Para usar a assinatura eletrônica, que passou a substituir registros feitos com papel e caneta em vários tipos de negócio, inclusive no ramo de turismo e hotelaria, você vai precisar contar com uma plataforma de assinatura eletrônica que ofereça todos os recursos e benefícios em um só lugar.
E o melhor é que o formato eletrônico tem a mesma validade jurídica de um documento assinado fisicamente – quando feito por uma plataforma certificada pela Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil) – tornando tudo ainda mais seguro para você e o hóspede ou viajante.
Apesar de bastante utilizada, é comum ainda ter dúvidas sobre o funcionamento dessa ferramenta, por isso, este guia foi escrito para explicar tudo o que você precisa saber sobre o recurso no setor de turismo e hotelaria.
Boa leitura!
Como usar assinatura eletrônica em contratos de viagem?
Para assinar um contrato de viagem direto pelo computador, celular ou tablet, você vai precisar contar com uma plataforma de assinatura eletrônica certificada pela ICP-Brasil, que ofereça segurança, praticidade e um bom espaço online para fazer o armazenamento e a gestão dos documentos.
Tem dúvidas em como implementar essa automação de processo na sua empresa e quer saber como tudo isso funciona? É só seguir o passo a passo abaixo!
- Comece criando o contrato no editor de textos de sua preferência. Algumas plataformas oferecem ferramentas que permitem o uso de modelos prontos para edição, permitindo que você crie seu documento sem precisar usar outros aplicativos.
- Depois, com o contrato pronto, basta compartilhá-lo com as outras pessoas envolvidas inserindo os nomes dos signatários e seus respectivos e-mails.
- Para assinar, cada envolvido precisa ler o documento e buscar pelo espaço para assinatura que vai estar indicado no arquivo, escolher o formato de rubrica e salvar.
- Depois de assinado, você pode acompanhar o processo através da própria plataforma, conferindo passo a passo quem assinou e quando, e até verificar pedidos de modificações caso alguém não concorde com alguma cláusula.
- Por fim, basta armazenar o arquivo na nuvem da plataforma, sem correr o risco de perder a documentação e podendo acessá-la quando quiser.
Viu como é bem mais prático fazer a gestão de contratos eletrônicos do que depender do papel e dos registros feitos em cartório? Dessa forma, você economiza tempo, dinheiro e ainda torna o processo muito mais rápido e eficiente para todos os envolvidos.
E a boa notícia é que essa ferramenta de assinatura eletrônica pode ser usada até em hotéis!
Como utilizar assinatura eletrônica em hotel?
No setor hoteleiro, você pode utilizar a assinatura eletrônica para firmar contratos de prestação de serviço com terceirizados, criar fichas de reserva e serviços adicionais, realizar check-ins e check-outs dos hóspedes e até mesmo para agilizar os pagamentos dos seus colaboradores.
Quando a reserva é feita online, hotéis com tecnologia de ponta podem enviar, ao hóspede, um comprovante de reserva para ser assinado eletronicamente através do sistema utilizado pelo estabelecimento, garantindo a segurança dos dados pessoais e de todas as transações que serão feitas com o hotel.
E a conveniência se estende ao próprio viajante, que conta com a agilidade de fazer o check-in ou check-out e rubricar termos de compromisso na palma da mão, evitando filas e aquela papelada desnecessária.
Além disso, sua equipe pode ficar sossegada quanto às burocracias, já que os contratos com fornecedores e prestadores de serviço do seu hotel podem ser gerenciados da mesma forma, assim como a holerite, que comprova o pagamento recebido ao fim de cada mês e que pode também ser assinada eletronicamente.
“Interessante! Quais outros documentos podem ser assinados dessa forma no ramo de turismo e hotelaria?” é sobre isso que você vai ler agorinha!
Quais documentos de turismo e hotelaria podem ser assinados eletronicamente?
Na área de turismo e hotelaria, basicamente todos os documentos necessários para o funcionamento de um negócio podem ser assinados de forma eletrônica.
Dá uma olhada na lista de papéis mais comuns que podem ser migrados facilmente para o digital!
- Contratos com fornecedores, prestadores de serviço ou mesmo de trabalho
- Formulários de check-in e check-out de hóspedes
- Termos de compromisso e responsabilidade
- Comprovantes de pagamento
- Holerites de pagamento
- Recibos
- Acordos de grupos ou eventos
- Contratos de prestação de serviços adicionais para grandes grupos, como a realização de eventos e passeios
- Autorizações de trabalho, uso de imagem e afins
- Documentos bancários, como financiamentos e termos de abertura de conta
Basicamente, qualquer documento que seja elaborado e assinado por uma plataforma segura e validada pela ICP-Brasil, que respeite as normas dispostas na Lei da Assinatura Eletrônica, tem validade jurídica.
