Como funciona a assinatura de contrato digital?

Ao contrário do que muitos pensam, ao fechar acordos de maneira online, não é necessário o uso de certificados digitais, já que as melhores plataformas de assinatura eletrônica do mercado garantem a autenticação e a segurança por meio de tokens, que funcionam como uma identidade virtual, assegurando que a assinatura seja única e vinculada à pessoa que a fez.

Esse processo, que acontece através de criptografia avançada, impede que o documento seja alterado ou adulterado após a assinatura, assegurando a integridade e a validade jurídica do contrato.

Ainda assim, mesmo que as assinaturas digitais já sejam uma realidade, é comum ter dúvidas sobre seu funcionamento. Por isso, o que acha de conferir um guia completo com um passo a passo? Continue a leitura e se prepare para não perder nenhuma informação!

Como funciona a assinatura digital de contratos?

A assinatura digital de contratos funciona por meio de um processo que usa algoritmos de criptografia para vincular a assinatura eletrônica ao signatário de maneira única e intransferível.

Diferentemente de uma assinatura digitalizada, que é apenas uma imagem da assinatura manuscrita, a assinatura eletrônica usa métodos de autenticação mais seguros, como tokens e chaves privadas vinculadas exclusivamente aos signatários, para autenticar tanto a identidade de quem assina quanto a integridade do documento, assegurando que não houve alterações após a assinatura.

Outro ponto importante é que o formato permite que as partes rubriquem o papel sem ter que sair de casa ou do local de trabalho, e também facilita o armazenamento e o compartilhamento dos documentos assinados, porque armazena todos os arquivos na nuvem da própria plataforma usada, com acesso restrito às partes autorizadas.

E a assinatura de um contrato digital tem validade jurídica?

Sim, a assinatura de contrato digital tem validade jurídica no Brasil, e é regulamentada pela legislação vigente, como a Medida Provisória 2.200-2/2001, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas no Brasil, garantindo que documentos assinados eletronicamente tenham a mesma eficácia legal que contratos físicos assinados à mão.

No entanto, vale ressaltar que essa validade está atrelada ao uso de uma plataforma de assinatura eletrônica confiável e com validade jurídica, credenciada ao órgão fiscalizador das rubricas digitais no Brasil, a Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil).

Seguindo essa orientação, seus contratos assinados eletronicamente serão aceitos em juízo e podem ser utilizados como provas em processos judiciais.

Contrato com assinatura digital precisa de testemunha?

Não, um contrato com assinatura eletrônica geralmente não precisa de testemunha, pois a própria tecnologia já oferece garantias suficientes sobre a autenticidade e a integridade do documento, garantindo que o signatário é realmente quem diz ser e que o conteúdo do contrato não foi alterado após a assinatura.

Esse nível de segurança jurídica, muitas vezes, dispensa a necessidade de testemunhas, que em contratos físicos servem justamente para atestar a veracidade da rubrica.

Mesmo assim, vale ressaltar que a exigência de testemunhas pode variar dependendo do tipo de contrato e da legislação específica aplicável ao documento em questão.

Em algumas situações, como em contratos de maior complexidade ou com valores expressivos, as partes envolvidas podem optar por incluir testemunhas como uma medida adicional de segurança, mesmo em um ambiente digital.

De qualquer forma, quando elas são incluídas, o processo também pode ser feito online, com as testemunhas assinando eletronicamente o papel, utilizando a mesma plataforma dos signatários principais, o que garante a autenticidade do registro sem a necessidade de um encontro físico.

Pode fazer contrato de aluguel com assinatura digital?

Sim, é possível fazer um contrato de aluguel com assinatura eletrônica, e essa prática tem se tornado cada vez mais comum devido à sua praticidade e segurança jurídica, já que a rubrica online confere ao documento a mesma validade de um papel rubricado de forma física graças à criptografia que garante a autenticidade e a integridade do processo.

Tudo isso elimina a necessidade de deslocamento ou envio de papéis, o que facilita a assinatura tanto para locadores quanto para locatários, que podem firmar o acordo a qualquer momento e de qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet e uma plataforma de assinatura eletrônica certificada pela ICP-Brasil.

Esses fatores agilizam a finalização do acordo, evitando atrasos que normalmente ocorrem com a necessidade de assinaturas presenciais ou reconhecimento de firma em cartórios. Outra vantagem é a possibilidade de armazenar o contrato de aluguel de forma segura na nuvem, com acesso controlado, garantindo que o documento esteja disponível sempre que necessário e sem o risco de extravio.

Parece bom, né? Quer aproveitar essa facilidade? Então, confira o passo a passo abaixo para trazer mais praticidade ao fechar acordos com contratos eletrônicos.

Como fazer a assinatura de contrato digital: passo a passo

Você já sabe que, com a digitalização dos contratos, é possível assinar documentos de forma ágil e segura, sem a necessidade de impressão ou deslocamento. Porém, para garantir que tudo seja feito corretamente, é importante seguir alguns passos fundamentais, que envolvem desde a escolha da plataforma adequada até a coleta das rubricas.

