil da Internet: uma das principais legislações do mundo digital, a Lei nº 12.965/2014 estabelece garantias, direitos, deveres e princípios para o uso da internet no Brasil.
No fim das contas, independentemente de como será feita a assinatura eletrônica dentro da sua empresa, ela precisa levar em consideração essas três leis para estar em conformidade.
Certifique-se de que ela tem validade jurídica
A validação jurídica da assinatura eletrônica é um ponto de dúvida muito comum para quem vai adotar essa ferramenta, mas fique tranquilo(a): plataformas reconhecidas e certificadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil) têm essa validade automaticamente.
Essa é uma questão fundamental, já que a falta desse reconhecimento pode invalidar os documentos assinados no meio virtual e gerar grandes dores de cabeça.
Escolha o tipo mais adequado de assinatura
Existem três tipos de assinatura eletrônica: a simples, a avançada e a qualificada. Dessas opções, a simples é a mais básica e a menos segura.
A assinatura eletrônica avançada, por sua vez, é a que oferece o melhor custo-benefício para quem quer implementar um sistema de assinaturas dentro de um negócio. Ela conta com sistemas de criptografia e segurança, como tokens, biometria e senhas temporárias para proteger a integridade dos dados dos signatários e garantir a autenticidade da identidade de quem assina, fatores obrigatórios e exigidos pela ICP-Brasil.
Já a qualificada, apesar de ser a mais segura, exige a compra de um certificado digital para cada signatário de um documento, e é muito utilizada por médicos, juízes e autoridades de alto escalão, mas inviável quando se trata de uma empresa com muitos funcionários.
Reforce a segurança no armazenamento dos documentos
Os documentos acessados pelos sistemas da sua empresa também precisam de proteção, e a assinatura eletrônica pode ajudar nesse sentido! Isso porque as melhores plataformas limitam o acesso ao conteúdo dos arquivos apenas às pessoas autorizadas, impedindo que ele seja copiado e transferido para outros ambientes.
E tudo isso pode acontecer dentro do seu próprio sistema através de uma API de assinatura eletrônica, que permite a validação de arquivos sem que você precise trocar de aba ou plataforma no computador.
Se você ainda não conta com essa praticidade e segurança por aí, é bom pelo menos ficar de olho nas dicas abaixo para evitar fraudes nas rubricas digitais!
Como evitar fraudes com assinatura eletrônica?
- Escolha uma plataforma confiável: só use serviços que sigam as normas exigidas pelo ecossistema ICP-Brasil.
- Utilize autenticação multifator: exija senhas, biometria ou códigos via SMS/e-mail para validar a identidade de cada signatário.
- Opte por assinaturas eletrônicas avançadas ou qualificadas: elas oferecem a maior segurança jurídica possível.
- Verifique a identidade do assinante: sempre que possível, peça validação da identidade do signatário por meio de documentos, reconhecimento facial ou integração com bancos de dados confiáveis.
- Gere trilhas de auditoria: utilize um sistema que consiga salvar data, hora, localização e método de autenticação para rastrear todas as assinaturas.
- Evite compartilhamento de credenciais: oriente seus colaboradores a nunca divulgar ou compartilhar senhas ou códigos de autenticação com colegas.
- Identifique e previna tentativas de phishing: treine seus funcionários para identificar e-mails e mensagens suspeitas que pedem validações urgentes, normalmente mal-intencionadas.
- Revise os arquivos antes de assinar: verifique sempre os detalhes do documento e do remetente antes de confirmar a autenticação.
- Implemente políticas internas de segurança: estabeleça diretrizes para o uso da assinatura eletrônica dentro da empresa, educando a equipe para manter suas informações sempre em segurança.
No fim das contas, uma boa ferramenta de assinatura eletrônica aliada a uma boa gestão e normas de compliance é o que vai garantir que você nunca passe sufoco quando o assunto for validação jurídica de documentos!
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