Assinatura eletrônica: economize com custo-benefício

A assinatura eletrônica oferece um custo-benefício significativo, principalmente quando comparada aos métodos tradicionais, que envolvem uma série de gastos com papel, deslocamento para firmar acordos, impressões, envios e armazenamento de documentos físicos. 

Os custos podem variar de acordo com a sua demanda e o fornecedor, mas as plataformas costumam ter preços acessíveis, sendo possível até mesmo assinar documentos de graça, e, caso você precise assinar mais do que o permitido no plano gratuito, não tem problema: basta fazer um upgrade, investindo menos de R$ 40 por mês. 

Além de ser sinônimo de economia, as assinaturas eletrônicas são um recurso importante para quem quer praticidade aliada à eficiência operacional, já que a opção representa uma forma mais segura e confiável de fechar negócio, pois oferece tecnologia de ponta com criptografia e autenticação, diminuindo os riscos de golpe.

A seguir, você encontra tudo o que precisa saber sobre esse recurso e como ele pode ajudar a alavancar sua empresa! 

Como a assinatura eletrônica pode gerar economia para as empresas?

Adotar um sistema de assinatura eletrônica pode gerar uma economia expressiva no orçamento mensal da sua empresa, já que o uso da tecnologia elimina os custos gerados pelo formato tradicional, como o gasto com impressões e transporte, além de ser uma mão na roda quando o assunto é agilidade. 

Essa facilidade aumenta a produtividade dos seus colaboradores e permite que eles se concentrem em tarefas mais relevantes para o dia a dia. Além disso, você não precisa mais se preocupar tanto com erros humanos, que geram custos adicionais e podem comprometer o orçamento no fim do mês. 

Aliás, com a automação dos processos, o uso de papel diminui consideravelmente, o que também reduz a necessidade de espaços físicos para guardar folhas e os custos operacionais, permitindo que as assinaturas sejam feitas de forma segura e precisa, minimizando falhas e contribuindo para uma gestão de documentos mais eficiente. 

Quais são os benefícios financeiros de adotar assinaturas eletrônicas?

Da economia geral à agilidade no fechamento de acordos e sustentabilidade, são inúmeras as vantagens atreladas ao custo-benefício das assinaturas eletrônicas.

Vantagens de custo-benefício que as assinaturas eletrônicas podem oferecer ao seu negócio

• Melhoria do fluxo de caixa com pagamentos mais rápidos e seguros
• Redução de perdas de oportunidade, já que, ao agilizar o processo de assinatura, você consegue fechar bons negócios mais rápido e de qualquer lugar
• Corte de custos com papel, tinta, impressão, envio e autenticação em cartório
• Eliminação de atrasos relacionados ao envio e recebimento de documentos, acelerando o fechamento dos contratos
• Redução de retrabalhos com preenchimentos incorretos ou perda de papéis durante a negociação
• Mais sustentabilidade e melhora na imagem corporativa, reduzindo o impacto ambiental e afirmando compromisso da sua marca com a natureza

No fim das contas, as assinaturas eletrônicas não só economizam dinheiro diretamente, como também criam um ambiente corporativo mais ágil e eficaz, permitindo que o seu time de colaboradores foque no que realmente importa: o fechamento de bons negócios.

Veja como isso pode funcionar na prática! 

Como a assinatura eletrônica pode melhorar a eficiência operacional e reduzir despesas?

A assinatura eletrônica melhora a eficiência operacional e reduz as despesas da sua empresa porque elimina processos manuais, presenciais e burocráticos, já que, com ela, contratos podem ser assinados remotamente em segundos, diminuindo o tempo para fechar negócios ou aprovar processos. 

Quando se trata dessa ferramenta, todo mundo sai ganhando: você, que consegue fechar negócios em um piscar de olhos; sua equipe, que não perde mais tempo em filas de cartório; e, principalmente, seu cliente, que conta com a facilidade e segurança dessa ferramenta, economizando tempo e dinheiro.

Gostou do que leu e se sente pronto(a) para transformar a rotina da sua empresa? Veja adiante quanto isso vai custar para o seu bolso. 

Quais são os custos associados à implementação de assinaturas eletrônicas?

Uma boa plataforma de assinatura eletrônica permite que você assine até cinco documentos de forma gratuita por mês. Caso sua demanda seja maior, existem planos com valores acessíveis que vão de R$ 39,90 a R$ 99, e que podem ser contratados para atender às necessidades da sua empresa. 

De modo geral, esse será seu único custo para utilizar o serviço, já que as melhores opções no mercado não necessitam de implementação, bastando acessar o site para assinar documentos eletronicamente.

