O movimento paperless está em alta no mercado das inovações corporativas, principalmente se o objetivo do seu negócio for reduzir o uso de papel e abraçar uma cultura mais sustentável.
Um estudo feito pela consultoria Deloitte revelou que empresas que implementam soluções paperless não apenas reduzem seus custos, mas também aumentam a eficiência e diminuem impactos ambientais!
A digitalização de documentos e a eliminação do uso de papel podem trazer até 30% de redução nas despesas operacionais, ao mesmo tempo que melhora a segurança dos dados, um ponto essencial na era da transformação digital.
Entenda, na leitura a seguir, mais sobre o que é essa cultura, como implementá-la na sua por aí e as principais vantagens dessa prática!
O que é paperless?
O termo paperless vem do inglês e significa, literalmente, “sem papel”. Ele surgiu na década de 1970, quando os computadores e todo o processo da tecnologia digital começaram a ganhar mais espaço no mundo corporativo.
A expressão também se refere à prática de eliminar ou reduzir o uso de celulose nos escritórios, com os objetivos de substituir documentos físicos por digitais e facilitar o gerenciamento, o armazenamento e compartilhamento de informações.
Aplicando o conceito paperless, tudo o que é feito em papel seria digitalizado, portanto, processos como buscar fichas de funcionários, fazer o balanço do mês em um caderno financeiro e até mesmo compartilhar relatórios acaba sendo mais ágil e seguro!
Além disso, os benefícios de seguir essa filosofia são inúmeros, a começar pela imagem mais sustentável que o seu negócio vai passar.
Por que sua empresa precisa adotar o conceito paperless?
Negócios que adotam a cultura paperless aproveitam vantagens como:
- armazenamento eficiente, graças à redução do espaço físico de armazenamento de documentos, mantendo tudo mais organizado em plataformas digitais seguras;
- acesso remoto a documentos e informações de qualquer lugar, de maneira online, otimizando a produtividade dos times;
- melhor rastreabilidade e acompanhamento do histórico de alteração dos documentos, promovendo mais transparência no trabalho;
- economia de tempo em processos que, antes, eram manuais e, agora, ganham agilidade com a automação;
- redução de custos, já que, com a eliminação de gastos com armazenamento físico, impressão e arquivamento de documentos em papel, o negócio economiza recursos significativos, que podem ser realocados para investimentos estratégicos;
- inovação de processos internos, pois a digitalização promove a adoção de tecnologias mais avançadas, o que não só otimiza o fluxo de trabalho, como também fortalece a cultura de inovação, incentivando a equipe a explorar novas soluções para desafios cotidianos;
- melhoria na reputação da marca, já que adotar tecnologias digitais e otimizar processos reflete o compromisso da empresa com a eficiência e a modernidade, fortalecendo sua reputação no mercado; e
- segurança aprimorada, porque os dados são protegidos por sistemas digitais que oferecem criptografia, backups automatizados e acesso controlado, trazendo mais segurança à administração do negócio.
Seja para reduzir custos, aumentar a segurança ou simplificar o acesso às informações, inserir esse conceito no seu negócio vai além de otimizar operações – é uma maneira de garantir que sua empresa esteja preparada para os desafios e oportunidades da transformação digital.
E por falar em se preparar…
Como tornar a empresa paperless? 6 dicas para eliminar o uso do papel no seu negócio
Muitas empresas ainda enfrentam desafios ao migrar os seus processos internos para a realidade do digital, e a chave para superar essas barreiras está no equilíbrio entre o trabalho manual e o avanço tecnológico.
As práticas do dia a dia podem ser implementadas aos poucos, com a ajuda de comunicados internos, por exemplo, divulgando os benefícios de se substituir uma impressão de um relatório para uma reunião por um documento online ao qual todos terão acesso.
No mais, para que a transformação paperless funcione de forma eficaz, é fundamental que as lideranças da empresa adotem práticas sustentáveis – como as ESG –, orientando suas equipes e processos para soluções que reduzam o impacto ambiental e otimizem o desempenho.
Veja, a seguir, mais dicas de como promover essa mudança por aí e tirar os planos do papel – literalmente – a partir de hoje!
1. Incentive a implementação da cultura paperless
A cultura paperless deve ser construída dentro da organização, com as lideranças incentivando todos os colaboradores a adotarem práticas digitais no dia a dia. Isso inclui substituir documentos físicos por versões eletrônicas, eliminar impressões desnecessárias e utilizar tecnologias que facilitem a colaboração digital.
Promover a conscientização sobre os benefícios dessa mudança é outro passo essencial para o sucesso da implementação, e também faz parte do trabalho de uma boa liderança, que busca tomar decisões mais sustentáveis!
2. Faça das lideranças um exemplo
As lideranças do negócio devem ser o exemplo, adotando uma postura que integre práticas sustentáveis e apoiando iniciativas que eliminem o uso de papel. Além disso, líderes devem promover a transformação digital, alinhando os objetivos da empresa com a responsabilidade ambiental.
Quando pessoas em cargos de confiança se comprometem com a cultura sem papel, elas inspiram as equipes a seguirem o mesmo caminho, com mudanças de hábito diárias.
3. Digitalize todos os documentos físicos
Sua empresa só será, de fato, paperless quando os documentos físicos passarem a dar lugar aos arquivos digitais, portanto, separe um tempinho ou uma equipe para realizar a digitalização de todos os documentos físicos, como contratos, relatórios e arquivos em papel.
Digitalizar o negócio não só elimina a dependência do papel, como também reduz os custos com impressão e armazenamento físico, que podem, facilmente, ser convertidos na contratação de uma plataforma de armazenamento em nuvem.
4. Adote uma plataforma de armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem permite que todos os documentos digitalizados sejam acessados de qualquer lugar, a qualquer momento, com total segurança e, além de reduzir a necessidade de espaço físico, a nuvem oferece backups automáticos e controle de acesso, garantindo que as informações estejam protegidas contra perda ou danos.
Ainda, para fechar o combo sem papel, tem mais um recurso interessante de ser implementado no seu dia a dia: a plataforma de assinatura eletrônica.
5. Utilize também uma plataforma certificada de assinatura eletrônica
Para eliminar o uso de papel em processos contratuais, adotar uma ferramenta de assinatura eletrônica é indispensável. Esse tipo de solução permite criar, gerenciar e assinar documentos de forma totalmente digital – e com validade jurídica!
Nada mal para agilizar os processos e eliminar a necessidade de impressão para a coleta de assinaturas, né? Ainda mais se a plataforma escolhida for intuitiva o suficiente para que os seus colaboradores surfem nessa onda do paperless sem precisar ter muito conhecimento prévio para executar os processos corretamente.
Ainda assim, é bom separar 1 horinha do seu dia para mostrar como a novidade funciona!
6. Treine a equipe para o uso das novas tecnologias
Por fim, treinar a equipe para utilizar as novas ferramentas tecnológicas adotadas é crucial para o sucesso da cultura paperless, já que a transição só será eficaz se todos souberem como operar as plataformas de assinatura eletrônica, armazenamento em nuvem e digitalização de documentos, concorda?
Investir em capacitação garante que o time esteja preparado para trabalhar de forma eficiente em um ambiente digital, por isso, esteja atento(a) a esse último passo tão importante!
A transição para uma rotina sem papel não é apenas uma mudança para o digital, mas também uma transformação cultural, que exige que as empresas alinhem suas práticas aos princípios de responsabilidade social e ambiental, mas, no final, vai valer super a pena, pode confiar!
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