Como fazer inovação de processos na sua empresa

Para implementar a inovação de processos é preciso ir além das plataformas tecnológicas, juntando-as a outras abordagens que influenciam diretamente o fluxo de trabalho, como o incentivo a uma cultura de inovação.

Dessa forma, é possível concretizar uma estratégia eficiente, ágil e ainda adicionar valor não só àquilo que a empresa produz, mas também a maneira como se executa suas atividades.

Neste artigo, você vai entender o que é preciso para inovar os processos da sua empresa e atingir mais sucesso em suas iniciativas a longo prazo. Confira!

O que é inovação de processos?

A inovação de processos é a implementação de novas ideias, métodos ou tecnologias para melhorar a eficiência e a eficácia das operações dentro de uma organização, o que pode incluir a automação de tarefas repetitivas, a reorganização do fluxo de trabalho ou a adoção de ferramentas digitais avançadas.

Imagine uma padaria tradicional que sempre fez pães manualmente. Com o aumento da demanda, os padeiros estavam sobrecarregados e a qualidade começou a cair. O dono, então, decidiu investir em uma máquina de amassar pão automática.

No fim das contas, o investimento não só aliviou a carga de trabalho dos funcionários, permitindo que se concentrassem em outras tarefas importantes, mas também garantiu que cada pão tivesse a mesma qualidade e sabor, e a mudança não apenas aumentou a produção, como também fez com que a padaria ganhasse mais clientes satisfeitos, tudo graças à inovação de processos.

No fim, esse é o objetivo de qualquer mudança referente à inovação: aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, e, quando bem implementada, essa revolução traz essas e outras vantagens à rotina do seu empreendimento.

Quais são os benefícios da inovação de processos para uma empresa?

A inovação de processos torna seu negócio mais competitivo, aumenta as chances de longevidade e traz mais eficiência, além de outras vantagens, que você confere na lista a seguir.

• Sua empresa se torna mais competitiva no mercado, já que obriga a gestão a reavaliar seus processos e mantê-los atualizados constantemente, como consequência, além de melhorar a execução de suas tarefas, o negócio está preparado para enfrentar a concorrência.
• Seus funcionários trabalharão mais motivados, porque ter uma cultura voltada para a inovação também modifica a forma como a empresa realiza os seus processos, tirando uma alta carga de trabalho manual e repetitivo das costas da sua equipe.
• Seu negócio estará atualizado frente às tendências, pois a busca por implementar a inovação por aí levará você a enxergar novas possibilidades de mercado antes mesmo de elas parecerem um problema.
• Mais eficiência, porque, por fim, mais inovação também significa mais eficiência, já que a empresa entra em contato com diferentes recursos, inclusive, tecnológicos.

Só não se esqueça de que a inovação deve vir acompanhada de treinamento e capacitação para que o seu time saiba usar as novas ferramentas adotadas!

E como inovar nos processos da empresa?

Pensar “fora da caixinha”, capacitar sua equipe com base nas novidades do mercado e investir em tecnologias são alguns dos exemplos de inovação de processos para um negócio, mas existem muitas outras formas para modernizar a maneira como se trabalha.

É o que você vai ver a seguir!

Pense “fora da caixinha”

O primeiro passo para implementar a inovação em seu negócio de maneira eficiente passa pela mentalidade da gestão. Pensar “fora da caixinha” e ter uma mentalidade voltada para o novo significa nunca deixar de propor melhorias e ter novas ideias.

Nessa busca, é preciso avaliar os pontos indicados abaixo dentre as lideranças do seu negócio.

• Há iniciativas para conhecer novas tecnologias ou métodos por parte dos gestores?
• Eles estão abertos constantemente a saber quais são as novidades do mercado?

E essas perguntas devem se repetir recorrentemente, já que a inovação deve ser vista como uma iniciativa de longo prazo e contínua, isto é, não é porque você investiu em uma reestruturação de todo o seu maquinário que o trabalho acabou.

É preciso inovar na maneira de lidar com esse equipamento, na forma como os funcionários fazem as suas atividades, na comunicação etc.

Envolva a equipe

Ao implementá-la, você vai perceber que é quase impossível fazer isso sozinho. Os funcionários não só devem participar dos processos, como a gestão precisa estar aberta a ouvi-los, por isso, ofereça canais através dos quais eles possam dar sugestões e enviar soluções.

