O que é GED e como fazer a gestão eletrônica de documentos?

GED significa “gestão eletrônica de documentos”, uma organização feita pelas empresas com o objetivo de reduzir custos, melhorar a segurança dos arquivos, otimizar processos e facilitar o acesso à informação.

A rotina corrida de uma empresa já ocupa tempo demais para você ficar se preocupando em achar aquele papel de 2014 só para tirar uma dúvida, não é mesmo?

É aí que a GED entra como uma solução extremamente simples, porém bastante eficaz para resolver esse problema. Entenda o que é a gestão eletrônica de documentos (GED), as principais vantagens desse modelo organizacional e quando sua empresa deve implementá-la.

O que é GED?

A gestão eletrônica de documentos nada mais é do que um sistema usado para armazenar, organizar e acessar informações de forma segura dentro de uma empresa. Ela funciona como uma central de arquivos, que ficam guardados em um ambiente seguro e só podem ser acessados por pessoas com a devida permissão.

Sabe aquela pilha de papel que ocupa espaço e rende tanta dor de cabeça sempre que você precisa encontrar um dado específico? Pois é, fora o desgaste, esse tipo de cenário também coloca a segurança da informação em risco.

Além do espaço que ocupam, documentos impressos são mais suscetíveis a extravios, aumentam os custos com papel, dificultam o monitoramento e o controle de acesso e gastam muito tempo dos funcionários na hora de encontrar o que precisam.

E, como a GED busca centralizar e organizar tudo no ambiente digital, todos esses problemas simplesmente desaparecem, tornando as empresas até mais produtivas.

Qual o principal objetivo da GED?

O principal objetivo da gestão eletrônica de documentos é atuar como uma base de dados onde os arquivos ficam salvos de forma segura e podem ser acessados de um jeito fácil e rápido.

Ela é a solução perfeita para muitas empresas que ainda guardam papéis importantes em uma salinha e não possuem nenhum deles em versão digital, já que ajudam essas organizações a passarem por uma automação de processos que só tem a facilitar a rotina.

Confira, a seguir, quais são as vantagens práticas desse recurso e como as empresas podem se beneficiar delas.

10 vantagens em obter a solução de GED

Redução de custos, segurança, fácil acesso e redução de erros são só alguns dos benefícios de usar a GED nas empresas.

Além deles, a solução apresenta todas as outras vantagens elencadas abaixo!

1. Reduz custos com impressão e armazenamento de documentos físicos.
2. Protege os arquivos contra perdas e danos por conta do armazenamento em nuvem, garantindo que as informações estejam sempre seguras.
3. Favorece uma cultura paperless, ou seja, elimina o excesso de papel na sua empresa, contando como um ponto positivo da sua marca frente à concorrência no quesito sustentabilidade.
4. Otimiza a organização dos documentos, permitindo a categorização deles por assunto, ano e departamento.
5. Facilita o acesso a todas as informações através de qualquer dispositivo com acesso à internet.
6. Garante mais segurança organizacional, dificultando fraudes e roubo de dados.
7. Controla o acesso às informações, permitindo que apenas pessoas autorizadas consigam visualizar o conteúdo.
8. Reduz erros humanos com o auxílio da tecnologia, seja na hora de armazenar ou procurar algum papel.
9. Facilita a busca por conteúdos específicos dentro dos arquivos.
10. Permite que documentos sejam atualizados de forma rápida, tornando muito mais fácil qualquer possível alteração contratual.

E se engana quem pensa que só grandes negócios precisam adotar essa facilidade!

Quando a empresa precisa de uma GED?

Toda empresa que deseja armazenar documentos com segurança, aumentar a produtividade e tornar tudo mais organizado precisa, urgentemente, adotar a GED.

Com ferramentas e práticas de gestão cada vez mais eficientes aparecendo no mercado, instituições que subestimam ou ignoram o poder da tecnologia estão fadadas a ficarem atrás da concorrência.

Os questionamentos abaixo podem ajudar a decidir pela adoção ou não da GED no seu negócio!

• Quer reduzir custos?
• Quer proteger informações importantes?
• Quer aumentar a produtividade ou armazenar documentos com segurança?

Se você respondeu “sim” para alguma dessas perguntas, então, sua empresa só tem a ganhar com a gestão eletrônica de documentos!

Como implementar a GED na sua empresa?

A primeira etapa para implementar uma gestão eletrônica de documentos é organizar os papéis que devem ser digitalizados, categorizados e armazenados. Depois, é só liberar o acesso para as pessoas certas.

Importante: antes do primeiro passo, você precisa escolher uma plataforma de gestão de documentos. É nela que você vai centralizar tudo e acessar os arquivos sempre que precisar.

1. Comece separando e organizando tudo o que você deseja digitalizar.
2. Escaneie os papéis, criando uma versão digital dos arquivos.
3. Com os arquivos digitalizados, categorize-os de forma que seja fácil encontrá-los no futuro. Atribua informações como nome, categoria, data, entre outras.
4. Salve tudo na nuvem da plataforma escolhida. Isso garante que as informações fiquem disponíveis 24 horas por dia e possam ser acessadas de qualquer dispositivo com acesso à internet.
5. Por fim, crie permissões de acesso diferentes para cada funcionário. Na gestão eletrônica de documentos, é possível liberar o acesso aos papéis de acordo com o cargo e o setor em que cada pessoa trabalha. Além disso, o acesso só pode ser feito através de login e senha, dando ainda mais segurança ao processo.

Todo negócio possui arquivos de extrema importância e que precisam ser geridos como qualquer outro ativo, e a gestão eletrônica de documentos é o que vai tornar esse processo muito mais simples.

E, se você quer aperfeiçoar ainda mais sua rotina no escritório, confira este outro artigo e descubra como assinar eletronicamente, agilizando o fechamento de novos contratos!