O aceite digital é a aprovação dada por um signatário em relação a algum documento apresentado por uma pessoa ou empresa, concordando com o conteúdo escrito. Ele funciona como um “ok” para um acordo eletrônico em que uma das partes cria o termo, e a outra decide se os aceita através de um único clique.
Fechar acordos faz parte do cotidiano de empresas dos mais variados nichos, mas esse processo acaba, muitas vezes, sendo mais burocrático do que deveria. É por isso que o aceite digital é uma excelente opção na hora de agilizar os processos.
A leitura a seguir explica o que é, de fato, esse recurso, como ele funciona e de que forma inseri-lo na sua rotina em alguns passos simples, com direito a um tutorial completo de como fazer um termo de aceite do zero.
Anote tudo!
O que é aceite digital?
O aceite digital é uma manifestação online de concordância sobre o conteúdo de um termo ou contrato eletrônico, ou seja, trata-se de um processo que elimina a necessidade de uma assinatura física.
Sabe quando você baixa um novo aplicativo e, antes de usá-lo, precisa concordar com alguns termos? Então, essa aprovação das cláusulas é o que constitui um aceite digital.
Viu só como você não precisou assinar nenhum documento (digital ou físico) para concordar com esses termos? Você também não pede que o aplicativo mude uma cláusula que não lhe agrada, e isso faz parte do funcionamento do processo.
Como funciona o aceite digital?
O aceite funciona através de uma adesão, ou seja, você não faz as cláusulas do termo em conjunto com a outra parte. Você apenas os lê e decide se concorda ou não.
Imagine um novo aplicativo focado em lhe ajudar a montar dietas. Basta apontar a câmera do celular para um alimento e o app descreve sua tabela nutricional.
Você percebe que isso pode ser bastante útil no seu dia a dia, e baixa o recurso. Ao realizar o cadastro, o aplicativo lhe apresenta um termo, que você deve ler e concordar se quiser usar o serviço.
Após ler o arquivo cuidadosamente, você percebe que as cláusulas são razoáveis, e clica em aceitar. Pronto, você acabou de realizar um aceite digital! E as informações do seu “ok” ficarão armazenadas no banco de dados do software em questão como um registro legal da sua aprovação.
Quando o aceite digital pode ser usado?
Este recurso pode ser usado em diversas situações. Confira a lista completa de quando o aceite digital serve!
- Compras online
- Contratos de trabalho
- Termos de uso
- Contratos online
- Assinaturas de softwares e serviços
- Acordos corporativos
- Declarações de privacidade e consentimento
- Acordos de não divulgação (NDAs)
- Contratos de aluguel
- Documentos de Recursos Humanos
- Assinaturas de seguro
No geral, o aceite digital pode ser usado em qualquer documento digital. Essa ferramenta é tão versátil que é mais fácil mostrar quando não pode ser usada: que é no caso de documentos que exijam assinatura física, como testamentos, procurações e arquivos legais que requerem a presença de testemunhas ou autenticação específica em cartório.
Em qualquer outro caso, você pode fazer o aceite digital em termos através de uma ferramenta de assinatura eletrônica ou mesmo deixando seu aval ao concordar com as condições de um documento no meio online.
Como fazer um aceite digital? Crie o seu próprio termo!
Para fazer um termo de aceite digital, comece escolhendo uma plataforma de assinatura eletrônica certificada pela Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil) para garantir a validade jurídica do seu documento. Depois, crie um arquivo com as condições e envie para quem precisa aceitá-las.
As instruções abaixo mostram tudo o que você precisa fazer para construir um termo de aceite completo.
Dê um título ao documento
O termo deve começar com um título claro e objetivo, como “Termos de Uso”, “Política de Privacidade”, “Contrato de Prestação de Serviços”, ou “Termo de Aceite”. Certifique-se de que esse nome reflete claramente a natureza do documento.
Identifique as partes envolvidas
O termo deve identificar de forma clara todas as partes envolvidas, ou seja, quem está propondo o acordo (empresa ou pessoa) e quem está aceitando os termos (usuário ou cliente).
Em contratos comerciais, inclua o nome completo das partes, CPF ou CNPJ e endereço, quando aplicável. Em termos digitais, pode ser suficiente a identificação por e-mail ou nome de usuário, dependendo do contexto.
Descreva o objeto do termo
Descreva claramente o que está sendo aceito ou acordado. No caso de um contrato, deve-se especificar o serviço ou produto oferecido. Para termos de uso ou política de privacidade, explique o que o usuário estará concordando em seguir ou fornecer.
Aqui vai um exemplo de redação para esta etapa!
| “Ao aceitar este termo, você concorda em utilizar nossa plataforma de acordo com as condições estabelecidas a seguir” ou “Você autoriza o uso de seus dados pessoais conforme descrito nesta Política de Privacidade.” |
Estabeleça os direitos e deveres das partes
Defina, com precisão, as responsabilidades de cada parte. O que o usuário ou cliente pode esperar (direitos) e o que ele precisa cumprir (deveres).
