Guia da segurança da assinatura eletrônica no setor jurídico

A segurança da assinatura eletrônica no setor jurídico é garantida por tecnologias avançadas como a criptografia e a autenticação de dois fatores, que asseguram a integridade e validade jurídica dos documentos. 

Com a digitalização dos processos, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos têm adotado essa solução para tornar o fechamento de contratos mais ágil, sem comprometer a confiabilidade das informações. 

Além disso, a legislação brasileira já reconhece a assinatura eletrônica como um meio legítimo de formalização de documentos: existe até uma normativa para o assunto, a Lei da Assinatura Eletrônica, que traz mais segurança e previsibilidade para empresas e profissionais do setor.

O que garante a validade jurídica da assinatura eletrônica no setor jurídico?

A criptografia, os certificados digitais e a rastreabilidade são alguns dos recursos que garantem a validade jurídica da assinatura eletrônica, assegurando que um documento assinado eletronicamente tenha a mesma validade de um contrato firmado no papel. 

A legislação brasileira considera válida qualquer rubrica digital que garanta autenticidade, integridade e aceitação das partes envolvidas, e tudo isso pode ser comprovado através de aceites digitais deixados em plataformas credenciadas ao ecossistema ICP-Brasil, órgão que regulamenta as assinaturas em meio online no país.

Vale ressaltar, no entanto, que a assinatura eletrônica simples – aquela que representa uma rubrica digitalizada apenas – não é suficiente na maioria das situações no meio jurídico. 

Para documentos como testamentos, contratos de compra e venda de imóveis e atos que exigem maior nível de segurança jurídica, a lei determina o uso da assinatura eletrônica avançada, que oferece mecanismos adicionais de identificação e autenticação, garantindo que a autoria do assinante seja comprovada de forma mais robusta. 

Já para casos que exigem o máximo nível de segurança, como algumas operações bancárias e atos notariais, é necessário usar a opção eletrônica qualificada, que exige um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Quais são as legislações e normas sobre assinatura eletrônica no setor jurídico?

Lei nº 14.063/2020: regulamentação das assinaturas eletrônicas

A principal legislação que trata do tema é a Lei nº 14.063/2020 – a Lei da Assinatura Eletrônica sobre a qual você já leu aqui. Ela define os tipos de assinaturas aceitas em interações com órgãos públicos e entre particulares. 

De forma bem resumida, ela reconhece a assinatura eletrônica avançada como uma opção segura para documentos que exigem maior confiabilidade, desde que feita por um sistema que utilize métodos para comprovara identidade do assinante e garantam a integridade do documento.

Código de Processo Civil (Lei nº 13.105/2015)

O Código de Processo Civil também respalda o uso da tecnologia no setor jurídico ao estabelecer que documentos assinados digitalmente possuem a mesma validade daqueles firmados em papel, desde que seja possível verificar a autenticidade da assinatura. 

Isso permite que advogados e partes envolvidas em processos assinem petições e contratos remotamente, agilizando procedimentos sem comprometer sua validade jurídica.

Norma Técnica ABNT NBR 14.924: autenticidade e rastreabilidade

A Norma Técnica ABNT NBR 14.924 define diretrizes para garantir a autenticidade e a rastreabilidade de documentos assinados eletronicamente. Em contratos de prestação de serviços advocatícios, por exemplo, a assinatura eletrônica avançada pode ser utilizada para assegurar que tanto o advogado quanto o cliente reconhecem o teor do acordo, eliminando a necessidade de impressão e reconhecimento de firma em cartório.

Viu só como você está respaldado(a) pelas leis? Você também deve ter notado um ponto em comum em todas essas normativas: a exigência de garantia de autenticidade. Veja agora como garantir isso!

3 formas de garantir a autenticidade de documentos eletrônicos no Direito

A autenticidade de documentos eletrônicos no setor jurídico é garantida por tecnologias que permitem verificar a identidade do assinante e assegurar que o conteúdo não foi alterado após a assinatura e, para isso, são utilizados mecanismos como certificados digitais, códigos criptografados e carimbos de tempo.

Através de certificados digitais

O certificado digital é um dos principais elementos para autenticar acordos, e funciona como uma identidade digital do signatário, vinculando a assinatura ao seu titular de forma inequívoca. 

Dessa forma, em um contrato entre partes ou em petições judiciais, por exemplo, a versão eletrônica qualificada assegura que o documento foi assinado por quem realmente declarou concordância com seu conteúdo.

Por meio de carimbo do tempo

O carimbo do tempo, também conhecido como timestamp, registra a data e hora exatas em que um arquivo foi assinado eletronicamente e evita fraudes, já que garante que nenhuma modificação posterior à rubrica passe despercebida. 

