Ferramenta de assinatura eletrônica: como escolher a sua

Usar uma ferramenta de assinatura eletrônica oferece eficiência operacional, redução de custos, segurança no gerenciamento de documentos e facilita a integração e automatização de processos no seu dia a dia.

Com a crescente digitalização das operações rotineiras, o uso dessa solução se tornou indispensável para empresas e pessoas físicas que buscam modernizar seus processos, economizar recursos e melhorar a produtividade. É o que você busca por aí também?

Se sim, neste artigo, você vai explorar os principais motivos para adotar uma ferramenta de assinatura eletrônica em sua empresa, além de conhecer a opção ideal para as suas necessidades. Confira!

Como a ferramenta de assinatura eletrônica ajuda na eficiência operacional?

A assinatura eletrônica é a chave para otimizar seus processos e ganhar tempo. Ao automatizar a coleta de rubricas, você elimina a necessidade de imprimir, enviar e receber documentos fisicamente. Imagine o tempo que você economiza ao não precisar mais esperar pelo correio ou lidar com pilhas de papel!

E uma ferramenta que oferece essa funcionalidade permite que você envie arquivos para assinatura com apenas alguns cliques, rastreie o status de cada rubrica em tempo real e armazene todos os seus arquivos na nuvem, de forma segura e acessível.

E tem mais, uma ferramenta de assinatura eletrônica ainda reduz custos, porque:

• elimina o uso de papel e dispensa impressão;
• reduz despesas com transporte e envio de papéis;
• diminui o tempo gasto no processamento e gerenciamento de arquivos;
• diminui as horas de trabalho dedicadas a tarefas administrativas; e
• agiliza o processo de vendas, acelerando o fechamento de negócios.

Ou seja, é um investimento que retorna rapidamente, oferecendo uma série de benefícios para sua empresa, desde a redução de custos até o aumento da eficiência.

Ok, então o que não pode faltar em uma ferramenta para assinatura eletrônica?

Uma ferramenta para assinatura eletrônica deve oferecer um conjunto robusto de recursos que garantam segurança, eficiência e praticidade no gerenciamento de documentos.

A lista abaixo reúne todos os principais critérios que uma boa plataforma precisa oferecer. Faça um checklist!

Segurança

A segurança é um pilar essencial em qualquer ferramenta de assinatura eletrônica, que deve utilizar tecnologias avançadas de proteção de dados, como a criptografia. Além disso, para ser válida juridicamente, uma boa plataforma precisa ser credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil).

Essas medidas garantem que os documentos sejam autenticados de forma segura e rastreável, protegendo-os contra fraudes.

Privacidade

É crucial que a plataforma escolhida esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras regulamentações de privacidade, inclusive internacionais, como a General Data Protection Regulation (GDPR), que rege a privacidade dos dados na União Europeia.

Isso garante que as informações de seus clientes e funcionários sejam protegidas no ambiente digital em qualquer lugar do mundo.

Integração

Uma boa ferramenta deve se integrar facilmente com outras soluções que você já utiliza no seu dia a dia. Uma API de assinatura eletrônica, por exemplo, permite a integração com sistemas de gestão, aumentando a produtividade e facilitando o onboarding dos funcionários, já que as funcionalidades da plataforma podem ser utilizadas diretamente nesses sistemas.

Experiência do usuário

Ser acessível em diferentes dispositivos, como computadores, celulares e tablets, é outro diferencial importante ao qual você deve ter atenção. Uma boa ferramenta permite que as assinaturas sejam realizadas de qualquer lugar com acesso à internet, o que melhora a experiência do usuário e também contribui para a praticidade no uso diário.

Inovação

A ferramenta de assinatura eletrônica deve ser baseada em uma plataforma tecnológica que acompanhe as tendências de transformação digital. Nesse sentido, escolha uma empresa fornecedora que invista em inovação e esteja preparada para adaptar sua solução às mudanças do mercado, proporcionando flexibilidade e agilidade ao seu negócio.

Rapidez

A eficiência operacional é maximizada quando a plataforma de assinatura eletrônica processa, armazena e compartilha informações rapidamente. Ferramentas que sofrem com lentidão ou falhas comprometem a produtividade, portanto, a rapidez na execução das tarefas é um diferencial importante que deve ser priorizado.

Agora, que tal conhecer o recurso que vai oferecer tudo isso e muito mais a você?

Como escolher uma ferramenta de assinatura eletrônica

A escolha da melhor ferramenta para assinatura eletrônica exige uma análise cuidadosa de diversos fatores. Segurança, custo e facilidade de uso são alguns dos critérios mais importantes. Além disso, é fundamental que a escolha se adapte às necessidades específicas da sua empresa, oferecendo os recursos necessários para otimizar seus processos.

A Assinafy se destaca como uma das melhores ferramentas de assinatura eletrônica do mercado porque oferece uma plataforma completa e intuitiva para qualquer usuário. Dá uma olhada nas principais funcionalidades!

• Assinatura gratuita: comece a utilizar a plataforma sem nenhum custo, com direito a até cinco documentos grátis por mês.
• Notificações de entrega e abertura: saiba quando um arquivo foi entregue e aberto pelo destinatário, acompanhando, de perto, o processo.
• Envio por e-mail: envie a papelada diretamente por e-mail, eliminando a necessidade de impressões, visitas ao cartório ou envios pelo correio.
• Templates prontos para usar: agilize a criação de contratos e outros documentos utilizando os modelos prontos na plataforma da Assinafy.
• Backup online: todos os documentos assinados na Assinafy ficam devidamente armazenados na nuvem, de forma segura e acessível.
• API para integração: integre a assinatura eletrônica da Assinafy aos seus outros sistemas, como ERPs e CRMs, para otimizar seus processos através de API com documentação própria.
• Planos personalizados: adapte a plataforma às suas necessidades, escolhendo o plano que melhor se encaixa no perfil da sua empresa.

E esse é só o começo! Na Assinafy, você pode até mesmo criar, assinar e coletar rubricas em contratos eletrônicos e muito mais.

Não perca mais tempo com processos burocráticos e complexos. Comece a usar nossos recursos hoje mesmo e simplifique o seu processo de assinatura! É só clicar no botão que aparece no canto superior direito deste artigo para aproveitar essa facilidade na sua rotina.