Veja 10 consequências de não ter uma gestão de documentos

Falta de segurança de dados, informações sigilosas caindo em mãos erradas, exposição da empresa a fraudes e até desperdício de tempo e dinheiro são algumas das consequências da má gestão dos documentos.

E se engana quem pensa que, para acertar nesse processo, precisa gastar rios de dinheiro ou parar toda a operação por um tempo na busca por implementar tecnologias adequadas!

Neste artigo, você vai entender detalhes sobre o tema e descobrir exatamente como agir a partir de hoje. Continue lendo.

Entendendo a gestão de documentos

A gestão de documentos é um conjunto de ações voltadas para uma empresa organizar contratos, relatórios, registros, protocolos e outros conteúdos impressos e/ou digitais. Seu objetivo é garantir o armazenamento organizado e seguro dessa papelada, além de facilitar seu acesso – mas somente por pessoas autorizadas.

E qual a importância de manter uma boa gestão de documentos?

Com um bom gerenciamento de arquivos, qualquer empresa consegue localizar, acessar e compartilhar informações importantes não apenas com seus funcionários, mas também com seus clientes.

Isso melhora a comunicação e a transparência nos relacionamentos, por exemplo!

Além de tudo, atualmente, gestores podem optar por modernizar o processo de organização de contratos, protocolos, etc., integrando uma boa API de assinatura eletrônica aos sistemas de seus negócios, o que, de quebra, elimina gastos com idas aos Correios e cartórios ou com motoboys que precisam levar os documentos de um lado para o outro.

Sem contar que um sistema seguro evitará vazamentos, alterações e uso indevido dos dados sigilosos tão importantes para as relações comerciais.

5 principais prejuízos para as empresas com desorganização de documentos

Sabe todas as vantagens que podem vir a fazer parte do cotidiano de um negócio com boa organização de documentos e adoção, dentre outras inovações, da assinatura eletrônica? Elas definitivamente não existem quando falta cuidado com esse “departamento” tão importante.

Dentre os principais prejuízos que a falta de organização de documentos pode gerar para qualquer empresa, destacam-se os 5 listados abaixo.

1. Perda de tempo que poderia ser dedicado a ações estratégicas
2. Aumento de custos ou desperdício de dinheiro
3. Perda de negociações e acordos importantes pela falta de transparência
4. Reputação negativa no mercado e menor credibilidade
5. Falta de segurança no armazenamento das informações

Ainda não está preocupado(a) o suficiente para investir numa gestão eletrônica? Quem sabe depois do próximo tópico você repense!

Qual é o risco da gestão inadequada de documentos?

Não existe só um, mas uma série de riscos de você não digitalizar seu negócio e não fazer uma gestão adequada de contratos e outros papéis. Eles vão desde a perda das informações até a perda de dinheiro e todos estão ligados aos prejuízos que a falta de cuidado traz.

Confira!

• Registros ou dados perdidos: podem ocorrer problemas no armazenamento das informações, de forma que a equipe esteja sujeita a perder conteúdos essenciais para o andamento do negócio ou de uma venda.
• Anotações danificadas ou alteradas: se qualquer pessoa tem acesso aos contratos e não há gestão deles, seus dados também podem ser alterados ou suas informações podem ser danificadas a ponto de eles se tornarem até inválidos.
• Excesso de burocracias internas: a ausência de organização pode estar ligada a uma catalogação inadequada da papelada e ao armazenamento sem nenhum tipo de integração, o que provoca um aumento da burocracia quando alguém precisar acessar os dados.
• Prejuízos a médio e longo prazo: tanto financeiros quanto ligados ao trabalho dos colaboradores, pois será necessário, para a empresa, arcar com retrabalhos à medida que fica difícil encontrar determinados documentos.
• Insegurança dos stakeholders: funcionários, clientes, fornecedores e acionistas estarão constantemente preocupados com furtos e manipulações de seus dados. Sem contar que, quando a má gestão de documentos fica explícita, a empresa se expõe a todo o tipo de risco.
• Inadequação com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras normativas: empresas que colocam a gestão de documentos e assinaturas em segundo plano ainda correm muito mais riscos de sofrer penalidades legais e sanções que podem chegar aos milhões de reais. Quando não se tem um bom gerenciamento, a tendência é não conseguir se manter em conformidade com regras válidas para todos.
• Baixa produtividade: com a dificuldade para encontrar documentos, é bem provável que os colaboradores desperdicem tempo de trabalho.
• Obstáculos significativos na comunicação: como não há acesso rápido e fácil às informações, haverá atrasos na troca de informações entre as equipes dos diferentes setores do negócio, atrapalhando a cooperação e as entregas.

Agora, sim?

Pesquise sobre a automação de processos através de uma API de assinaturas eletrônicas, converse com outros empreendedores e trace um plano para transformar em realidade o quanto antes! Você vai nos agradecer depois.