Como a gestão eletrônica de documentos ajuda os negócios

A gestão eletrônica de documentos (GED) é fundamental para quem quer otimizar a organização e o acesso às informações sigilosas e importantes de uma empresa. Adotando-a, você melhora significativamente a eficiência operacional e a competitividade do seu negócio.

Dentre as principais vantagens da gestão eletrônica de documentos estão a digitalização, a indexação e o armazenamento centralizado do que antes era uma pilha de papéis ocupando espaço por aí, o que facilita o acesso rápido e seguro às informações essenciais em qualquer momento e de qualquer lugar, garantindo mais produtividade, redução de custos e melhorias na qualidade dos serviços prestados.

Quer aproveitar todos esses bônus? Este artigo está recheado de informações que vão mudar a forma como você enxerga a papelada por aí – e como lucra com ela!

O que é gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos (GED) é o processo de converter documentos físicos em eletrônicos, permitindo sua organização, seu armazenamento e seu acesso de forma mais eficiente.

Essa transformação digital elimina a necessidade que gestores e equipes têm de lidar com papelada e simplifica a busca e a recuperação de informações importantes, mas esses não são os únicos benefícios de incorporá-la por aí, quer ver?

Como a gestão eletrônica de documentos pode ajudar você?

A GED proporciona agilidade na busca e recuperação de documentos, enquanto reduz o uso de papel e espaço físico, otimizando a proteção dos dados e a conformidade com as leis, resultando em fluxos de trabalho internos mais dinâmicos e seguros.

A produtividade e a redução de custos operacionais – ou seja, o aumento do lucro para as empresas –, ao implementar um modelo eletrônico de gestão de documentos, também se tornam visíveis no cotidiano.

Pense bem: é muito mais fácil despachar um documento online para um companheiro de trabalho do que sair de sua mesa, ir até o arquivo (que pode estar em outra sala ou andar, dependendo do tamanho da empresa), procurar pelo papel e, depois, levá-lo ao seu colega.

Agora, aprenda como aplicar a mudança!

Como aplicar a gestão de documentos eletrônicos na sua empresa?

Implementar a gestão de documentos eletrônicos exige uma avaliação cuidadosa das necessidades específicas do seu negócio, uma seleção criteriosa da solução mais adequada e, por fim, uma implementação eficiente do sistema.

Esses passos são fundamentais para garantir que a transição para a gestão eletrônica seja bem-sucedida e agregue todos aqueles benefícios que você leu no tópico anterior. Confira os detalhes abaixo.

Faça uma avaliação das necessidades específicas da empresa

Antes de iniciar a implementação da gestão de documentos eletrônicos, realize uma avaliação detalhada das necessidades específicas da empresa. Considere os seguintes aspectos durante essa análise:

• desafios atuais na gestão de documentos;
• expectativas e metas da organização em relação à implementação da GED;
• volume e tipos de documentos a serem gerenciados;
• requisitos de segurança e conformidade regulatória;
• integração com sistemas existentes; e
• escalabilidade do sistema para acompanhar o crescimento da empresa.

A avaliação dará um bom direcionamento na hora de compreender mais claramente as necessidades da empresa, e ajudará você a direcionar as próximas etapas do processo de implementação.

Escolha uma solução adequada às demandas e ao tamanho da organização

O próximo passo será escolher a solução de GED adequada que atenda às demandas e ao tamanho da organização com base na avaliação das suas necessidades.

Leve em consideração os seguintes pontos:

• funcionalidades oferecidas pela solução;
• facilidade de uso e interface amigável; e
• suporte ao cliente e atualizações frequentes.

Uma escolha cuidadosa é a única garantia de que a solução atenderá às necessidades específicas do seu negócio, entregando os resultados desejados.

Treine o seu time para usar o sistema

Na hora de implementar a tecnologia por aí, você vai precisar capacitar sua equipe para usá-la de forma eficiente, afinal, de nada adianta otimizar processos se ninguém sabe usar a ferramenta.

Durante essa etapa, considere, por exemplo:

• migração de dados e configuração do sistema;
• integração da solução de GED com os processos já existentes na empresa; e
• utilidade de todas as funcionalidades do sistema.

Não ignore essa fase! Um treinamento adequado dá a segurança que os seus funcionários precisam para utilizar o sistema de forma eficaz e aproveitar ao máximo seus recursos – e os benefícios, claro.

E, uma vez seguidos todos os passos, bastará você adotar o uso dos documentos eletrônicos propriamente ditos!

Como implementar documentos eletrônicos em 6 etapas

A sequência de tarefas é simples: digitalizar os documentos, guardar tudo num sistema de GED, criar um índice para facilitar as buscas, controlar quem pode acessar e editar as informações, fazer backups regularmente e, claro, usar assinaturas digitais para dar o toque final de segurança e validade jurídica das assinaturas.

A versão eletrônica da papelada é o coração das soluções de gerenciamento de documentos, por isso, siga as etapas abaixo para implementar o uso dela com êxito no seu negócio.

1. Digitalização: converta os documentos em papel para formatos eletrônicos, como PDF ou DOCX, usando scanners ou câmeras digitais.
2. Armazenamento: escolha um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) ou um software de armazenamento em nuvem para manter as informações digitalizadas organizadas e acessíveis.
3. Indexação: crie metadados ou etiquetas para cada documento eletrônico para facilitar a pesquisa e recuperação.
4. Acesso e controle de versão: implemente políticas de segurança para controlar quem pode acessar, editar e compartilhar os documentos eletrônicos. Não esqueça do controle de versões para acompanhar mudanças feitas ao longo do tempo.
5. Backup e segurança: garanta que tudo esteja devidamente protegido contra perda de dados, falhas de segurança e acesso não autorizado, fazendo backups regularmente e implementando medidas de segurança cibernética.
6. Assinatura eletrônica: utilize uma plataforma de assinaturas eletrônicas para garantir a autenticidade e integridade dos documentos, permitindo que eles sejam assinados de forma legalmente válida e segura no ambiente online.

Saiba que garantir a segurança e integridade dos seus documentos eletrônicos é um aspecto essencial da gestão eletrônica de documentos, e a assinatura eletrônica será a peça-chave para isso.

Pronto, pode dar um passo à frente na modernização e na competitividade do seu negócio! A adoção da gestão eletrônica de documentos é, sem sombra de dúvidas, um grande impulso nessa direção.