Acertar na gestão de contratos pode ser uma grande mudança na forma como uma empresa administra sua rotina, pois a estratégia certa vai impactar diretamente na organização das informações importantes para todo e qualquer acordo legal.
Logo, essa gestão é um procedimento obrigatório para qualquer empreendedor que queira manter seu negócio mais otimizado e eficiente, além de, consequentemente, ter mais chances de bater de frente com a concorrência.
Depois de ler mais detalhes sobre o tema, para que você entenda como fazê-la, siga o passo a passo deste artigo!
O que é a gestão de contratos?
A gestão desses documentos – contratos firmados com clientes, funcionários, fornecedores etc. – nada mais é do que sua organização e administração. Ela é um processo que considera todo o ciclo de vida de cada contrato, passando pela criação, pelas assinaturas e chegando ao armazenamento.
E quando uma gestão acontece adequadamente, o controle de prazos fica muito mais assertivo, e a certeza de que todas as partes estarão devidamente inseridas nos documentos aumenta (muito!).
Como fazer gestão de contratos?
Primeiro, você precisa definir quem será responsável pelos documentos para, em seguida, essa pessoa ou esse setor partir para o planejamento, a elaboração, o compartilhamento e outras etapas do processo.
Comece pelo planejamento
Defina os principais termos dos contratos, bem como quem será responsável por administrá-los.
Cláusulas, condições, prazos, sanções e obrigações de ambas as partes devem ser desenvolvidas, e todo mundo envolvido precisa, já nessa fase, ter um entendimento geral bem claro da proposta de cada documento.
Elabore os documentos
Então, será o momento da redação dos documentos, preferencialmente envolvendo o setor jurídico da empresa ou advogados especializados. Tome cuidado para evitar cláusulas ambíguas e para que os seus contratos sejam os mais objetivos e claros possíveis.
Envie os contratos para avaliação das outras partes
Permita que todos os envolvidos discutam as cláusulas do documento até chegarem a um acordo comum. Questões como sanções, prazos e entregas devem ser apresentadas neste momento.
Aguarde as assinaturas
Com as partes de acordo com todo o conteúdo do documento, solicite as assinaturas de todos.
Dê preferência a plataformas de assinatura eletrônica que permitam aos envolvidos registrarem sua ciência sobre os documentos sem precisarem sair de casa ou gastar dinheiro com cartório e motoboy, por exemplo. Muito menos você!
Monitore o cumprimento do contrato e faça revisões periódicas
Fique de olho para saber se as partes estão cumprindo com o que foi acordado durante a negociação e acompanhem todos os processos e, de tempos em tempos, revise o conteúdo do documento.
Isso porque existem muitas situações externas que podem afetar o que foi acordado, como uma atualização do produto ou serviço, por exemplo.
Armazene adequadamente cada contrato
Outra etapa crucial para a gestão correta dos contratos é o armazenamento: é importante que os documentos estejam organizados e possam ser de fácil acesso, assim como cabe a você ou aos gestores responsáveis garantir a segurança das informações neles presentes.
Obs.: considere integrar o seu sistema com uma API de assinatura eletrônica que armazene os contratos em nuvem pelo prazo determinado pela lei.
Encerre o acordo
Quando chegar o momento, seja por validade ou qualquer outro motivo, verifique se todas as cláusulas do documento foram cumpridas ou quais multas precisam ser acertadas pela ausência de cumprimento de uma ou mais delas e encerre o acordo.
Preocupe-se em eliminar pendências para não ter que enfrentá-las judicialmente depois! Aliás, essa é uma das várias razões para você investir na gestão adequada de contratos.
Por que investir na gestão de contratos? 8 bons motivos
Seja um contrato de prestação de serviço ou qualquer outro documento similar, quando mal gerido, ele pode trazer muitas dores de cabeça para um(a) empreendedor(a) e diversos prejuízos para uma empresa, inclusive financeiros, mas, principalmente, em sua reputação.
Abaixo, conheça oito justificativas para tomar uma atitude ainda hoje!
1. Acordos devidamente cumpridos
Uma parte importante da gestão de contratos inclui o monitoramento das ações das partes envolvidas, ou seja, do cumprimento ou não das cláusulas. Dessa forma, o gerenciamento consegue garantir que o que foi acordado aconteça dentro dos padrões necessários, melhorando a confiança entre os membros e trazendo satisfação para todos os lados.
2. Satisfação e transparência
Somente a gestão adequada de documentos tão importantes – sejam acordos entre empresas ou entre empresas e clientes ou funcionários ou fornecedores, por exemplo – permite que todas as partes comecem e terminem o relacionamento (ou o prorroguem!) com satisfação e transparência.
3. Melhor relacionamento entre as partes
Muitos parceiros só decidem manter um vínculo comercial quando têm certeza de que tudo o que consta num contrato é seguido à risca, então, a gestão desenvolve papel fundamental na melhora das relações.
Quando uma empresa trabalha com acordos, o andamento deles é crucial para o sucesso!
4. Planejamento estratégico facilitado
Uma empresa que pretende investir em uma nova matéria-prima precisará, acima de tudo, de um contrato devidamente firmado e assinado para seguir em frente com a negociação, e a gestão de documentos – principalmente se feita de forma automatizada! – vai acelerar e facilitar muito esse processo.
Consequentemente, o planejamento estratégico de negócios também será facilitado e muitas tomadas de decisões acontecerão em tempo recorde.
5. Controle total sobre prazos
É impossível falar sobre a gestão de contratos sem citar os prazos: essa é uma ferramenta que envolve a administração dessa variável, fornecendo mecanismos adequados para a empresa controlar, de forma muito mais assertiva, tanto os vencimentos quanto as renovações.
6. Garantia de proteção jurídica
Os contratos são documentos essenciais porque registram um acordo entre as partes e, principalmente, porque legalizam essa relação. No entanto, pode não haver garantia de proteção jurídica mesmo com eles se não houver uma gestão adequada de cada um.
7. Melhora da eficiência operacional
Em decorrência de todos os motivos mencionados até então e da padronização, a gestão de contratos melhora, ainda, a eficiência operacional dos negócios no geral. Principalmente em empresas que lidam com grande quantidade de documentos, ela não é alternativa: é obrigatoriedade!
8. Maiores chances de crescimento
Por fim, o processo permite a obtenção de melhores resultados nos relacionamentos comerciais das corporações, além da obtenção de informações que levam a insights relevantes para a identificação de oportunidades de negócios, o planejamento de novas rotas ou a alteração das já existentes. O resultado? Mais chances de crescimento.
Depois de tudo o que você leu, não espere mais para ultrapassar a concorrência como o Papa-Léguas nos desenhos animados! Dedique um tempo para escolher sua plataforma de assinatura e gestão e saia na frente hoje mesmo.
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