1. Escolha uma plataforma de assinatura eletrônica

O primeiro passo para assinar um contrato digitalmente é escolher uma plataforma de assinatura eletrônica confiável e certificada à ICP-Brasil.

As melhores opções do mercado permitem que você faça o upload de uma quantidade razoável de documentos por mês antes de ter que optar pelo pagamento de algum plano – o que também não é uma má ideia caso você esteja mirando na automação de processos por aí.

2. Faça o upload do contrato

Com a plataforma escolhida, o próximo passo é “subir” o contrato que será assinado na plataforma, em formato PDF, que é o mais utilizado para esse tipo de procedimento. Verifique se ele está completo e devidamente formatado antes de realizar o upload, garantindo que todas as partes estejam corretas e prontas para assinatura.

3. Assine e convide as outras partes para fazer o mesmo

Depois do upload feito, basta que você assine e, depois, a plataforma deve gerar um link para que você compartilhe o papel com os outros signatários de maneira simples, enviando um convite por e-mail para que eles leiam o conteúdo e deixem o seu aval de concordância nele.

Nesse caso, cada signatário vai receber instruções sobre como acessar o arquivo e realizar a assinatura. Vale ressaltar que, assim como você, os outros envolvidos no contrato também terão acesso ao documento quando necessário através da plataforma.

4. Armazene o contrato já assinado na nuvem

Depois que todas as partes tiverem assinado o contrato digitalmente, o documento estará finalizado e pronto para ser armazenado.

A maioria das plataformas oferece a opção de salvá-lo em um ambiente seguro na nuvem, onde ele pode ser acessado posteriormente pelas partes envolvidas, o que facilita o gerenciamento de contratos, evitando o risco de perda ou extravio de documentos físicos e garantindo acesso fácil a qualquer momento.

Gostou do que leu? Então, você vai amar quando souber de todos os benefícios que a assinatura no contrato digital pode trazer para a sua rotina empresarial!

Para fechar com chave de ouro: 5 vantagens da assinatura com contrato digital

Empresas de todos os portes estão adotando a assinatura de contrato digital para otimizar processos, reduzir custos e garantir maior segurança jurídica.

Mas não para por aí! A seguir, você vai conhecer cinco benefícios para empresas que mostram por que essa ferramenta é indispensável para quem busca eficiência e inovação nas operações.

1. Agilidade nos processos

Um dos maiores benefícios da assinatura online é a rapidez com que os contratos podem ser finalizados.

Em vez de esperar dias ou até semanas para que documentos sejam assinados fisicamente, enviados por correio ou transportadora, com a rubrica eletrônica, todo o processo ocorre em questão de minutos!

Isso porque basta que as partes envolvidas tenham acesso à internet e à plataforma credenciada à ICP-Brasil, o que permite a conclusão de acordos de forma instantânea, mesmo à distância.

2. Redução de custos operacionais

A eliminação do uso de papel, impressões, deslocamento e envio físico de documentos representa uma economia significativa para as empresas, já que não há mais necessidade de imprimir contratos, gastar com transporte ou serviços de motoboy e nem mesmo realizar visitas para coletas de assinaturas.

Além disso, os custos de armazenamento físico de documentos também são eliminados, já que todos os contratos podem ser arquivados digitalmente em plataformas seguras.

3. Segurança reforçada

Contratos assinados digitalmente possuem um nível de segurança muito maior do que os documentos físicos, isso porque a assinatura eletrônica utiliza criptografia avançada para garantir que a identidade do signatário é autêntica e que o conteúdo do documento não foi alterado após a assinatura, o que protege o contrato contra fraudes, garantindo que o acordo firmado é seguro e juridicamente válido.

Ademais, vale destacar que todo o processo é auditável, permitindo que as partes rastreiem quando e por quem o documento foi assinado, aumentando ainda mais a confiança no uso dessa tecnologia.

4. Sustentabilidade

A assinatura de um contrato digital também contribui para práticas mais sustentáveis e voltadas a ESG, afinal, com a redução drástica no uso de papel, impressões e transporte físico, as empresas conseguem diminuir significativamente seu impacto ambiental.

Não à toa, a adoção de soluções digitais faz parte de um movimento global para tornar os negócios mais ecológicos, reduzindo a emissão de carbono e o consumo de recursos naturais.

5. Facilidade de armazenamento e acesso

Outra vantagem importante da assinatura no ambiente digital é a facilidade de armazenamento e acesso aos contratos. Em vez de lidar com pilhas de documentos físicos, que podem se perder ou ser danificados, os contratos eletrônicos são armazenados de forma segura em plataformas na nuvem.

Essa possibilidade, por sua vez, permite que as partes envolvidas acessem os documentos a qualquer momento, de qualquer lugar, sem complicações.

Além disso, a organização dos arquivos é simplificada, com ferramentas de busca que facilitam a localização rápida de contratos específicos, otimizando a gestão de documentos e reduzindo o risco de perda de informações.

Anotou todas as informações sobre a assinatura de contratos digitais? Se ainda tiver alguma dúvida, não deixe de navegar pelo blog de assinaturas e contratos da Assinafy para encontrar mais respostas!