Digitalizar um negócio requer uma abordagem abrangente, que passa pelo emprego de ferramentas digitais modernas, como sistemas de gestão automatizados e armazenamento em nuvem, e pela aposta em tendências inovadoras, como as voltadas para monitoramento dos processos e previsão do comportamento dos clientes.
Se sua meta é alcançar uma sociedade cada vez mais conectada e atualizar a sua empresa, comece agora mesmo a reunir informações e a aprender como pôr em prática, em cada setor, as diferentes estratégias existentes.
Este artigo é um excelente ponto de partida. Boa leitura!
O que é digitalização de negócios e como ela funciona?
A digitalização de negócios é uma estratégia que segue o conceito da transformação digital dos ambientes empresariais e que envolve a reestruturação ou a adequação de todos (ou vários) processos de cada setor das empresas ao mundo digital , tornando tudo mais prático, interconectado e eficiente.
Na prática, essa transformação significa incluir softwares, apps e outras ferramentas digitais na rotina administrativa, já que a migração de processos complexos para ambientes digitais otimiza as dinâmicas do trabalho, gerando economia de recursos.
E claro que existem muitas outras vantagens de realizá-la, como você acompanha no próximo tópico.
Quais os benefícios da digitalização de um negócio?
A maior vantagem da digitalização de um empreendimento é que a organização cotidiana se torna mais competitiva e eficiente, tanto em empresas consolidadas – mas ainda limitadas aos processos físicos – quanto em novos negócios.
Quem digitaliza, portanto, consegue maior diferencial na briga por espaço com a concorrência.
Abaixo, você confere uma série de melhorias que uma boa estratégia nesse sentido agrega a qualquer empresa, independentemente do tamanho ou nicho no qual ela está inserida.
Redução de custos
A otimização de cada rotina administrativa diminui o volume de trabalho dos colaboradores, que podem ser realocados para cumprir tarefas que exijam uma dose de trabalho manual ou a supervisão humana para garantir níveis de qualidade, por exemplo.
Um sistema digital pode realizar uma grande quantidade de operações de forma padronizada, evitando erros e a necessidade de retrabalho, um dos maiores inimigos da produtividade.
Maior produtividade
Quando processos administrativos antes feitos de forma manual são realizados por uma ferramenta digital, a agilidade da resolução desses processos permite o aumento da produtividade, já que tempo e mão-de-obra não são mais limitadores da entrega do serviço.
Pense no trabalho de emissão de Notas Fiscais, por exemplo: feito manualmente, ele demanda o tempo e a atenção exclusiva de um colaborador para executar a tarefa.
Um emissor automático, por sua vez, realiza a função simultaneamente ao processo de venda, liberando o funcionário para atuar em outra função, assim, o volume de vendas pode escalar, enquanto a necessidade de manter a regularidade fiscal é garantida pelo sistema.
Segurança jurídica
Por falar em adequação às leis, o processo de digitalização de negócios se torna cada vez mais essencial para manter a segurança jurídica num mundo em que a velocidade das transações exige documentação digital legalmente reconhecida para validá-las.
A NF-e é apenas um dos documentos virtuais que são uma necessidade jurídica para empresas, seja para comercializar produtos ou prestar serviços. Os contratos digitais são outro exemplo de processo que pode muito bem ser automatizado, já que atendem uma gama ampla de diferentes modelos de negócios.
Transformação na imagem da marca
Quando uma marca mostra ao seu público que está alinhada às transformações do mercado, oferecendo produtos e serviços com a praticidade do mundo digital, suas chances de fidelizar os consumidores aumentam significativamente.
Ao lado de uma retenção maior, a chance de alcançar mais clientes em potencial cresce também. Basta refletir sobre o alto retorno do marketing digital e em como os algoritmos das mídias sociais facilitam o trabalho dos anunciantes.
Faça o teste você mesmo: tente lembrar de um produto ou serviço que você só conheceu porque a empresa digitalizou seu marketing e chegou até você via rede social. Facilmente dá para pensar em mais de uma, certo?
Quer aproveitar o embalo e entender como atualizar seu negócio por aí? Segue o fio!
Como devo digitalizar meu negócio?
