A autenticação de assinatura online pode ser utilizada em diversas situações, inclusive para validar documentos que requerem reconhecimento em cartório, facilitando acordos em contratos de locação, negócios empresariais, documentos trabalhistas, prestação de serviços, entre outros.
Para isso, basta você utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica credenciada pela Infraestrutura das Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil) que conta com a garantia de tecnologias avançadas como a criptografia e a autenticação de dois fatores para proteger os dados dos seus arquivos.
Se a plataforma for 100% gratuita, melhor ainda para o caixa da sua empresa!
Neste artigo, você vai entender como funciona essa tecnologia, a legislação que garante a segurança no seu uso e quando e como fazer a autenticação de uma assinatura online. Boa leitura!
O que é autenticação de assinatura?
A autenticação de assinatura é o processo que garante que uma assinatura deixada em um contrato ou outro documento é verídica, atestando que determinada pessoa realmente assinou a documentação. Ele costuma ser feito através do reconhecimento de firma em cartório ou através de plataformas de assinatura eletrônica.
No cartório, o processo exige o comparecimento daqueles que precisam ter a assinatura autenticada. Todos devem levar seus documentos pessoais e realizar a assinatura na presença do tabelião. É somente após o reconhecimento dessa autoridade que o documento recebe um selo ou carimbo garantindo a autenticidade dos signatários.
Tudo isso costuma envolver filas, custos para realizar o processo e o principal: tempo dos envolvidos.
Mas a boa notícia é que essa burocracia já não é necessária na maioria dos casos: a tecnologia, a legislação e a ICP-Brasil – órgão regulatório do tema no país – permitem o uso da assinatura eletrônica como forma de autenticação, garantindo inclusive validade jurídica, com segurança, rapidez e eficiência.
Como funciona a autenticação de assinatura online?
A autenticação de assinaturas online é feita de modo automático quando você deixa sua rubrica por meio de uma plataforma ou site exclusivo para isso, mas atenção: a solução utilizada deve ser credenciada à ICP-Brasil.
Isso porque o órgão regulamenta e define as diretrizes para que as assinaturas eletrônicas e digitais no país sejam válidas juridicamente, oferecendo segurança e confiabilidade aos usuários que utilizam as ferramentas credenciadas a ele.
- O processo começa quando você envia um documento a ser assinado pela plataforma escolhida.
- Em seguida, você insere os e-mails dos outros signatários, o sistema compartilha o arquivo com as partes envolvidas e também lhe fornece um link para que você possa avisar os outros assinantes que o arquivo está pronto para ser assinado.
- Com um código exclusivo de acesso recebido via e-mail, cada pessoa acessa, revisa e assina o documento de onde estiver, com um único clique.
- A assinatura é, então, convertida em um código criptografado que vincula as informações do signatário ao documento. Essa criptografia é o que garante a integridade e a segurança dos dados, protegendo o conteúdo contra alterações e assegurando sua validade.
E os ganhos com a modernização desse processo vão além de não precisar mais se deslocar até o cartório. O processo se torna mais fácil, ágil, reduz gastos, aumenta a produtividade e promove a sustentabilidade a partir da redução do uso do papel e do próprio deslocamento pela cidade.
Mas o que diz a legislação sobre autenticação de assinatura?
A Lei 14.063/2020, também conhecida como a Lei da Assinatura Eletrônica, regulamenta o uso de rubricas eletrônicas no Brasil e determina os critérios exigidos para que os documentos assinados eletronicamente tenham validade. Ela assegura, ainda, a proteção dos dados pessoais e sensíveis dos signatários, com base na Lei nº 13.709, mais conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Além dela, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 já considerava a assinatura eletrônica aceita para comprovar judicialmente acordos e outras situações. É graças a essa MP que existe a ICP-Brasil, cuja criação ajudou a regulamentar a certificação digital no país.
Ao regularizar esse mercado, o órgão também se tornou responsável pela fiscalização das plataformas para que as assinaturas sejam seguras e protegidas conforme as leis vigentes.
Portanto, a autenticação de assinatura online só funciona porque existe legislação e órgão regulamentador atuando para garantir a segurança do uso e dos dados. Vale reforçar, portanto, que plataformas não credenciadas à ICP-Brasil não têm validade legal.
Quais documentos podem ser autenticados online?
Você pode utilizar a autenticação de assinatura online em situações em que o reconhecimento de firma é necessário tradicionalmente, como em um contrato de locação, na compra de um imóvel e até em contratos de prestação de serviço ou atas em geral.
Confira outras situações em que a assinatura eletrônica pode minimizar custos e tornar o processo mais ágil!
- Contratos sociais e alterações contratuais
- Contratos de compra e venda de imóveis
- Contratos de prestação de serviços
- Acordos de confidencialidade (NDAs)
- Contratos de trabalho e termos de admissão
- Propostas comerciais e orçamentos
- Formulários de Recursos Humanos
- Termos de aceite ou ciência
- Autorizações médicas ou escolares
- Procurações e autorizações legais
- Acordos de parceria e colaboração
- Renovação de contratos ou aditivos
- Autorizações para acesso a sistemas
- Documentos de políticas internas
- Contratos digitais em geral
Tem algum desses documentos em mão por aí? Que tal testar esse novo recurso com um deles então?
Como autenticar assinatura online?
- O primeiro passo é escolher uma plataforma de assinatura eletrônica credenciada à ICP-Brasil.
- Crie uma conta e faça login na plataforma.
- Envie o documento que precisa ser assinado no sistema.
- Assine o arquivo clicando no botão “Assinar documento”.
- Confirme a assinatura e deixe que a plataforma cuide do resto: criptografia dos dados, registro do carimbo do tempo e validação da transação com total segurança.
- Por fim, compartilhe o documento por e-mail com os demais signatários para que eles possam acessar, ler e também assinar com praticidade.
Caso um dos signatários não concorde com algum termo, o processo não segue adiante até que os ajustes sejam realizados e todos concordem com as cláusulas. Assim que todas as assinaturas são realizadas, o arquivo é autenticado pela plataforma e imediatamente ganha validação jurídica, que você pode conferir através do código hash disponibilizado na página de certificação.
Não é muito rápido e prático? Leve essa praticidade para a sua empresa agora mesmo e ganhe tempo para outras tarefas importantes do seu dia a dia!
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