No entanto, caso você queira aproveitar a facilidade de assinar os acordos dentro do seu próprio sistema, será preciso contratar uma pessoa desenvolvedora para integrar uma API de assinatura eletrônica ao ecossistema tecnológico da sua organização.

Agora, se você já conta com uma pessoa assim na equipe, também não terá custos adicionais nesse sentido.

Quer um exemplo básico e bem visual?

Custo-benefício da assinatura eletrônica: comparativo com assinaturas físicas 

No cenário básico, a assinatura eletrônica pode representar uma economia de até 91% (R$ 515 versus R$ 39,90) e, mesmo com custos adicionais opcionais, como a integração de uma API, a assinatura eletrônica ainda reduz significativamente os gastos operacionais.

Ok, e como escolher o melhor plano de assinatura eletrônica para minha empresa?

Para escolher o melhor plano de assinatura eletrônica para a sua empresa, comece analisando quais as suas necessidades, ou seja, número de documentos que precisam ser assinados por mês e o número de usuários que utilizarão o sistema, sem esquecer das exigências legais e validade jurídica.

Você também deve verificar e comparar as funcionalidades e recursos oferecidos por cada plano, tais como:

• API de integração
• Mobilidade – ou seja, se o sistema pode ser usado em qualquer dispositivo, a qualquer hora e lugar
• Armazenamento com backup na nuvem
• Suporte
• Opções de personalização
• Opções de compartilhamento
• Acesso a workspaces
• Gestão de documentos

Também é importante ficar atento(a) à segurança e considerar tecnologias como a criptografia, que garante conformidade, sigilo e proteção dos dados. Além disso, a dica é ficar de olho em possíveis custos ocultos e aproveitar os períodos de teste grátis para fazer a melhor escolha, sem pressa. 

4 fatores a considerar no custo-benefício das assinaturas eletrônicas

As assinaturas eletrônicas são mais sustentáveis, facilitam a gestão dos documentos no seu negócio, proporcionam agilidade à sua equipe e aos seus clientes e ainda possuem a mesma validade jurídica de um papel assinado e autenticado em cartório, mas com o bônus de ninguém ter que enfrentar uma fila gigantesca para isso.

1. Sustentabilidade 

Que a assinatura eletrônica reduz os gastos e uso de papel, impressões e tinta, você já sabe, mas já parou para pensar que eliminar esse tipo de despesa operacional é, também, uma atitude sustentável? 

Considerada uma das práticas ESG, conceito que demonstra o compromisso ambiental da sua empresa, esse recurso tecnológico, além de permitir a redução do consumo de papel e, consequentemente, a quantidade de resíduos que são gerados pela sua empresa, ainda garante o seu compromisso com um mundo melhor. 

Ao considerar essa implementação, pense na sustentabilidade gerada pela assinatura eletrônica, que ainda pode cair bem para a reputação da sua marca no mercado.

2. Praticidade na gestão de documentos 

Um dos maiores benefícios de assinar documentos eletronicamente é ter a certeza de onde eles estão guardados, isso porque não existe nada pior do que precisar de um deles e ficar por horas procurando arquivo por arquivo em pastas guardadas e empoeiradas numa gaveta. 

Portanto, na hora de escolher sua plataforma de assinatura eletrônica, veja se ela oferece armazenamento digital, permitindo que você guarde sua documentação durante o tempo que for necessário, organizada por cliente, data de emissão e status do processo, por exemplo, deixando tudo mais simples e seguro. 

3. Agilidade e eficiência processual

Chega de perder tempo e esperar dias para fechar um bom negócio! Escolha um serviço que permita a você fechar acordos à vontade a qualquer hora e de qualquer lugar, bastando ter acesso à internet e o login da plataforma.

Dessa forma, tudo pode ser finalizado em questão de minutos e em poucos cliques. 24 horas por dia, 7 dias por semana. 

4. Validade jurídica 

Por fim, mas não menos importante, avalie se a plataforma escolhida oferece validade jurídica. Para isso, ela precisa ser credenciada ao ecossistema ICP-Brasil e ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Todo arquivo assinado online através de plataformas certificadas têm a mesma validade dos documentos assinados de forma tradicional e autenticados em cartório, além de possuir muito mais segurança do que qualquer papel por conta da tecnologia de criptografia avançada, que garante a segurança da informação. 

Tudo isso assegura que seus acordos não sejam alterados após a assinatura, evitando golpes e fraudes por parte dos signatários.

Agora que você já está por dentro de todos os detalhes, basta escolher o plano que atende melhor às suas demandas e aproveitar todas as vantagens dessa funcionalidade ainda hoje!