A gestão de documentos é um processo que envolve desde a organização de todos eles até o armazenamento. Entram nesse processo o controle de contratos e outros conteúdos com dados sensíveis de um empreendimento, fornecedores, clientes etc., além de softwares específicos que podem ajudar a tornar a tarefa mais rápida e fácil.
Para evitar a perda de Notas Fiscais, recibos e comprovantes em meio a pilhas de papel, por exemplo, e para reduzir gastos de tempo e dinheiro com idas ao cartório, acerta quem conta com a tecnologia em cada etapa.
E não só por isso, mas também para acessar informações a qualquer hora e de qualquer lugar e revisá-las ou utilizá-las se necessário. Entenda detalhes neste artigo!
Qual é a importância da gestão de documentos?
A gestão de arquivos e documentos nas empresas é essencial para manter a ordem tanto no fluxo de produção quanto no que diz respeito às burocracias, e estocar esses arquivos é indispensável para evitar retrabalhos, desperdício de recursos e até mesmo problemas com clientes e fornecedores, dentre outros envolvidos no dia a dia da companhia.
Só que o processo não é tão fácil, então, contar com a ajuda de um sistema para digitalizar negócios pode ajudar. Você vai ler mais sobre isso adiante, mas já dá para adiantar alguns outros benefícios, a exemplo de:
- garantir a segurança de dados de contratos;
- ficar em dia com o Leão;
- obter relatórios financeiros detalhados;
- recorrer a atas de reuniões sempre que necessário;
- compartilhar, atualizar e elaborar manuais ou resumos de processos operacionais;
- revisar planos e estratégias;
- adequar protocolos;
- atuar de acordo com as leis; e
- manter um acervo histórico da empresa.
Outro ponto é a segurança na hora das tomadas de decisões, uma vez que você pode analisar, com mais cuidado, retornos sobre investimentos, comportamento dos colaboradores e outras ações.
Inclusive, nada disso acontece se a gestão for mal feita!
Quais as consequências da má gestão de documentos?
O desperdício de recursos é um dos principais problemas de empresas que não acertam ao gerir contratos, Notas Fiscais e outros documentos, afinal, como diz o ditado, “tempo é dinheiro”!
A queda na produtividade pela falta de organização e os riscos de exposição de dados sigilosos custam caro, sem falar na perda de horas investidas procurando informações: uma pesquisa da Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD) mostrou que, no Brasil, um profissional chega a despender até 2 horas por dia buscando por papéis importantes.
Isso significa que, a cada 12 meses, pelo menos um é perdido na busca por ofícios, contratos e relatórios. Além de tudo, empreendimentos gastam “X” reais para criar documentos, investem o dobro desse mesmo valor quando precisam encontrá-lo em meio à bagunça corporativa. Fora que precisam desembolsar o triplo do montante se precisarem refazê-lo!
E, além disso, de acordo com um estudo feito pela consultoria PwC e o Radicati Group, especializado em levantamentos qualitativos e quantitativos em corporações, não é mais necessário guardar ao menos ⅔ dos conteúdos arquivados em empresas atualmente.
Então, quais instrumentos de gestão de documentos para evitar problemas?
Atualmente, existem ferramentas no mercado que funcionam como sistemas especificamente voltados à gestão de documentos. Elas são as plataformas de assinaturas eletrônicas ou digitais, do Business Process Management (BPM) e do Enterprise Resource Planning (ERP).
Conheça cada uma em detalhes!
Plataformas de assinatura digital ou eletrônica
Estas plataformas substituem a necessidade de assinaturas físicas em papel, mas precisam estar adequadas às normativas válidas no território nacional e ser certificadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil).
Elas pertencem às tendências tecnológicas que toda empresa precisa adotar se quiser prosperar e garantem a validade jurídica de arquivos digitais.
A gestão de documentos e a adesão aos contratos e outros itens no formato eletrônico podem parecer duas realidades distantes, mas a primeira fica muito melhor quando a segunda entra em cena!
Contratos eletrônicos facilitam a gestão, principalmente em empresas nas quais há maior fluxo deles, porque são mais fáceis de visualizar e localizar, de assinar e compartilhar e de recuperar documentos sempre que necessário.
E ter contratos digitais com validade jurídica ainda melhora o relacionamento entre marcas e clientes ou até fornecedores!
Business Process Management (BPM)
O Business Process Management (BPM) é uma das principais ferramentas aplicadas atualmente para a padronização de processos que envolvem a criação de representações visuais de projetos, itens que não deixam de ser documentos importantes para o alinhamento de expectativas dentro de uma empresa, a exemplo de diagramas de fluxo.
Essas ferramentas, portanto, também se encaixam no assunto “gestão de documentos”, integrando-se a outras soluções de Tecnologia da Informação (TI).
Enterprise Resource Planning (ERP)
Por último, mas não menos importante, um sistema integrado de gestão empresarial – do inglês Enterprise Resource Planning (ERP) – é uma das principais alternativas para qualquer negócio, independentemente do porte ou setor de atuação, armazenar e gerir conteúdos importantes relacionados a transações financeiras, compras, estoques, Recursos Humanos etc.
A gestão eletrônica de documentos feita através de ERPs se torna um ganho porque essas plataformas centralizam as informações, ajudando não só em sua conferência, como também na utilização delas para uma administração mais inteligente dos negócios. Melhor ainda se for possível aliar esses softwares às plataformas de assinatura mencionadas anteriormente!
Qual você implementaria ou já implementou e por quê? Conta pra gente através do Instagram da @Assinafy.com.br!
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