Para além da migração de estruturas físicas para plataformas digitais, sua empresa precisa passar por uma transformação cultural, alinhando as equipes, suas metas e objetivos ao novo ritmo de trabalho e às novas formas de se conectar com o cliente.
Em termos práticos, você pode seguir o passo a passo abaixo com as atitudes essenciais para realizar uma transição digital eficiente e satisfatória para os principais modelos de negócio. Tome nota!
1. Faça uma avaliação prévia
A primeira coisa a fazer é uma análise de contexto, ou seja, uma avaliação completa e, se possível, setorizada, para entender qual a disponibilidade do seu negócio para se digitalizar – e quais as necessidades de cada time também.
Não se esqueça de que essa análise não deve se resumir às condições financeiras para bancar o investimento, é preciso avaliar também certas questões estruturais, como:
- estabilidade e velocidade do provedor de internet da empresa;
- capacidade de oferecer suporte virtual ao cliente exclusivo de uma esfera digital; e
- preparo da equipe para operar (ou aprender a operar) ferramentas virtuais.
Itens como esses são básicos, mas já devem estar presentes na mente de quem é empreendedor(a) até na fase de planejamento dos negócios.
2. Trace metas e objetivos
Nenhuma grande mudança ocorre tranquilamente sem um planejamento estratégico que envolva o maior número de aspectos e variáveis possíveis. O segredo é planejar visando responder não só “o que nos falta ou o que pode melhorar internamente” como também “o que o cliente procura” e “ o que a empresa precisa para satisfazê-lo”.
Para empreendimentos ligados a vendas, por exemplo, é fundamental oferecer um meio para o cliente fazer a compra virtualmente. Ter um site próprio ou terceirizado se tornou vital para que a receita não dependa exclusivamente de uma loja física.
3. Agregue ferramentas digitais à gestão
Nesta etapa, está o segredo de uma transformação digital eficiente: saber quais plataformas, softwares e apps implementar para digitalizar os negócios, algo que requer uma boa dose de atenção às novidades do mercado e às demandas da companhia e do público.
Se uma organização precisa gerenciar um grande volume de documentos com agilidade, ferramentas eletrônicas que garantam a validade jurídica dos processos e a circulação dos papéis sem precisarem de transporte físico serão fundamentais.
E, independentemente da escolha, qualquer ferramenta vai demandar, em algum nível, de operação ou supervisão humana, o que leva ao passo seguinte.
4. Capacite sua equipe
Qualquer transição para um ecossistema virtual vai exigir pessoas capacitadas para operar ou, pelo menos, monitorar as rotinas desempenhadas pelas ferramentas digitais.
Investir no treinamento da equipe para cumprir esse papel é parte da transformação digital, além, é claro, de valorizar o capital humano do empreendimento, o que enriquece o ambiente de trabalho e proporciona ainda mais destaque à sua marca para quem trabalha nela e para quem compra também.
5. Faça um teste inicial
Depois de alinhar os objetivos e metas estabelecidos à implementação das ferramentas necessárias e capacitação de um time capaz de operá-las, comece a testar a eficiência do ecossistema com um grupo pequeno de clientes.
Dessa forma, você consegue monitorar os resultados com precisão e fazer previsões assertivas, além de realizar ajustes mais facilmente e reagir de forma rápida caso surjam imprevistos.
Depois dos cinco passos e já com os resultados – e eventuais ajustes – apontados pelo teste inicial, chegará o momento de expandir a estratégia para toda a base de clientes e acompanhar, de uma vez por todas, o sucesso da transformação digital do seu negócio.
Mas calma! Não vá embora ainda! Dominada a parte teórica, conheça mais sobre as ferramentas essenciais para digitalizar uma empresa e informe-se igualmente de maneira prática.
5 principais ferramentas para digitalizar uma empresa
Abaixo, estão listadas as principais ferramentas para digitalizar seu negócio com sucesso.
1. Sistemas de gestão
Um sistema de gestão é um software ou um conjunto de softwares que facilitam a gestão de diferentes dados, tarefas e processos que compõem a parte operacional de uma empresa.
