Qual a melhor opção: assinatura eletrônica vs. tradicional?

A disputa entre assinatura eletrônica vs. tradicional chega a ser quase injusta: enquanto uma remete à formalidade, horas na fila do cartório para autenticar e risco de rasuras e perdas, a outra surge como uma solução prática e alinhada à velocidade do mercado moderno e tecnológico, permitindo que você feche acordos e armazene seus contratos de forma muito mais segura.

Se o primeiro cenário lhe assusta e o segundo tranquiliza, o vencedor dessa batalha já foi definido. E se você ou sua empresa lida com um grande volume de papéis, que precisam de autenticação, a assinatura eletrônica certamente será a alternativa perfeita ao papel e caneta.

Este conteúdo explica tudo o que você precisa saber sobre as duas opções e ainda traz um comparativo completo. Siga na leitura!

O que é a assinatura tradicional?

A assinatura tradicional, também chamada de física ou manuscrita, é aquela feita com papel e caneta e que normalmente consiste em deixar o nome em uma folha ou uma rubrica, que é uma marca pessoal utilizada como assinatura.

Essa maneira de reconhecer documentos já era utilizada há muitos e muitos séculos, e, hoje, ela ainda continua sendo uma forma válida de validar papéis e documentações. Porém, a facilidade de tecnologias mais rápidas, modernas e seguras, como a assinatura eletrônica, tem ganhado mais espaço quando o assunto é resolver burocracias. 

O que é a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma maneira de verificar e validar documentos através de meios eletrônicos, como aplicativos, sistemas e plataformas. Ela pode ser simples, avançada ou qualificada, e seu nível de segurança e validade jurídica depende da sua escolha dentre esses três tipos.

• Assinatura eletrônica simples: é a mais básica, e consiste em usar seus dados pessoais, como e-mail ou nome, para validar algum arquivo, sendo equivalente a uma assinatura digitalizada, por exemplo. Não oferece um nível de segurança muito maior do que uma manuscrita.

• Assinatura eletrônica avançada: utiliza biometria, senhas, criptografia e/ou tokens de segurança para verificar a identidade de quem está assinando, sendo uma opção segura e rápida de validação, aceita em praticamente todos os tipos de situação.

• Assinatura eletrônica qualificada: só pode ser feita utilizando um certificado digital, um recurso que precisa ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) vinculada à Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil) e comprado por você para realizar um aceite digital. 

Você também pode conhecer essa última como assinatura digital e, mesmo sendo uma das maneiras mais seguras de validação, a emissão do certificado tem um custo, o que pode tornar seu uso inviável para muita gente.

Em contrapartida, as assinaturas eletrônicas avançadas possuem um excelente nível de segurança e validade jurídica para quase todos os casos, e só não servem para quem é chefe de Estado, para emissão de Nota Fiscal ou para transferências e registros de imóveis.

Se você precisa deixar um aval em um arquivo que não se enquadra nas situações acima, pode seguir em frente e aproveitar a série de vantagens que a versão eletrônica avançada oferece!

Quais os benefícios da assinatura eletrônica?

Eficiência e validação de acordos de qualquer lugar

A eficiência das assinaturas eletrônicas é um dos fatores mais importantes do uso desse recurso. Vários documentos podem ser validados em poucos minutos, de qualquer lugar do mundo, sem que as partes envolvidas precisem estar juntas presencialmente.

Redução de custos 

A adoção de meios digitais representa uma economia significativa para as empresas, principalmente pela eliminação de despesas associadas aos processos físicos, afinal, o custo-benefício dessa implementação reduz gastos com papel, impressão, transporte, armazenamento e gestão de documentos, sem contar o tempo economizado na tramitação e no arquivamento de contratos.

Menor uso de papel

A quantidade de impressões que precisam ser feitas também diminui ou chega a zero com a adoção das versões eletrônicas, economizando não só em papel, tinta, impressora – e suas manutenções – como também no espaço físico da companhia, já que a papelada pode ser arquivada em nuvem.

Tudo isso contribui para uma cultura paperless e faz parte do caminho para tornar a sua empresa uma marca verde.

Mais sustentabilidade

Essa redução no gasto com papel e consequentemente na geração de resíduos é prova de que a sustentabilidade e assinaturas eletrônicas também caminham lado a lado, já que essa mudança não apenas diminui o consumo de recursos naturais, como também reduz a emissão de carbono associada à logística e ao descarte de materiais. 

Com processos digitais, as empresas promovem uma gestão mais ecológica, alinhada às práticas ESG, reforçando seu compromisso com a preservação ambiental e a eficiência operacional.

Tem validade jurídica

Outro fator que gera dúvidas em quem ainda não utiliza essa ferramenta é se ela vale tanto quanto as versões físicas. A resposta é sim! A Lei da Assinatura Eletrônica (14.063/2020) reconhece a validade jurídica do recurso desde que feito por meio de uma plataforma credenciada à ICP-Brasil, como a Assinafy.

É muito mais segura

A segurança da assinatura eletrônica é um dos motivos e mais um diferencial importante entre os meios digitais e os tradicionais, e isto é fato: uma rubrica em papel pode ser falsificada e adulterada com muito mais facilidade do que uma realizada eletronicamente.

Isso porque a segurança da informação nas assinaturas eletrônicas é protegida por várias camadas de criptografia, autenticação de dois fatores (2FA) e outras várias barreiras de segurança, que não permitem que arquivos sejam alterados após o aval das partes.

Ainda não ficou convencido(a)? Confira um comparativo entre essas duas maneiras de validar documentação!

Comparação entre assinaturas: eletrônica ou tradicional?

E pode acrescentar na coluna da versão eletrônica o fato de ela ser gratuita em alguns casos!

Assinatura eletrônica: teste de forma gratuita com a Assinafy

A Assinafy é uma plataforma de assinatura eletrônica que vai muito além de colocar uma marca no seu documento. Além de possuir uma API de integração com documentação completa para seu time de desenvolvedores implementar no seu próprio sistema, ela conta com backup online, notificação de abertura e recebimento de arquivos, envios via e-mail e um número ilimitado de signatários por documento. 

E algumas dessas funcionalidades podem sair de graça, já que o plano gratuito permite que você assine até 5 documentos por mês. Já para uma demanda maior, existem outras opções de plano que com certeza vão se adaptar às necessidades do seu negócio.

Depois desse comparativo e de conhecer a melhor opção do mercado, chegou a hora de dar adeus ao papel e caneta e entrar com tudo no mundo rápido e seguro das assinaturas eletrônicas para facilitar bons negócios. Seja bem-vindo(a)!