Como funciona a validade da assinatura digital em documentos

A validade de qualquer assinatura digital existe quando ela é feita através de plataformas certificadas e reconhecidas pelo órgão regulamentador do recurso – a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e, claro, quando está dentro do que determinam as legislações sobre o assunto válidas para todo o país.

É verdade que, em diferentes aspectos, o digital se tornou o padrão no mundo dos negócios, mas nem tudo o que acontece online tem a devida adequação às normas, então, mesmo documentos, imagens, registros e até contratos produzidos e compartilhados pelo computador exigem muita atenção.

No caso dos contratos especificamente, a validade da assinatura eletrônica no meio digital pode se tornar um dos grandes empecilhos para a incorporação de mais tecnologia nos processos das empresas, então, se você quer modernizar sem ficar com dúvidas, leia este artigo até o final.

Como funciona a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica de qualquer documento pode acontecer através de uma plataforma ou um site destinados especificamente para esse tipo de processo. Ela nada mais é do que um código criptografado que associa as informações de uma pessoa física ou jurídica ao documento em questão.

O processo para saber como assinar contrato digitalmente é bem simples. Dá uma olhada!

1. Quem desenvolve o documento e precisa receber assinaturas dentro dele cria o cadastro em uma plataforma de assinatura eletrônica certificada e reconhecida no mercado.
2. Em seguida, essa mesma pessoa faz o upload do documento na plataforma, preenchendo todos os campos obrigatórios com os dados solicitados.
3. É recomendado revisar as informações fornecidas e se certificar de que conste tudo o que é necessário sobre as partes envolvidas no contrato.
4. Por último, o usuário compartilha o documento, por e-mail, com as partes que devem assinar.

O e-mail compartilhado também contém todas as orientações necessárias para que a assinatura saia conforme o planejado, bem como uma cópia do documento, então, não é necessário qualquer outro tipo de preocupação por parte de quem precisa coletar as assinaturas.

E assinatura digital e eletrônica são a mesma coisa?

Não. A assinatura digital é um formato de assinatura eletrônica que exige um certificado digital, então, ambas estão associadas, mas representam processos diferentes.

A versão digital é aquela que você encontra em sites oficiais do governo, por exemplo, que possuem o “cadeadinho” do certificado digital próximo ao endereço web do seu navegador no computador.

Já a assinatura eletrônica é a rubrica – o visto; o nome – deixada por duas ou mais partes dentro de um documento compartilhado de forma que não seja física, e sim no meio digital, através de um documento PDF ou papel digitalizado que será assinado por meio de uma plataforma específica para esse fim.

A diferença entre assinatura digital e eletrônica pela lei

Segundo a Lei nº 14.603/2020, é considerada assinatura digital qualquer tipo de validação de documentos através do uso de meios eletrônicos, desde que, para ela, sejam utilizados certificados digitais validados pela ICP-Brasil.

A assinatura eletrônica, por sua vez, é o ato propriamente dito de assinar o contrato eletrônico ou qualquer outro documento disponibilizado online, mas tanto uma quanto a outra forma têm validade jurídica se feitas através das plataformas adequadas, capazes de comprovar a identidade das partes.

Então, contratos assinados digitalmente têm validade jurídica?

Sim! Qualquer tipo de contrato eletrônico ou documentos similares assinados digitalmente terão validade jurídica se as partes envolvidas concordarem com o uso desse tipo de assinatura, a concordância estiver comprovada através do fornecimento dos dados obrigatórios das partes e a ferramenta utilizada para todos receberem, visualizarem e assinarem o “papel” for certificada.

A principal normativa que determina, atualmente, quando documentos assinados digitalmente têm validade é a Lei n° 14.063/2020 já mencionada anteriormente neste artigo, mas, além dela, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 surgiu alguns anos antes dizendo que a assinatura eletrônica poderia ser aceita para comprovar judicialmente acordos e outras situações.

Essa MP originou a criação da ICP-Brasil, que não só ajudou o país a regulamentar a certificação digital, mas também é responsável até hoje pela regularização das plataformas para que as assinaturas sejam seguras e protegidas.

Sendo assim, é um dos requisitos para garantir a validade jurídica de um contrato eletrônico que a documentação e o espaço de carregamento e assinatura do documento estejam sempre certificados pela ICP.

Só preste atenção, pois existem algumas situações mais delicadas no processo! Elas foram listadas a seguir.

Quando a assinatura digital não tem validade?

Nenhum tipo de assinatura online será válido se a plataforma na qual o processo acontece não for credenciada à ICP-Brasil.

A validade também não existe quando não há verificação da identidade do(s) signatário(s), quando não consta, no documento, o prazo para ele expirar ou quando esse prazo já estiver expirado.

Ainda, pensando no que você leu até aqui sobre como funciona a validade da assinatura em contratos, se qualquer uma das partes não concordar previamente com o uso do formato digital, a validade jurídica pode deixar de existir, então, é recomendado que haja uma cláusula, no próprio contrato a ser assinado, indicando que há concordância entre ambas as partes.

Outro artigo do blog da Assinafy traz mais detalhes sobre o que é assinatura digital e, se depois da leitura desses dois conteúdos, você precisar esclarecer qualquer dúvida, basta escrever pra gente por mensagem direta no Instagram, buscando pelo perfil da @Assinafy.