Isso inclui o que será entregue pela empresa (produto/serviço) e o que se espera do usuário (pagamento, uso adequado, etc.).
Servido(a) de mais um exemplo?
| “O cliente tem direito a acessar o serviço 24/7, exceto durante manutenções previamente programadas...” ou “O usuário deve utilizar a plataforma de forma ética, respeitando os direitos de outros usuários.” |
Defina as formas de pagamento, se aplicável
Se o termo de aceite for relacionado a um serviço ou produto que envolve pagamento, detalhe as condições: preço, forma de pagamento, prazos, juros ou multas em caso de inadimplência, além de outras informações financeiras relevantes.
Caso se trate de um serviço recorrente, experimente inserir no papel algo como o exemplo abaixo.
| “O serviço será cobrado mensalmente no valor de R$ XX,XX por meio de débito automático...” |
Defina uma política de cancelamento e rescisão
Informe como o cliente ou usuário pode cancelar o contrato ou serviço, quais são as condições para isso e se existem penalidades ou taxas de rescisão, incluindo prazos de aviso-prévio e qualquer política de reembolso.
Mais um exemplo chegando!
| “O contrato pode ser rescindido por qualquer uma das partes com 30 dias de antecedência, sem qualquer multa, desde que não haja inadimplência por parte do usuário.” |
Descreva como os dados fornecidos serão usados, se aplicável
Caso o termo envolva a coleta e uso de dados pessoais, você deve incluir uma seção dedicada à política de privacidade. Explique como os dados serão coletados, usados, armazenados e, se necessário, compartilhados com terceiros.
Detalhe a vigência e validade do termo
Defina o período de vigência do acordo. Quando ele começa e até quando é válido? Isso pode variar conforme o tipo de contrato, se for por prazo determinado ou indeterminado.
Defina condições para alterações no termo
Inclua uma cláusula que explique como e quando o termo pode ser alterado e como o usuário será notificado dessas mudanças. É importante garantir que o cliente ou usuário seja informado e tenha a chance de aceitar as alterações.
Se tiver em dúvida de como detalhar isso, o modelo abaixo pode ajudar.
| “A empresa pode alterar estes termos a qualquer momento, mediante aviso prévio de 30 dias por e-mail.” |
Estabeleça um foro e legislação aplicável
Indique qual a legislação que regerá o termo e o foro para resolução de conflitos, caso haja necessidade de judicialização. Geralmente, se especificam a cidade e estado em que eventuais disputas judiciais serão tratadas.
Você já deve ter visto algo como o descrito abaixo em contratos ou termos em geral.
| “Este contrato será regido pelas leis da República Federativa do Brasil, e qualquer disputa será resolvida no foro da Comarca de São Paulo.” |
Por fim, inclua uma cláusula de aceitação
Inclua um texto claro para que o usuário saiba que, ao clicar no botão ou assinar eletronicamente o documento, ele está, de fato, aceitando os termos. É aquele trecho bem comum, que você já deve ter visto no final de textos desse tipo.
| “Ao clicar em ‘Aceitar’, você declara que leu e concorda com os termos e condições aqui apresentados.” |
Além de todas essas cláusulas, não se esqueça de oferecer um meio para que o usuário ou cliente possa entrar em contato para esclarecer dúvidas sobre o termo, seja por e-mail, telefone ou outro canal de atendimento.
Tudo nos conformes? Então, veja agora como coletar o aceite das partes de forma digital e gratuita!
Como coletar aceite digital em um documento?
É muito mais fácil e seguro lidar com contratos e documentos digitais numa plataforma de assinatura eletrônica, e é por isso que o primeiro passo para coletar o aceite de alguém é escolher uma ferramenta de confiança.
Aqui vai um tutorial completo para você fechar acordos de forma simplificada pela internet!
- Escolha a plataforma: o primeiro passo é pesquisar bastante e encontrar uma plataforma segura e de confiança, para que as partes possam deixar seus aceites digitais.
- Crie o arquivo: estruture o documento conforme as dicas que você leu acima, neste mesmo artigo, e salve-o em formato PDF no final. Outra opção é usar os templates predefinidos disponíveis em algumas plataformas.
- Suba o arquivo: faça o upload do documento que você acabou de fazer na ferramenta escolhida.
- Compartilhe o link: a plataforma deve gerar um link para que você compartilhe o arquivo com quem precisa deixar um aval nele. Envie-o pelos meios de comunicação favoritos das partes envolvidas!
- Registre o aceite: assim que o usuário deixar sua assinatura eletrônica aceitando o termo, a plataforma criará um registro com informações como data, hora e dados do usuário, para que todos possam rastrear o processo e auditá-lo se necessário.
- Guarde o documento: a última etapa é salvar os arquivos em um local seguro, como o próprio sistema em nuvem da plataforma escolhida, para evitar perdas.
Viu só como é simples usar essa ferramenta no seu negócio e otimizar o processo de fechamento de acordos?
Assim, você moderniza a sua empresa através de recursos digitais, simplifica processos manuais que consumiriam horas e ainda torna a experiência do usuário muito mais agradável e livre de burocracias desnecessárias. Só vantagens!
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