Imagine a seguinte situação: uma empresa de tecnologia resolveu instalar um novo sistema para gerenciar os seus projetos. É uma plataforma com muitos recursos e boa parte da gestão ficou entusiasmada.

No entanto, há uma certa resistência por parte dos funcionários, não só porque o sistema é confuso e de difícil acesso, mas também porque seus recursos não ajudam de fato o dia a dia. Resultado: a empresa teve que buscar por outra plataforma.

Isso poderia ter sido evitado? Claro, especialmente se, durante a fase de procura, os gestores tivessem desenvolvido um canal para saber quais são as maiores necessidades dos colaboradores nessa área.

Invista em tecnologia

Não é possível falar sobre inovação de processos sem pensar em tecnologia e automação, né? Afinal, as ferramentas tecnológicas são capazes de melhorar a produtividade, mitigar os erros e trazer mais eficiência para as tarefas e ações, por isso, devem fazer parte da rotina do seu negócio.

A dica é procurar por portais voltados a tecnologia, participar de workshops e palestras da sua área para conhecer as novidades e saber como implementá-las para melhorar a sua empresa.

E, além de se antenar mais sobre tecnologia, você precisará aprender também a conviver com as métricas para acompanhar os resultados desses investimentos.

Mensure os resultados da inovação

Tenha um ciclo de monitoramento e avaliação das inovações implementadas em sua empresa: esse processo é fundamental para identificar o que funcionou e o que ainda não atingiu o objetivo esperado.

Os famosos indicadores-chave de desempenho, também conhecidos como Key Performance Indicators (KPIs) podem ajudar na análise, mas tenha em mente que eles devem seguir um padrão.

Geralmente, é utilizado, como guia, o conceito SMART, uma sigla em inglês que remete às seguintes palavras, que definem que os objetivos devem ser: específicos (specific), mensuráveis (measurable), alcançáveis (achievable), relevantes (relevant) e com tempo determinado para ser alcançado (time-bound). Sendo assim, qualquer indicador que utilize esse conceito deve ter as características descritas na sigla.

Alguns exemplos que se encaixam nessa definição são o aumento de produtividade, redução de custos, nível de satisfação do cliente, nível de qualidade, entre outros que possam ser medidos conforme os critérios acima.

Não sabe por onde começar? Uma boa ideia é aplicar a mudança primeiro na gestão da papelada do seu negócio, e o próximo e último tópico deste artigo ensina como fazer isso sem passar trabalho.

Como inovar na gestão de documentos?

Categorizar os documentos, investir em tecnologia para lidar com as informações e garantir a segurança dos dados, armazenar os "papéis" na nuvem e contar com a criptografia para proteger os arquivos são ótimas formas de inovar na gestão de documentos.

Acompanhe os detalhes!

1. Comece olhando o passado: faça uma lista com todos os desafios enfrentados ao tentar organizar e manusear as informações. Problemas com vazamento de dados? Perda de arquivos físicos por falta de manutenção? Coloque tudo na lista para não perder tempo com processos que não têm relação com o momento da sua empresa.
2. Adote a nuvem: além da facilidade de criação e manutenção dos dados na digitalização do seu negócio, você tem, à sua disposição, um espaço praticamente infinito para guardar centenas, senão milhares de informações, com acesso em tempo real por diferentes dispositivos, além de eliminar a necessidade de ter um espaço físico, economizando em custos de manutenção.
3. Tenha um padrão de categorização: não dá para passar uma hora procurando um contrato só porque foi colocado em uma pasta diferente, não é? A dica, aqui, é utilizar plataformas de gestão, inclusive, de contratos, que facilitam muito a inserção de tags, criação e inclusão de pastas, entre outros processos.
4. Invista em segurança de primeira: quando se trata de inovação, não deixe de investir em criptografia, controles de acessos por meio de biometria e ter atenção aos regulamentos de privacidades como a lei Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
5. Integre novas tecnologias ao seu sistema: ferramentas de IA são um dos casos mais recentes de inovação e, ao integrá-las ao seu sistema, é possível assinar documentos, identificar erros e também analisar informações e encontrar insights importantes.

Uma plataforma de assinatura eletrônica é um bom exemplo de tecnologia que pode ser integrada ao sistema da sua empresa, permitindo que qualquer documento possa ser assinado sem que você tenha que acessar outro serviço. Que tal experimentar?