Otimize sua gestão de documentos com APIs eficientes

Soluções de Interface de Programação de Aplicações (APIs) para empresas são altamente vantajosas, pois facilitam a automação de processos complexos, reduzem custos operacionais e diminuem o risco de perda de informações com segurança e conformidade legal.

Só para você ter uma ideia, o relatório State of the API de 2022 da Postman, empresa global de desenvolvimento de softwares, destacou que o Brasil é o quarto país que mais possui APIs no mundo, mas enfrenta grandes problemas relacionados à segurança, por isso, o primeiro passo para usar uma tecnologia como essa é avaliar esse quesito.

Confira, neste artigo, quais são os tipos, vantagens e certificações necessárias para não perder tempo e dinheiro com opções que podem não ser tão seguras assim.

O que são APIs?

Uma Interface de Programação de Aplicações (API) é um conjunto de regras e protocolos que permitem que aplicativos se comuniquem entre si trocando recursos, dados e funcionalidades. 

Basicamente, soluções de API para empresas funcionam como mediadores de comunicação entre outros softwares, simplificando a implementação de recursos em sistemas complementares e permitindo que o desenvolvedor se concentre em criar soluções inovadoras.

Imagine, por exemplo, que você possui uma plataforma Software as a Service (SaaS), e vive dependendo de plataformas de assinatura eletrônica para validar documentos dentro do seu negócio. Com uma API, você pode usar o serviço da plataforma parceiro dentro do seu próprio sistema, garantindo mais agilidade e eficiência nos seus processos.

E não é só aí que você sai ganhando!

6 maiores vantagens em utilizar APIs para gestão de documentos

1. Automação de documentos: na maioria dos casos, organizações lidam com grandes volumes de informações e papéis, que precisam ser criados, analisados e armazenados, e as APIs reduzem todo esse trabalho ao automatizar a geração e análise de documentos, diminuindo o tempo gasto em tarefas repetitivas. 
2. Eficiência na gestão documental: essas ferramentas tornam os processos mais ágeis, centralizados e seguros, permitindo que todos os envolvidos na operação foquem em tarefas estratégicas, já que a tecnologia se adapta ao crescimento corporativo sem perder a eficiência e gera alertas automáticos sobre alterações ou pendências nos arquivos.
3. Digitalização de processos: dê adeus às horas gastas procurando papéis físicos, pois a digitalização de processos torna a rotina mais rápida, acessível e organizada dentro do seu sistema, otimizando o trabalho e as tomadas de decisões.
4. Integração facilitada: as APIs permitem a integração de sistemas de gestão eletrônica de documentos e muitos outros, como os Customer Relationship Management (CRMs), sistemas de gestão empresarial (ERPs) e ferramentas de colaboração, centralizando e facilitando o acesso à documentação de forma eficiente.
5. Segurança e conformidade: o uso desses recursos garante que os documentos sejam armazenados e processados de forma segura, por meio de mecanismos como códigos criptografados e protocolos, o que assegura a conformidade legal do seu negócio.
6. Acessibilidade e colaboração remota: os documentos podem ser acessados de qualquer lugar pelos colaboradores envolvidos, e também é possível editar e visualizar o trabalho em tempo real, facilitando a colaboração entre equipes.

Melhores soluções de API para empresas para testar por aí

Com a ascensão das ferramentas tecnológicas, da inovação de processos e do aumento do volume de informações com as quais as organizações lidam todos os dias, a criação e implementação de APIs para gestão de documentos se tornou obrigatoriedade em negócios que não querem ficar para trás.

Confira os principais tipos e suas funcionalidades para estudar sobre o que vale a pena investir por aí!

API de armazenamento em nuvem

Uma API de armazenamento em nuvem permite que os usuários armazenem, organizem e acessem documentos em um sistema baseado na nuvem a qualquer hora e de qualquer lugar, além de protegê-los contra perdas e rasuras.

Esse recurso utiliza servidores externos na internet para guardar arquivos de diversos formatos e, com isso, os envolvidos nos processos podem fazer o upload e o download de documentos de qualquer lugar utilizando conexões seguras. Também dá para organizá-los em pastas e subpastas, de forma semelhante ao funcionamento de um computador pessoal.

Tudo isso ao mesmo tempo que também oferecem controle de versionamento e registro automático, possibilitando, sempre que necessário, o retorno a edições anteriores do documento através de um histórico, evitando perdas.

Exemplos dessa ferramenta incluem Google Cloud, Cloudflare e semelhantes.

API de gestão de documentos

Uma API voltada à gestão de documentos é um intermediário que conecta o seu sistema a uma plataforma de gerenciamento de documentos no ambiente online, com o objetivo de reduzir custos, melhorar a segurança dos arquivos, otimizar processos e facilitar o acesso à informação.

Em resumo, essa ferramenta oferece controle completo de todo o ciclo de vida de um documento, desde a criação até o arquivamento dele, disponibilizando funcionalidades como:

• Categorização
• Busca
• Controle de versões 
• Permissões de acesso

Isso sem mencionar a integração com outros sistemas corporativos. Todas essas vantagens a tornam a opção ideal para empresas que necessitam de um sistema completo de gestão documental para aumentar a produtividade e atender a requisitos de conformidade, como a Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD). 

Dos fornecedores mais populares desse tipo de solução, você já deve ter ouvido falar no Google Drive, Microsoft OneDrive e Adobe Document Cloud.

API para assinatura eletrônica

Uma API de assinatura eletrônica permite que você assine eletronicamente qualquer documento dentro do seu próprio sistema, garantindo sua autenticidade, integridade e validade jurídica de acordo com o que exige o ecossistema ICP-Brasil, órgão regulamentador do tema no país.

