6 principais benefícios da assinatura digital para empresas

Os benefícios da assinatura digital são muito superiores aos do formato tradicional, e vão desde a validade jurídica garantida até a otimização da rotina do seu negócio com mais rapidez e segurança nas tratativas.

E quando se trata desse tipo de ferramenta, não tem do que reclamar: seus clientes saem felizes, sua equipe perde menos tempo resolvendo burocracias ou indo até o cartório enfrentar aquela fila chata de sempre só para coletar uma rubrica ou carimbar um pedaço de papel, e você economiza, acima de tudo!

Quer aproveitar dessa paz e tranquilidade por aí? Então, continue a leitura e saiba qual é a vantagem de usar dados digitais na sua empresa e como a assinatura digital pode reduzir custos e tempo com burocracias contratuais.

6 benefícios da assinatura digital para empresas e negócios

A assinatura digital traz benefícios para empresas e negócios de todos os tamanhos. Confira mais detalhes logo abaixo!

1. Validade jurídica

Assim como as rubricas tradicionais, a assinatura digital ou eletrônica também confere validade jurídica a um documento, conferindo a autenticidade de um contrato ou título, desde que feita por meio de uma plataforma com técnicas avançadas de criptografia.

Isso quer dizer que um documento assinado online, através de plataformas certificadas, tem a mesma validade do formato tradicional, mesmo sem você usar uma única folha de papel para elaborá-lo!

2. Redução de custos

A redução de custos com impressão e envio de documentos é notável em empresas que implementam plataformas de assinatura digital ou eletrônica, afinal, se tudo ocorre no ambiente online, não é mais necessário gastar com papel e nem manter arquivos físicos.

Em alguns casos, a economia pode ser maior do que o esperado: estima-se que uma empresa que imprime 5 mil páginas por mês poderia economizar aproximadamente R$ 194.355,20 por ano, apenas eliminando os processos que envolvam papel.

3. Agilidade nos processos

Com a assinatura digital ou eletrônica, você pode rubricar, em poucos minutos, diversos documentos – e a qualquer hora e de qualquer lugar, basta ter acesso à internet. E mais: é possível compartilhar os arquivos para que outras partes envolvidas também assinem, sem precisar marcar uma reunião presencial para efetivar o acordo.

Dessa forma, os processos que antes demandavam dias ou até semanas para serem concluídos, agora, podem ser finalizados em questão de minutos.

4. Sustentabilidade ambiental

Eliminando a necessidade de impressão de documentos, o consumo de papel na sua empresa também diminuirá consideravelmente. Dessa forma, você contribui com a economia de recursos naturais e até reduz emissões de carbono ligadas à produção e transporte de arquivos.

5. Praticidade no gerenciamento de documentos

Além da agilidade e economia nos processos, esse recurso também simplifica a gestão de documentos.

Isso acontece porque as melhores plataformas do mercado permitem o armazenamento digital dos arquivos por quanto tempo for necessário, garantindo acesso a eles por categorias e a organização de cada um de acordo com data de emissão ou status (assinado, aguardando assinatura etc.), por exemplo.

6. Mais segurança

O que antes era uma pilha de papel, guardada em uma sala de arquivo que qualquer um poderia acessar, se torna um compilado de documentos que só podem ser visualizados por meio de criptografia e verificação da identidade das partes envolvidas.

Assim, ninguém que não tenha a permissão de visualizar o que foi assinado terá acesso ao documento, garantindo total confidencialidade entre as partes.

E tudo isso acontece de uma forma simples e intuitiva. Olha só!

Entenda como a assinatura digital é usada em contratos

A assinatura digital ou eletrônica pode ser usada em diferentes modalidades de contratos, desde acordos comerciais até convenções de trabalho. Basta que as partes envolvidas utilizem uma plataforma que atenda aos padrões de segurança e esteja cadastrada na Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil).

Depois disso, vai ser só adicionar o contrato eletrônico na plataforma de assinatura, compartilhá-lo com as pessoas que precisam assinar, aguardar o retorno do documento com todas as assinaturas e pronto: ele já estará validado juridicamente.

Se um dos signatários não concordar com qualquer parte, o documento é rejeitado e não prossegue para a validação total até que a redação seja alterada e haja acordo entre todos os envolvidos.

Gostei! Como implementar a assinatura digital na minha empresa?

O processo para implementar essa tecnologia no seu negócio não é nada complexo: escolha a plataforma que atenda suas necessidades e funcione dentro dos padrões da ICP-Brasil, personalize os documentos com a identidade visual da sua empresa ou faça upload de arquivos prontos que precisam ser assinados. Por fim, envie às partes interessadas para coletar assinaturas.

Simples assim.

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