Ele funciona como uma plataforma inteligente, automatizando diversas rotinas administrativas com segurança e previsibilidade, mantendo as informações de diversas áreas conectadas e permitindo ao gestor um controle mais pleno dos rumos do negócio.
Recomenda-se que, na hora de contratar um sistema, você preste atenção para a possibilidade de integrar as demais ferramentas à plataforma escolhida, tornando a gestão ainda mais ágil e interconectada.
2. Tecnologia móvel
Dentre os principais recursos utilizados pelos empreendedores estão:
- atendimento via WhatsApp;
- atendimento por chatbot;
- disponibilidade de pagamentos por Pix; e
- marketing digital via redes sociais.
Algumas empresas com maior capacidade de investimento chegam a apostar no desenvolvimento de aplicativos próprios para realizar todo o processo de venda via celular ou internet, coletando dados para enviar anúncios de acordo com o perfil do cliente.
Essa coleta de dados pode ser obtida de outras formas, desde que a empresa disponha de meios para guardar essas informações de forma segura e com acesso facilitado.
3. Armazenamento em nuvem
Armazenar os dados em nuvem significa dizer que as informações ficam guardadas nos data centers dos provedores de acesso, que oferecem planos específicos para empresas com diferentes capacidades de armazenamento.
Esse tipo de digitalização ajuda a eliminar o espaço que seu empreendimento demanda para guardar as informações – da empresa e da base de clientes –, mas estude com atenção os planos disponíveis dos provedores já consolidados no mercado antes de fechar contrato.
Lembre-se de que, via de regra, o custo é menor para serviços com maior duração, sendo que alguns provedores oferecem planos com preços especiais para contratos com duração vitalícia.
E por falar em contratos…
4. Contrato digital
Outro destaque na modernização atemporal dos negócios é o contrato digital, ferramenta que veio para ficar porque tornou os processos menos burocráticos e mais ágeis e o armazenamento de documentações mais seguro.
O contrato digital funciona da mesma forma que o tradicional, mas é totalmente elaborado, assinado e armazenado na internet.
Porém, para o documento ter validade jurídica, é preciso que a assinatura utilizada por todos as pessoas nele envolvidas esteja de acordo com a Lei 14.063/20, conhecida como Lei da Assinatura Eletrônica.
Caso seu negócio lide com um grande volume de documentos, é recomendado adicionar um serviço de assinatura eletrônica no projeto de transformação digital, não só para reduzir gastos, como também para garantir a conformidade com a lei.
5. Solução de assinatura eletrônica
Uma solução de assinatura eletrônica – que tem, entre outras funcionalidades, a de assinatura digital de documentos – é uma maneira reconhecida por lei de autenticar e validar contratos e outros papéis de forma online.
As melhores e mais confiáveis ferramentas deste tipo disponíveis no mercado usam criptografia avançada nos padrões do ICP-Brasil, órgão responsável por desenvolver e fiscalizar o uso do recurso, para funcionarem.
Elas eliminam riscos de fraudes e permitem a todos os assinantes monitorar cada passo a circulação dos documentos com apenas alguns cliques.
Os serviços de assinatura eletrônica, inclusive, estão alinhados com as principais tendências da revolução digital dos negócios que seguirão em alta por um bom tempo, apelando para outra demanda recente do cliente: a procura por marcas com responsabilidade ambiental.
Eles fazem parte, entre outras coisas, da busca pela sustentabilidade na gestão empresarial que busca estratégias de digitalização dos negócios dentro da chamada “cultura paperless”, que incentiva o uso de documentos eletrônicos, substituindo gradualmente suas versões em papel.
Somam-se a eles, o emprego de IA no monitoramento de processos e a já famosa Internet das Coisas (IoT, do inglês Internet of Things), que utiliza algoritmos especialmente desenvolvidos para coletar dados de consumo e prever comportamentos de compra, o que possibilita o direcionamento de anúncios personalizados, escalonando as vendas.
Tudo para as empresas venderem – e as pessoas comprarem! – mais e melhor.
A verdade é que há uma revolução digital em curso e gestores que souberem aproveitar as facilidades e a inovação oferecidas pelos avanços tecnológicos estarão sempre um passo à frente de quem antes competia com eles lado a lado.
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