Com ela, você pode:

• Personalizar documentos com a marca e cores da sua empresa, incluindo logo em e-mails e documentos.
• Organizar os arquivos com segurança nos workspaces, permitindo acesso por setor, equipe ou empresa.
• Fazer o envio ilimitado de assinaturas por documento, sem restrição de número de usuários.

Essa opção e a de gestão de documentos são frequentemente complementares, e as melhores ferramentas de assinatura eletrônica ainda oferecem uma área onde você pode armazenar, gerenciar e assinar seus acordos de forma simples e rápida, unindo o útil ao agradável.

APIs de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)

Se você precisa digitalizar e transcrever texto de imagens, PDFs ou recibos, saiba que uma API deste tipo permite transformar documentos físicos em um arquivo de texto editável, a partir de imagens ou escaneamentos.

Para realizar essa transcrição, a ferramenta analisa e divide o conteúdo em blocos, como tabelas ou linhas de texto, e depois o subdivide em palavras e caracteres, reduzindo o tempo gasto ao reescrever textos de fotos ou arquivos e permitindo que os documentos sejam disponibilizados de forma rápida e eficiente.

Na hora de buscar por ela, experimente a Google Cloud Vision OCR, a Microsoft Azure Cognitive Services OCR e a Adobe PDF Services, que são opções já renomadas no mercado.

APIs de fluxo de trabalho

Já pensou em ter o envio, aprovação e arquivamento de documentos automatizado, de maneira eficiente e integrada, reduzindo erros e aumentando a produtividade? É isso que uma API de fluxo de trabalho faz!

Nela, você consegue criar fluxos específicos para as necessidades do seu negócio, automatizando a configuração de cada etapa dos processos ao definir responsáveis e as condições de execução.

Experimente as soluções da Trello, Monday.com e Asana!

APIs para busca avançada

Também conhecida como API de indexação e pesquisa, essa ferramenta é utilizada para facilitar o processo de busca, permitindo a recuperação de documentos em ambientes com grandes volumes de dados. 

Ela faz isso através de filtros personalizados que refinam os resultados de acordo com as suas necessidades, permitindo localizar textos similares em bases de conteúdo. Ah, e geralmente, essas APIs oferecem suporte a diversos idiomas, identificando variações linguísticas de forma automática.

Tudo isso só acontece por conta da indexação automática de documentos, arquivos e metadados, garantindo uma busca mais eficiente e aprimorada.

Nesse sentido, explore os serviços da Elasticsearch, Amazon CloudSearch, Azure Cognitive Search e MeiliSearch.

API de detecção de plágio e uso de inteligência artificial

Em tempos nos quais a Inteligência Artificial (IA) têm dominado a internet, quem precisa se assegurar de que conteúdos são escritos por humanos pode se beneficiar muito de uma ferramenta que detecta plágio de outros textos ou mesmo vícios de escrita vindos da inteligência artificial.

Isso porque uma API do tipo compara os textos dos documentos com conteúdos públicos e online para identificar possíveis cópias, além de analisar padrões de escrita e semântica, que encontrem inconsistências e determinem a porcentagem de compatibilidade com material produzido por IAs, por exemplo. 

Anota aí quem pode oferecer esse tipo de solução para sua empresa: Copyscape, Plagscan, Plagiarism Checker API e Content at Scale AI.

E a melhor parte é a segurança que esses recursos passam aos seus usuários!

Como funciona a segurança em APIs de documentos?

A segurança de uma API deve manter a proteção sobre dados sensíveis relacionados a esses documentos e garantir que apenas os usuários ou sistemas autorizados tenham acesso às informações.

De modo geral, são cinco as etapas que garantem a proteção que você precisa.

• Autenticação: garante que apenas pessoas autorizadas possam acessar ou modificar documentos. Isso é feito com senhas, credenciais, códigos da própria API ou tokens de segurança.

• Autorização: define quem pode acessar cada documento. Isso pode ser feito considerando a responsabilidade de cada usuário (um gerente pode ter acesso a um número maior de informações, por exemplo) ou por regras como localização, horário ou tipo de documento.

• Criptografia: assegura que os dados sejam protegidos durante o envio ou recebimento dos documentos pela internet por meio de diversos procedimentos de segurança. Um exemplo é a transformação do conteúdo em códigos, tornando o documento ilegível para pessoas que não devem ter acesso.

• Limite de requisições: a quantidade de acessos em uma API precisa ser controlada para evitar abusos de uso e fraudes ou invasões, e alguns códigos limitam as solicitações desses acessos durante um período.

• Monitoramento: registros e auditorias (análises detalhadas) são essenciais para monitorar a API, garantindo sua segurança e conformidade.

Além disso, outras verificações podem ser necessárias ao longo do uso de uma API. Se a que você utiliza por aí não realizar esses procedimentos sobre os quais você acabou de ler, pode ser necessário integrar uma API específica de segurança que contemple essas características.

Conformidade legal com APIs de documentos

A conformidade de uma API de documentos depende de um conjunto de regulamentações que garantem a segurança e atendem às exigências legais e regulatórias relacionadas ao armazenamento, processamento e compartilhamento de informações.

Ignorá-las pode acarretar em multas e perdas financeiras às empresas, por isso, você precisa garantir que as que você usa por aí possuam certificações e comprovações aprovadas no âmbito legal. 

Quer garantir eficiência, automatizar processos, reduzir custos, otimizar seu tempo e ainda proteger informações importantes, tudo isso com conformidade legal? Utilize APIs que sigam as certificações elencadas neste conteúdo!

Com uma boa plataforma de assinatura eletrônica, por exemplo, você pode ficar tranquilo(a), sabendo que está em conformidade com as leis brasileiras e com certificações ITI e ICP-Brasil.