Esse recurso é especialmente útil em processos judiciais, nos quais a comprovação da data e hora da assinatura pode ser determinante para sua validade.

Com criptografia

A criptografia protege o conteúdo do arquivo contra acessos indevidos e alterações, assegurando que somente as partes autorizadas possam visualizar ou modificar o documento.

A criptografia assimétrica, por exemplo, utiliza um par de chaves – uma pública e outra privada – para assinar digitalmente um documento. A chave privada é usada para assinar o arquivo, enquanto a chave pública permite a verificação da autenticidade da assinatura. Esse processo impede que terceiros alterem o conteúdo do documento sem que isso seja detectado, tornando-o confiável para fins jurídicos.

Além disso, muitos sistemas de assinatura eletrônica avançada utilizam algoritmos criptográficos robustos para assegurar a integridade das informações e garantir que um documento eletrônico tenha o mesmo peso legal que um documento físico assinado em cartório.

Através de autenticação de dois fatores

Soluções avançadas podem incluir autenticação de dois fatores, como senhas temporárias ou biometria, o que garante que só o real signatário do arquivo possa acessá-lo e deixar seu aceite. As melhores plataformas do mercado já oferecem tokens de segurança como uma alternativa para assegurar a identidade dos envolvidos em uma transação. Bom, né?

Com a tecnologia como aliada, você pode ficar tranquilo(a) para aproveitar a facilidade dos recursos!

Como ter uma assinatura eletrônica segura para advogados e escritórios de advocacia?

Para garantir uma assinatura eletrônica segura no setor jurídico, você deve optar por soluções que utilizem métodos avançados de autenticação e proteção de dados. Nesse cenário, a opção eletrônica avançada é a melhor alternativa, pois associa o assinante ao documento por meio de elementos como autenticação multifator, criptografia e carimbo de tempo.

Além disso, utilizar plataformas que sigam normas de segurança e mantenham boas práticas no armazenamento de documentos digitais são medidas importantes para assegurar a confiabilidade dos contratos assinados eletronicamente.

Quer adotar essa modernidade por aí? O último tópico ensina como implementá-la!

Como fazer a implementação de assinatura eletrônica em escritórios de advocacia?

A implementação da assinatura eletrônica em escritórios de advocacia deve ser feita por meio da escolha de uma plataforma segura, da integração com os sistemas já utilizados e da capacitação da equipe para o uso correto da tecnologia. 

De olho no passo a passo!

1. Escolha uma plataforma segura e compatível com o setor jurídico

Antes de implementar a assinatura eletrônica, é importante selecionar uma plataforma de assinatura eletrônica confiável que atenda às exigências legais do setor jurídico. A ferramenta deve oferecer recursos como os que você conheceu nesta leitura, além de estar alinhada com a legislação vigente, sobretudo com a Lei nº 14.063/2020.

2. Integre a assinatura eletrônica aos sistemas já usados no negócio

Para garantir um fluxo de trabalho eficiente, o recurso pode ser integrado aos sistemas já utilizados no escritório, como softwares de gestão de processos e contratos, através de APIs de assinatura eletrônica, que permitem que os advogados assinem acordos diretamente no sistema sem a necessidade de alternar entre plataformas.

3. Teste a assinatura eletrônica em diferentes dispositivos

Além da integração e uso no seu próprio sistema, uma boa plataforma deve oferecer a possibilidade de assinar por meio de diferentes dispositivos. Para isso, acesse o site da plataforma escolhida e teste o processo em máquinas variadas, como computadores, tablets ou smartphones. 

Essa funcionalidade é importante porque permite que você e seus clientes assinem documentos a qualquer momento e de qualquer lugar, otimizando o tempo e reduzindo burocracias.

4. Capacite sua equipe para usar as novas tecnologias

Para que a transição para a assinatura eletrônica seja bem-sucedida, é fundamental treinar a equipe sobre seu funcionamento, benefícios e boas práticas de segurança. Criar um guia interno ou promover treinamentos pode ajudar advogados e colaboradores a se sentirem mais confiantes no uso da ferramenta!

5. Adote boas práticas de armazenamento e gestão de documentos

Por fim, a implementação da tecnologia deve vir acompanhada de um bom gerenciamento dos documentos assinados digitalmente, portanto, escolha um sistema seguro que, além de permitir as rubricas, ainda armazene e organize esses arquivos.

Esse é um passo importante para assegurar que contratos e petições estejam sempre acessíveis e protegidos contra perdas ou acessos não autorizados.

Caso ainda tenha alguma dúvida ou queira saber mais sobre o tema, continue a navegar pelo blog da Assinafy, que está repleto de artigos informativos que vão ajudar você!