O que é uma assinatura digital e como ela funciona?

A assinatura digital é um recurso que entrega a praticidade de formalizar documentos com alto grau de segurança e validade jurídica sem você ter que visitar o cartório mais próximo – provavelmente lotado –, já que os seus documentos são assinados pela internet.

Depois de a pandemia limitar a circulação de pessoas em ambientes físicos, muitos negócios que dependiam de contratos e assinaturas migraram para o mundo virtual. A partir daí, tanto os recursos tecnológicos quanto suas regulamentações legais vieram se ajustando à nova realidade.

Nesse contexto, foram aprovadas e modificadas leis relacionadas à validade jurídica de documentos e foi criado um órgão técnico para regulamentar o assunto: a Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil).

Assim, é seguro dizer que os documentos assinados digitalmente e certificados pelo órgão são autênticos dos pontos de vista técnico e jurídico e que você não precisa mais ter dores de cabeça com burocracia extra, tanto na esfera pessoal quanto no seu trabalho.

Continue a leitura e saiba mais sobre assinaturas digitais e todas as suas aplicações e facilidades.

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é uma ferramenta que comprova uma identidade no mundo virtual. É através dela que quem assina um documento comprova que é mesmo quem diz ser, já que o recurso possui uma estrutura que permite verificar a origem e autenticidade da assinatura.

Basicamente, ela funciona como uma chave, como se fosse um token virtual só seu, e contém informações para comprovar sua identidade na internet, pois está ligada a uma identificação pessoal (seu RG ou CPF).

Para garantir que essa chave seja legítima, ela também é vinculada a um certificado padrão ICP-Brasil, que comprova, justamente, quem é seu proprietário e, enfim, garante sua autenticidade.

Para que serve assinatura digital?

Uma assinatura no meio digital permite que você assine documentos virtuais da mesma forma que assinaria à caneta – e com validade jurídica, portanto, sem precisar reconhecer firma em cartório.

A ferramenta também é uma forma segura de fazer login em sites e apps de órgãos públicos, já que é preciso contar com um certificado digital associado a um documento oficial para ter uma identificação válida de usuário na hora desses logins.

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A assinatura eletrônica é qualquer assinatura feita em ambiente virtual, enquanto a assinatura digital é aquela que acontece quando o site onde a validação acontece possui um certificado digital. Ambos os tipos têm validade garantida pela lei desde que certificados pela ICP-Brasil.

A boa notícia é que qualquer pessoa pode assinar um documento no ambiente virtual através de uma plataforma de assinatura eletrônica. A má notícia é que, se você precisar de uma assinatura digital, provavelmente vai ter que desembolsar o valor para contar com o recurso.

Quais documentos eletrônicos podem ter assinatura digital?

Como a assinatura digital possui um certificado emitido pela ICP-Brasil, ela pode ser usada para qualquer tipo de documento público ou privado, que tenha ou não fins lucrativos.

Na lista abaixo, você vê 16 possibilidades de documentos que podem ser assinados de forma eletrônica. Os quatro últimos itens podem ser assinados digitalmente especificamente por/para empresas que possuem certificado digital.

1. Declarações fiscais do Imposto de Renda
2. Contratos eletrônicos
3. Procurações
4. Petições
5. Laudos
6. Prontuários médicos
7. Resultados de exames
8. Certificados
9. Apólices de seguro
10. Relatórios
11. Formulários web
12. Documentos de leilões online realizados pela Receita Federal
13. Contratos empresariais
14. Cadastro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI)
15. Documentação do Simples Nacional
16. Documentos em sistemas governamentais, como o e-CAC, o eSocial e o Cadastro Nacional de Entidades Sindicais (CNES), entre outros

Agora… Falando do uso do certificado digital no ambiente empresarial, muitos gestores acabam abrindo mão das vantagens da ferramenta por não compreenderem bem sua validade.

Para que você não enfrente o mesmo problema, é hora de esclarecer esse ponto!

Qual a validade da assinatura digital?

A assinatura digital, assim como a eletrônica, quando feita de forma correta está 100% dentro das normas! A autenticidade do recurso é garantida por instrumentos técnicos e sua validade é determinada pela Lei 14.063/2020, conhecida como Lei da Assinatura Digital.

Os aspectos práticos da ferramenta são regulamentados pela MP 2.200-2/2001, que confere poderes de certificação a uma cadeia de órgãos técnicos composta pelas Autoridades Certificadoras (AC) e pelas Autoridades de Registro (AR).

As ARs disponibilizam as assinaturas aos usuários, solicitando-as junto às ACs, que emitem os certificados e fiscalizam sua distribuição e utilização.

