Assinatura digital no Word: como fazer + outras alternativas

A assinatura eletrônica tem ganhado cada vez mais relevância no contexto da globalização, especialmente no âmbito das negociações e dos trabalhos remotos, por garantir a autenticidade de documentos que não podem ser assinados fisicamente por questões de distância ou prazos, por exemplo.

Com a digitalização dos processos empresariais e administrativos, a possibilidade de validar e autenticar documentos eletronicamente se tornou essencial para manter a integridade e a confiança em transações online.

Além disso, a assinatura no meio digital oferece uma solução eficiente e segura para a troca de documentos em diversos setores, o que permite que acordos e contratos sejam formalizados com a mesma validade legal de uma assinatura manuscrita.

Confira as principais vantagens do formato e como começar a usá-lo hoje mesmo.

O que é uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma rubrica feita no meio online que pode ser validada com biometria, selfies, tokens, senhas ou métodos de confirmação de e-mail, possibilitando que seja usada em vários contextos com validade jurídica, desde que feita por uma plataforma confiável e regulamentada pela Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil).

É o exemplo de autorizações e consentimentos em processos digitais diários, como a assinatura de contratos eletrônicos, declarações e muito mais.

Agora, se você quiser usar um dos editores de texto mais famosos para deixar sua rubrica em algum papel, saiba que é possível, sim, assinar digitalmente pelo Word, mas existem alternativas mais baratas e igualmente válidas para seguir com o processo.

Está ciente e decidiu continuar? O próximo tópico ensina a usar a assinatura digital – que é diferente da eletrônica – no editor de textos mais famoso do mundo.

Assinatura digital: como fazer no Word?

Fazer uma assinatura em um documento no Word é um processo relativamente simples, que pode ser feito em poucos passos. Porém, para garantir que ele seja válido juridicamente, é importante destacar que você vai precisar adquirir um certificado digital por meio de uma autoridade certificadora reconhecida pela ICP-Brasil.

Isso porque uma simples foto ou rubrica feita com o desenho da sua assinatura no Word não garantiria a validade do documento perante a Justiça. Nesse caso, você precisa fazer uma assinatura digital, que exige o uso do certificado.

Justamente por isso, o processo não é tão simples, mas aqui vai!

1. Escolha uma autoridade certificadora credenciada à ICP-Brasil para adquirir seu certificado e, no site da empresa, preencha o formulário de solicitação.
2. Após enviar o pedido, você será orientado(a) pela própria plataforma a fazer uma verificação da sua identidade. Esse processo pode ser feito de forma presencial ou remota, o que varia de acordo com a empresa escolhida.
3. Depois que a autoridade certificadora validar sua identidade, você receberá seu certificado digital, que, na maioria dos casos, é enviado por e-mail ou disponibilizado para download em PDF.
4. Em algumas situações, porém, será necessário instalar um dispositivo de segurança físico, como um token USB ou um smartcard, que armazena o certificado e permite a utilização em assinaturas digitais feitas em softwares como o Word.
5. Depois, basta seguir as instruções da autoridade certificadora para instalar o certificado digital no seu dispositivo para começar a assinar documentos no Word.

Burocrático, né? Se o tipo de assinatura digital ainda exigir os dispositivos físicos, pode acrescentar ao processo a espera pelo token ou os custos envolvidos com o envio desse item, que podem atrasar toda a sua rotina.

Agora, se estiver tudo em ordem, você só vai precisar seguir as instruções abaixo.

Passo a passo para fazer uma assinatura digital no Word

Agora que você já sabe como emitir o certificado digital, basta ter o Word instalado no seu desktop ou notebook para começar o passo a passo de assinatura digital de documentos por meio do software.

1. Abra o Word e o documento que deseja assinar digitalmente.
2. Na barra de menus do Word, clique na guia "Inserir" e em "Assinatura Digital". Dependendo da versão do programa, ela pode estar localizada na seção "Texto" ou em outra similar.
3. Na nova janela, você vai precisar selecionar o certificado digital que deseja usar para a assinatura. Escolha o certificado apropriado na lista disponível e clique em "Assinar".
4. Opcionalmente, você pode adicionar informações adicionais, como o nome do signatário, a data e um motivo para a assinatura, por exemplo.
5. Depois de adicionar a assinatura digital, o Word vai aplicar um selo criptográfico ao documento, indicando que ele foi assinado digitalmente. Você verá um ícone de assinatura no documento, indicando a presença de uma assinatura digital.
6. Salve o documento assinado para garantir que todas as alterações e a assinatura digital sejam preservadas. É importante que você faça uma cópia do documento para fins de registro.

O processo de assinatura pelo Word também pode ser feito pelo celular: basta instalar o aplicativo Microsoft Word pela App Store (para sistemas iOS) ou na Play Store (para sistemas Android), abrir o documento e procurar pela opção de assinatura digital, que pode estar no menu de ferramentas ou na barra de opções de edição.

Caso o certificado digital ainda não esteja instalado no seu celular, você vai precisar configurá-lo, assim como faria num computador, só que, para isso, é possível que você tenha que baixar um aplicativo de gerenciamento de certificados ou usar uma integração com um serviço de armazenamento em nuvem.

Bastante trabalho, né? O processo complica ainda mais se você precisar coletar a assinatura de outras pessoas no processo, e o editor de textos pode acabar não sendo a sua melhor opção…

Por que não usar uma assinatura digital no Word?

Fazer uma assinatura digital usando o Word é uma forma rápida de autenticar um documento, porém, nem sempre é uma alternativa eficiente, isso porque, caso o papel precise ser assinado por outras pessoas, cada uma vai ter que ter o seu próprio certificado digital e pagar para fazer o processo, o que vai gerar uma conta bem grande no fim das contas.

Nesse sentido, vale lembrar que existem plataformas de assinatura eletrônica no mercado que ajudam você – e outros envolvidos, sem custos adicionais – a economizar tempo e garantir a validade jurídica dos seus documentos sem ter que sair de casa ou perder tempo indo ao cartório.

Hora da verdade: fazer assinatura digital no Word é a melhor opção?

Embora a assinatura digital no Word seja uma solução prática, ela não é a melhor opção. Mesmo que o editor seja ideal para usos básicos e elaboração de documentos individuais, ele não tem as mesmas funcionalidades que uma boa plataforma de assinatura eletrônica, como a disponibilização de templates prontos de contratos e a possibilidade de adicionar outros assinantes ao processo sem custos adicionais.

Especialmente para empresas e organizações que lidam com um grande volume de papéis ou que necessitam de recursos avançados, como rastreamento de assinaturas, fluxos de trabalho personalizados e maior integração com outros sistemas, as plataformas específicas são as mais indicadas.

No geral, suas soluções especializadas atendem às necessidades de segurança e conformidade de grandes volumes de trabalho e processos complexos, o que as torna uma escolha mais adequada para quem não quer arriscar na gestão de documentos.

Ainda tem alguma dúvida sobre a assinatura tanto no Word quanto em outras plataformas? Então, continue navegando pelos artigos no blog para assinaturas eletrônicas e gestão de contratos da Assinafy e encontre todas as respostas que procura!