Implementação de assinatura eletrônica: modo fácil e rápido

A implementação da assinatura eletrônica é bem mais fácil do que você imagina: ao contar com uma plataforma de confiança que disponibilize a documentação pronta, basta que um desenvolvedor integre a solução aos sistemas que você já usa na sua empresa, garantindo que você possa deixar aceites digitais com validade jurídica e segurança nos seus documentos.

Se consumir menos papel, fazer da sua marca uma referência em sustentabilidade e melhorar sua gestão de documentos são pontos importantes para você e para o seu negócio, essa implementação precisa acontecer o quanto antes.

Além de segura, ela permite a integração com os outros sistemas de maneira simples. Confira tudo neste artigo!

Quais os benefícios de implementar assinatura eletrônica nas empresas?

Redução de custos

Mesas com pilhas e pilhas de papel são uma visão comum na sua empresa? A assinatura eletrônica pode mudar essa paisagem para melhor! 

Ao adotar uma plataforma de assinatura eletrônica, praticamente todos os processos de validação podem ser feitos online, economizando com a impressão de papel e permitindo que você faça tudo diretamente no seu computador ou celular.

Além disso, aqueles arquivos enormes que ocupam um espaço precioso também viram coisa do passado, já que tudo fica armazenado na nuvem.

Agilidade nos processos

Outra grande vantagem é a agilidade com que os documentos podem ser assinados e encaminhados para outros signatários. No formato tradicional, alguém precisa imprimir o papel, levá-lo para ser assinado – algumas vezes por várias pessoas – e só depois encaminhar para o setor onde aquele documento é necessário.

Com uma assinatura feita eletronicamente, todos conseguem visualizar e validar a documentação ao mesmo tempo e, assim que validada, ela já segue para o seu destino sem tirar ninguém da cadeira.

Mais sustentabilidade

Se você usa menos papel, sua companhia já está um passo mais perto de entrar para um grupo muito valorizado: o das empresas verdes que promovem práticas ESG, sustentabilidade e consciência ambiental.

Uma mudança simples como essa contribui muito para reduzir as emissões de carbono, desde a produção do papel em si até o seu transporte.

Facilidade no gerenciamento de documentos

A redução nas pilhas de papel e a praticidade de ter tudo disponível em qualquer computador leva a uma consequência muito positiva: a facilidade na gestão dos documentos da sua empresa.

Se você já precisou fazer uma pesquisa em um arquivo – isso, daqueles de metal com gavetas cheias de pastinhas – sabe que não é uma tarefa rápida. Agora, compare isso com a simples ação de digitar um nome ou uma data em uma barra de pesquisa e o arquivo aparecer na hora na telinha do seu computador… Muito melhor!

Validade jurídica

Uma pergunta que ainda deixa muitas pessoas com o pé atrás na hora de adotar assinatura eletrônica é “mas ela tem validade jurídica?”, e a resposta é sim!

A Lei da Assinatura Eletrônica (nº 14.603/2020) prevê que esse tipo de autenticação tem tanta validade jurídica quanto uma rubrica feita manualmente e autenticada em cartório, desde que ofereça medidas de segurança robustas e seja credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira, a ICP-Brasil, órgão que regulamenta os aceites feitos em meio digital no país.

Maior segurança

Sem dúvidas, trocar o físico pelo digital aumenta muito a segurança dos seus arquivos e da documentação do seu negócio. Além de deixar tudo salvo na nuvem, com backups de segurança, os arquivos são protegidos por código criptografado, o que garante que só quem tem acesso pode visualizá-los. 

Toda essa segurança também garante proteção contra todo o tipo de fraude, como cópias, falsificação de assinaturas, rasuras e afins, que ficam de fora da questão com a digitalização.

Outro artigo publicado aqui, no blog da Assinafy, explica tudo sobre segurança da informação nas assinaturas eletrônicas. Salve-o para ler depois!

Os benefícios interessaram? Então, aprenda a escolher a melhor plataforma de assinatura para o seu negócio!

Como escolher a melhor plataforma de assinatura para o seu negócio?

Antes de bater o martelo, é bom fazer um checklist de tudo que uma boa plataforma precisa oferecer para você dizer adeus aos papéis definitivamente, a exemplo de:

1. Facilidade de uso da plataforma: a opção escolhida deve ter uma interface intuitiva e simples, permitindo que qualquer pessoa, mesmo sem conhecimentos técnicos, consiga utilizá-la com facilidade. Um sistema complicado pode gerar erros e atrasos ao fechar negócios.
2. Personalização dos documentos: é importante que a solução permita a personalização dos documentos com logotipos, campos específicos de preenchimento e formatações que atendam às necessidades do seu negócio. Isso garante profissionalismo e padronização em cada envio.
3. Automação do gerenciamento de arquivos: uma boa plataforma oferece recursos para organizar e armazenar documentos automaticamente após a assinatura, facilitando o acesso, o controle de versões e o histórico de alterações, além de economizar tempo com tarefas manuais.
4. Medidas de segurança, como criptografia e o uso de senhas e tokens: verifique se a opção adotada oferece criptografia para proteger dados sensíveis e se possui mecanismos como senhas ou tokens de autenticação para garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar e assinar os arquivos.
5. Suporte e atendimento de qualidade: imprevistos podem acontecer, e contar com um suporte ágil e eficiente faz toda a diferença, por isso, verifique se há canais de atendimento variados (chat, e-mail, telefone) e uma equipe preparada para solucionar problemas rapidamente.
6. Escalabilidade que se adapta ao seu negócio: uma boa parceira é aquela que cresce com você, portanto, analise se a sua escolha atende às necessidades específicas do seu negócio, seja ele pequeno, médio ou grande.
7. Custo-benefício: as melhores plataformas oferecem funcionalidades gratuitas, sem restrição de número de usuários, volume de documentos e integrações disponíveis, o que cai como uma luva no quesito custo-benefício e permite fazer seu negócio crescer sem gastar nada!

Sabe onde você encontra tudo isso? Aqui mesmo, na Assinafy! Mas, além de todos esses pontos, existe um que é tão importante que não coube na lista, a integração por API!

Integração da assinatura eletrônica com sistemas corporativos: conheça a API da Assinafy

Se sua empresa já lida com vários sistemas e você gostaria de integrá-los com a assinatura eletrônica, a Assinafy conta com uma API com uma documentação completa com todas as definições e protocolos para que a plataforma seja integrada com facilidade a outros sistemas.

A partir dela, você consegue ter todos aqueles benefícios já citados lá em cima com a certeza de que o resto da sua empresa vai estar completamente integrada às assinaturas, promovendo ainda mais eficiência ao seu negócio!

E a melhor parte é a facilidade de integração.

Passo a passo para adotar a assinatura eletrônica da Assinafy por meio de API

1. Acesse o site da Assinafy e faça um cadastro.
2. Converse com uma pessoa desenvolvedora sobre a implementação da API de assinatura eletrônica através da documentação disponibilizada pela própria plataforma e pergunte sobre prazos para implementação.
3. Conte com a pessoa especialista para integrar e testar o recurso dentro dos seus sistemas.
4. Informe a novidade aos times e, se possível, ofereça um treinamento para ensinar a todos como aproveitar a nova facilidade. 

Fácil, rápido e seguro só mesmo aqui na Assinafy! Faça um teste e diga adeus à burocracia das assinaturas no papel!