As duas devem, ainda, obedecer às regras da Autoridade Certificadora Raiz (AC Raiz), determinadas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, órgão vinculado diretamente à Casa Civil da Presidência da República.

Em cada nível dessa cadeia, existem regulamentos gerais e internos que dão validade à assinatura digital e sua utilização. Quer entender como acontece essa garantia?

Como funciona a assinatura digital?

A assinatura digital é composta por um par de chaves criptografadas: uma delas é pública, acessível e verificável pelos órgãos competentes, enquanto a outra é pessoal e fica sob a posse do usuário que a registrar através de uma plataforma certificada.

Quando você cadastra uma assinatura digital através de uma API completa de assinatura digital e de confiança é gerada uma chave pública compartilhável com terceiros e, vinculada a ela, uma chave pessoal vinculada à sua identidade é disponibilizada a você.

Sua assinatura vai estar associada a um mecanismo chamado “certificado digital”, emitido pelas agências cadastradas nos órgãos reguladores mencionados acima. Esse certificado permitirá a comunicação segura entre você e todas as partes do documento.

Ah, vale destacar que, justamente por conta dessa ligação a um certificado, uma assinatura digital não é a mesma coisa que assinatura eletrônica, certo?

E para criar uma chave nesse padrão, como fazer?

Como criar uma assinatura digital?

O governo federal disponibiliza um caminho para você assinar documentos digitalmente, de acordo com o padrão ICP-Brasil, através de uma identificação de usuário na plataforma gov.br. Para concluir a missão com sucesso, é só seguir um passo a passo bem simples. Veja!

1. Efetue o login com seu CPF.
2. Faça o upload do documento.
3. Escolha o local da assinatura.
4. Clique em “Assinar digitalmente”.
5. Na janela “Provedores de Assinatura”, clique em “usar gov.br”.
6. Insira o código enviado para seu celular.
7. Baixe o documento assinado.

Agora, se quiser pular mais essa burocracia ou se você lida com um grande volume de documentos que precisam de assinatura digital, você pode contratar o serviço de uma plataforma de certificados reconhecida pelo ICP-Brasil.

Como escolher a plataforma de assinatura ideal em 4 passos

Para escolher bem a plataforma que vai dar a segurança e a confiabilidade necessárias para você autenticar seus documentos, é preciso buscar respostas para algumas perguntas importantes.

Por exemplo, qual o nível de segurança dos certificados, como é feita a gestão de documentos, se o recurso pode ser integrado aos sistemas da sua empresa e se é de uso fácil e intuitivo. Leia mais adiante.

1. Verifique o nível de segurança dos certificados

Antes de qualquer coisa, verifique se a plataforma está cadastrada na ICP-Brasil, pois é isso o que garante que ela usa certificados de acordo com a Lei da Assinatura Digital e com os padrões do órgão, já que, somente assim, sua assinatura terá validade jurídica inquestionável.

Para documentos que dispensem a necessidade desse nível de garantia – como papéis de circulação interna de uma empresa – é aceitável, apesar de não recomendado, usar certificados que não sigam a norma da MP 2.000-2, desde que o instrumento de assinatura seja reconhecido e aceito por todos envolvidos.

2. Descubra como é feita a gestão de documentos

Você também precisa saber como a plataforma cuida do seu arquivo durante o processo de certificação. A ferramenta escolhida deve ser transparente na gestão do documento, desde seu upload para assinatura até o download das versões já assinadas.

Se houver meios de manter um registro auditável do caminho que o arquivo seguiu, dos horários de envio e recebimento, sua operação ganha mais peso para mostrar sua eficácia em prevenir alterações e fraudes de terceiros.

Uma dica é verificar se as normas da plataforma também estão em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

3. Cheque se há possibilidade de integração da ferramenta com os sistemas da sua empresa

Para tornar os processos ainda mais desburocratizados, não esqueça de conferir se os sistemas de acesso às chaves digitais – sites, programas, apps para celular – são compatíveis e se podem ser integrados aos sistemas de gestão da sua empresa.

4. Teste para saber se a ferramenta é simples e intuitiva

Quem procura um recurso como esse, geralmente, está buscando simplificar processos e driblar a burocracia, certo? Então, a recomendação final tem relação com a interface da plataforma, que deve ser acessível para todos os colaboradores, ou seja, ter recursos simples de usar e compreender.

Além de ela ser fácil e intuitiva de usar, é bom poder contar com um suporte virtual eficiente de seus desenvolvedores, para resolver algum problema eventual e evitar perder o tempo economizado com a contratação do serviço.

Pronto! Agora, você já tem informações suficientes para começar agora mesmo a usar o recurso e aproveitar os benefícios que a assinatura digital agrega no seu dia a dia, seja em casa ou no seu local de trabalho. Aproveite!