Mas as vantagens não param por aí: confira, no próximo tópico, seis benefícios que demonstram por que essa ferramenta é essencial para hotéis que buscam inovação e eficiência!
6 vantagens da assinatura eletrônica para o setor de hotelaria
Da agilidade nos processos até a melhora na experiência dos hóspedes, dá para encher uma mão com os principais benefícios da assinatura eletrônica para o setor de hotelaria.
De olho nos principais, que podem mudar seu negócio – para muito melhor!
1. Agilidade e eficiência nos processos
Esta vantagem está em primeiro, e não é à toa! Um dos maiores benefícios de assinar documentos online é a rapidez e eficiência de como isso é feito.
Em vez de perder tempo esperando dias para marcar uma reunião, imprimindo várias cópias de um mesmo contrato e aguardando para que todas as partes façam a assinatura, você pode, em um piscar de olhos, resolver essa burocracia.
Basta que todos tenham acesso à internet e um login na plataforma de assinatura eletrônica para que os acordos sejam concluídos mesmo a quilômetros de distância.
2. Segurança
Nada melhor do que fechar um acordo rapidinho e ter a certeza de que os seus dados estão seguros, não é mesmo? Dá até um alívio!
Toda documentação assinada eletronicamente possui níveis de segurança muito maiores do que um documento físico, isso porque a plataforma utilizada para rubricar os arquivos possui tecnologia de criptografia avançada, assegurando que a identidade, os dados e o conteúdo não sejam alterados após a assinatura, protegendo os envolvidos de golpes e garantindo que o acordo firmado seja válido juridicamente.
Além disso, vale ressaltar que as partes podem consultar e rastrear o arquivo a qualquer momento, tendo acesso a quem já deixou seu aval, quem falta dar o “ok” final e a que hora cada ação foi efetuada.
3. Sustentabilidade
Este recurso tecnológico também entra em uma das práticas ESG, conceito que demonstra quanto a sua empresa está comprometida com o meio ambiente, a sustentabilidade e a construção de um mundo melhor.
Isso porque a alternativa é excelente para diminuir o consumo de papel e, consequentemente, a quantidade de resíduos que são gerados por aí, fazendo com que o seu hotel se torne uma empresa ecológica, reduzindo a emissão de carbono e o uso dos recursos naturais.
4. Redução de custos
Quem não gosta de economizar? Reduzir o consumo de papel, custos com deslocamentos e envios físicos é algo que pode mexer positivamente no seu orçamento, já que não há mais a necessidade de gastar com serviços de motoboys, realizar visitas para assinatura e nem imprimir aquela tradicional pilha de documentos.
Você também pode riscar da listinha os gastos com o armazenamento físico e conservação dos papéis, já que todos eles podem ser mantidos na nuvem de plataformas seguras.
Falando nisso…
5. Acesso e armazenamento facilitados
Outra vantagem importante é a facilidade de acesso, localização e organização dos contratos.
Em vez de lidar com arquivos bagunçados, que podem se perder ao longo do tempo e até mesmo serem danificados, você pode contar com o armazenamento eletrônico, garantindo segurança, otimizando o gerenciamento e reduzindo o risco de perder as informações.
Essa possibilidade permite que todas as partes envolvidas acessem os arquivos a qualquer momento e lugar, sem dor de cabeça.
Além disso, com todo o processo sendo feito dessa forma, é possível diminuir a quantidade de tarefas manuais, reduzir erros e aumentar a produtividade da sua equipe.
6. Melhora na experiência dos hóspedes
Oferecer uma experiência excepcional é um fator importante, já que, quanto mais satisfeito com o seu atendimento e com as facilidades que o seu hotel oferece, mais o hóspede tende a escolher o seu espaço para uma próxima viagem e até trazer outras pessoas para conhecer o seu serviço.
Pensando nisso, a implementação da assinatura eletrônica pode cair bem para o seu negócio, já que ela pode oferecer um diferencial competitivo no mercado, que está saturado de papel, caneta e filas.
E aí, depois dessa leitura, você ainda vai continuar empilhando papéis e perdendo reservas por falta de tempo? Aproveite ainda hoje todas essas vantagens que a tecnologia pode proporcionar!
Deixe seu comentário ou dúvida