Assinatura eletrônica e assinatura digitalizada até podem parecer sinônimos, mas seus significados são bem diferentes! Enquanto a primeira é criada no ambiente digital e validada eletronicamente, a segunda é apenas uma imagem da assinatura manuscrita, ou seja, mera reprodução em foto da rubrica física, que não costuma ter validade jurídica.
Então, não se engane achando que só escanear um documento e acessá-lo pelo computador fará com que você tenha uma assinatura eletrônica. Se a intenção é facilitar o processo usando os meios digitais, é muito melhor apostar em uma assinatura eletrônica de verdade, que garante a autenticidade do documento.
Isso porque, atualmente, a assinatura eletrônica é reconhecida legalmente e conta com recursos que garantem sua segurança, fazendo com que você não precise ter um documento físico assinado à mão para se resguardar juridicamente.
Siga na leitura para conhecer melhor essas diferenças e entender qual método de assinatura funciona melhor para você!
Para começar: o que é a assinatura eletrônica?
Assinatura eletrônica é qualquer tipo de validação de documentos no meio virtual que ocorra a partir de recursos como senhas, tokens, IP do computador, biometrias, certificados digitais ou códigos de segurança.
É um recurso que vem sendo cada vez mais utilizado pelas empresas, pois dispensa a manipulação de documentos físicos e reduz toda aquela burocracia para colher rubricas, autenticar e armazenar a papelada. Com a assinatura eletrônica, tudo é resolvido pelo computador, tablet ou celular.
Um dos tipos de assinatura eletrônica que também costuma ser muito confundido como sinônimo é a assinatura digital. Nesse formato, a validação é feita com uso de um certificado digital, um tipo de atestado eletrônico que associa os dados da rubrica aos de uma pessoa física ou jurídica e garante sua integridade a partir de códigos criptografados.
Portanto, a assinatura digital é considerada o tipo mais seguro de assinatura eletrônica existente, que pode ser utilizada para documentos mais delicados, que exijam um alto nível de autenticidade, como uma Nota Fiscal eletrônica, por exemplo.
E existe até uma classificação para categorizar todos esses tipos, conforme o método utilizado para autenticação. Olha só!
- Assinatura eletrônica simples: utiliza os dados que possui do signatário para validar sua identidade. Se você já digitou o seu nome como maneira de assinar um arquivo on-line, por exemplo, saiba que o sistema confirmou sua identidade por meio do seu e-mail ou IP do computador.
- Assinatura eletrônica avançada: garante a identidade do signatário de maneira mais robusta, com uso de tokens, biometrias ou códigos de segurança.
- Assinatura eletrônica qualificada: é o tipo mais robusto, que exige o uso de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil), garantindo a autenticidade e integridade do documento.
Vale ressaltar que, embora essa última opção pareça ser a melhor, a versão qualificada exige que você adquira um certificado, o que acaba encarecendo o processo de rubrica quando uma versão eletrônica simples ou avançada já dá conta do recado na maior parte das operações que você precisa fazer no dia a dia.
Até porque uma versão avançada já oferece a validade jurídica que você necessita para a maioria dos documentos!
Assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Sim! A Lei 14.063, conhecida como Lei da Assinatura Digital, foi criada em 2020 para garantir a conformidade legal das rubricas eletrônicas no Brasil, e reconhece a validade jurídica das versões digitais desde que feitas através de ferramentas de assinatura eletrônica certificadas pela ICP-Brasil.
Além disso, para ter valor legal, a lei estabelece que a assinatura eletrônica precisa atender a três requisitos essenciais:
- integridade, o que significa que o documento não pode ser adulterado após rubrica;
- autenticidade, exigindo que o autor da assinatura possa ser identificado de alguma forma; e
- registro da assinatura, que consiste em um mapeamento de quando e como a rubrica foi feita.
Voltando às diferenças, olha só como todos esses critérios não são seguidos em uma assinatura digitalizada.
E o que é assinatura digitalizada então?
