Para fazer a assinatura digital em um documento, você vai precisar usar uma plataforma que possua certificação digital ou que seja, pelo menos, certificada pela Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil).
Tudo começa com a escolha do recurso utilizado, mas pode apostar que toda a pesquisa necessária para tomar a decisão certa vale a pena, afinal, o procedimento facilita o processo de imprimir documentos, enviá-los ao destinatário e esperar a assinatura física, o que é extremamente vantajoso para as empresas.
Porém, por ter tantas opções no mercado e por ser uma modalidade relativamente nova, alguns empreendedores ficam confusos com o processo de assinatura eletrônica. É o seu caso? Não mais!
Neste artigo, você vai descobrir, de uma vez por todas, como usar a rubrica digital para ganhar tempo e poupar dinheiro.
Boa leitura!
Como funciona a assinatura digital?
A assinatura digital funciona como uma substituta da assinatura feita à mão com caneta e papel e, por ser liberada a todas as pessoas, ajuda na otimização de processos internos e no fechamento de contratos, algo que nunca foi tão fácil para empresas de todos os tamanhos.
Essa assinatura pode ser utilizada em documentos como:
- relatórios corporativos;
- documentos trabalhistas;
- contratos de compra e venda;
- contratos de locação;
- contratos de empresa;
- contratos de pagamento;
- contratos de prestação de serviço;
- contratos administrativos;
- petições administrativas;
- declarações e atestados;
- Notas Fiscais eletrônicas;
- etc..
Porém, para uma assinatura eletrônica ter validade jurídica, ela precisa ser certificada pelo órgão regulamentador nacional, a ICP-Brasil. Do contrário, você vai precisar de um certificado digital para autenticação eletrônica e criptografada.
E qual é a validade da assinatura digital?
No Brasil, a validade da assinatura digital é respaldada pela Lei nº 14.063/2020, que dispõe sobre o uso de documentos eletrônicos e a prestação de serviços nesse âmbito.
Essa normativa reconhece a validade jurídica dos documentos assinados digitalmente desde que:
- sejam utilizados certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil);
- mecanismos de segurança que garantam a autenticidade e a integridade dos documentos assinados sejam adotados;
- haja a identificação incontestável do signatário – aquele que assina o documento – através de chaves criptográficas (associadas ao certificado digital), tokens, biometria ou senha; e
- tanto cada documento eletrônico quanto as assinaturas sejam conservados de forma íntegra e acessível para eventuais verificações pelo período de 5 anos.
E seguir as normas e ganhar tempo e dinheiro adotando a modernidade é mais fácil do que parece! Quer ver?
Como fazer assinatura digital?
Para assinar de forma digital, a maneira mais simples é utilizar uma plataforma confiável de assinaturas eletrônicas. Essa ferramenta automatiza todo o processo de coleta de rubricas, desde a distribuição dos documentos até o armazenamento deles depois de assinados.
Na Assinafy, por exemplo, você pode acompanhar o andamento das assinaturas em tempo real, enviar lembretes aos signatários e até mesmo criar seus próprios documentos diretamente na plataforma.
E o passo a passo é bem simples!
- Carregue o documento que deseja assinar ao logar na plataforma.
- Adicione os signatários que deverão realizar a assinatura, incluindo seus nomes e endereços de e-mail.
- Envie o documento para assinatura dos envolvidos. Eles receberão um link do documento no e-mail e poderão assinar eletronicamente em qualquer dispositivo conectado à internet.
- Acompanhe o status de assinatura através de notificações ou na própria plataforma.
- Ao receber todas as assinaturas, armazene o documento de forma segura e faça uma cópia para ter fácil acesso, ou aproveite para acessá-lo diretamente da nuvem quando for necessário.
As assinaturas também não demoram para serem feitas e são recebidas instantaneamente pelo sistema.
Como fazer contratos com assinatura digital?
Para fazer um contrato do zero com assinatura eletrônica, escolha como vai criar o documento do contrato, em modelo Word ou Google Docs, por exemplo, ou aproveite a funcionalidade da Assinafy que permite a criação do documento dentro da própria plataforma.
Depois, é só seguir as instruções do tópico anterior!
Também é recomendado optar por uma revisão legal antes da assinatura, principalmente se houver cláusulas específicas do acordo firmado, então, conte com advogados especializados.
Esse ato também dá mais segurança e ajuda você a dormir tranquilo(a) sabendo que assinou um documento com validade jurídica, feito através de uma plataforma credenciada pelo órgão regulamentador no país.
E qual a melhor plataforma de assinatura digital?
A plataforma de assinatura digital ideal para o seu negócio é aquela que dispõe de atendimento e suporte personalizados e é credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil).
A Assinafy, por exemplo, possibilita a assinatura eletrônica de documentos de forma gratuita, com quantidade de signatários ilimitada. Nela, você tem acesso a notificações de entrega e abertura, envio de documentos por e-mail aos signatários e armazenamento em nuvem.
Também dá para personalizar diversos documentos pré-formatados, tudo com 100% de validade jurídica.
Quer saber mais? Faça um teste gratuito neste instante. É só clicar no botão no canto direito superior da sua tela e nunca mais depender do papel para assinaturas!
Deixe seu comentário ou dúvida