A assinatura digitalizada nada mais é do que a rubrica feita no papel, com o próprio punho, e que, em seguida, passou pelo processo de digitalização através de um scanner ou câmera de celular, que reproduzem a imagem de um papel físico no formato de um arquivo digital.
Portanto, a versão digitalizada é apenas uma reprodução visual da rubrica física, uma cópia do papel assinado à caneta que pode ser visualizada na tela do seu computador ou celular.
No fim das contas, assinatura digitalizada tem validade jurídica?
Aí entra outra diferença em relação à assinatura eletrônica: a assinatura digitalizada não possui nenhum valor jurídico, porque não oferece segurança suficiente para garantir sua autenticidade.
Alguém mal intencionado, por exemplo, poderia facilmente copiar a imagem de uma rubrica digitalizada e aplicá-la em outro documento. Por causa dessa vulnerabilidade, um arquivo com uma “autenticação” dessas não poderá ser juridicamente comprovado, e perde sua validade legal.
Mas as diferenças não param por aí!
Principais diferenças entre assinatura eletrônica, digital e digitalizada
Agora que você já sabe que assinatura eletrônica e assinatura digitalizada não são a mesma coisa, que tal uma colinha para você nunca mais confundir esses formatos?
Confira o comparativo incluindo também a assinatura digital, para compreender com mais clareza qual é a melhor opção para você!
| Assinatura eletrônica | Assinatura digital | Assinatura digitalizada | |
| Como funciona? | Através de validação no meio virtual, a partir de recursos como senha, IP do computador, certificado digital, token ou biometria | É autenticada a partir de certificado digital adquirido através de uma Autoridade de Registro (AR) credenciada pela ICP-Brasil | Reprodução, em meio digital, de uma assinatura feita no papel físico |
| Quando utilizar? | Atas de reuniões, documentos de RH, contratos de compra e venda, ofícios, termos de compromisso, dentre outros | Emissão de Nota Fiscal eletrônica ou documentos que precisem de um alto nível de autenticação | Quando você deseja apenas armazenar virtualmente um documento assinado à mão para uma eventual consulta apenas |
| Tem validade jurídica? | Sim | Sim | Não |
| Garante integridade e autenticidade? | Sim, com base na confirmação de dados do usuário | Sim, com base em códigos criptografados | Não |
| Pode substituir assinatura de próprio punho? | Sim | Sim | Não |
Até aqui, você já aprendeu que assinatura eletrônica é muito mais confiável do que assinatura digitalizada, mas como fazer para assinar eletronicamente então?
É esse passo a passo que você confere a seguir!
Guia rápido: como assinar eletronicamente
Para dar adeus à papelada e garantir toda a segurança jurídica que você precisa nos seus processos, basta ter acesso a uma plataforma de assinatura eletrônica, ferramenta que viabiliza a autenticação conforme os critérios legais e ainda permite a gestão desses documentos.
O procedimento é simples!
- Primeiro, crie o seu documento normalmente, usando o editor de textos da sua preferência.
- Depois, faça o upload do arquivo na plataforma de sua confiança.
- Compartilhe o documento com pessoas que devem assiná-lo por meio da própria plataforma, indicando seus nomes e e-mails.
- Para assinar, basta buscar o espaço indicado no documento, escolher o formato desejado de rubrica e salvar.
- Por fim, é só acompanhar o processo de assinaturas na plataforma e conferir quem já assinou.
- Uma vez assinado por todos os signatários, o documento não poderá ser mais alterado. Então, é só armazená-lo na nuvem da própria plataforma.
Conforme a ferramenta escolhida, você ainda pode ter acesso a outras facilidades, como modelos pré-configurados para criar seu documento na própria plataforma, notificações de status das assinaturas e API para integração com os sistemas da sua empresa.
Bem mais fácil e seguro do que depender de papel, reuniões presenciais, scanner, registro em cartório e tudo o mais, não é mesmo?
E aí, depois dessa leitura bem explicativa: vai de assinatura eletrônica ou digitalizada? Conta para a gente lá no Instagram da Assinafy!
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