A fatura Proforma é um documento usado principalmente em transações internacionais de compra e venda. Trata-se de um demonstrativo que detalha os produtos, partes envolvidas, quantidade e valores, e deve ser emitida pelo vendedor.
Não à toa, esse papel é frequentemente considerado uma “carta de intenções” do comércio internacional e, apesar de não ter valor fiscal, ela é essencial para garantir que ambas as partes – comprador e vendedor – estejam alinhadas quanto a detalhes importantes da transação.
Em uma negociação, esse arquivo ajuda a reduzir riscos, servindo como uma prévia do contrato final e oferecendo segurança para o planejamento financeiro e logístico de ambas as partes.
Por isso, se você vende para o exterior ou costuma comprar de fora, precisa conhecer a fatura Proforma, qual sua função em uma transação, quem deve emitir e quais informações devem estar presentes no arquivo.
O que é a fatura Proforma?
A também conhecida como Proforma Invoice é um documento que reúne todas as informações relacionadas a uma intenção de compra/venda de um ou mais produtos, contendo o máximo de detalhes possível.
Antes de uma transação ser formalizada, o vendedor envia a fatura Proforma ao cliente que, com base nas informações de custos, prazo e encargos, decide se dará continuidade à negociação.
Vale notar que esse arquivo é apenas um demonstrativo do que se trata a possível transação e quais suas condições. Em linhas gerais, considere-o como uma espécie de orçamento, e nunca como um termo de compromisso.
Também é importante destacar que ela não possui qualquer validade jurídica ou fiscal, e não estabelece nenhum tipo de vínculo ou obrigatoriedade entre as partes.
Qual é a função da fatura Proforma?
A função dessa fatura é 100% informativa. Seu único objetivo é descrever os detalhes de uma transação, facilitando a decisão sobre o fechamento – ou não – de uma negociação.
Com as informações em mãos, os compradores são mais capazes de decidir sobre a viabilidade de prosseguir com a compra dos itens.
E, apesar de não ser o foco principal, com o prosseguimento da transação, esse documento pode ser usado como guia por diversos setores da empresa na hora de gerar o pedido, separar o estoque e até emitir a Nota Fiscal.
Qual a diferença entre a fatura Proforma e a fatura comercial?
Enquanto a Proforma é um documento de proposta sem qualquer valor fiscal/jurídico, a fatura comercial serve para formalizar uma transação. Além disso, ao contrário da fatura comercial, a Proforma não é obrigatória, não possui validade jurídica, e seu objetivo é apenas informar sobre os detalhes de uma transação que ainda não foi concretizada.
A fatura comercial, por outro lado, é um papel obrigatório no fechamento de uma negociação de exportação e possui validade fiscal.
Quem deve emitir a fatura Proforma?
Por se tratar de um documento informativo e funcionar como uma espécie de orçamento, ela é emitida pelo vendedor. Isso garante que o possível comprador saiba todos os detalhes da negociação antes de fechar negócio.
Inclusive, o emissor precisa ser 100% transparente, garantindo que o possível comprador tenha acesso a informações cruciais como valor dos itens, condição de pagamento, entrega e mais.
Quais informações devem constar na fatura Proforma?
Detalhes dos produtos, dados das partes, condições de entrega e pagamento são informações que devem estar descritas na fatura Proforma.
Confira a listagem completa!
- Identificação das partes, como nome, endereço e CNPJ
- Descrição completa dos produtos
- Forma de pagamento
- Condições de entrega e prazo
- Valor unitário dos itens
- Valor total
- Detalhamento de um possível desconto
- País de origem e de destino
- Assinatura eletrônica ou física do vendedor
Em resumo, o documento precisa conter todas as informações relacionadas à transação.
Como emitir a fatura Proforma corretamente?
A emissão de uma fatura Proforma pode ser realizada em diversas plataformas, desde softwares específicos de gestão empresarial, como os ERPs, até sistemas de faturamento online. Muitas dessas plataformas permitem, inclusive, criar faturas Proforma personalizadas e adequadas às normas internacionais.
Agora, caso você não tenha acesso a essas tecnologias ainda, é possível utilizar modelos em planilhas ou editores de texto, como Excel ou Word, para transações mais simples, isso porque, por ser um documento que funciona de forma semelhante a um orçamento e não possuir validade fiscal, não há uma regulamentação com critérios para a sua criação.
Neste caso, o melhor a se fazer é preencher todas as informações apresentadas no tópico anterior e garantir que o comprador tenha acesso a tudo o que precisa para decidir sobre a viabilidade da transação.
Quer uma ajudinha?
Modelo de fatura Proforma pronto para usar
O modelo abaixo serve como um pontapé para você preencher e enviar para seus clientes. Basta salvar a imagem e preencher os campos com o auxílio de um aplicativo que permita a inserção de texto.
Ah, e caso a negociação siga adiante, você precisará criar um contrato de compra e venda, e, nessa situação, é recomendado contar com a tecnologia para tornar a transação muito mais fácil.
Imagine ter que assinar um arquivo impresso e enviar para outro país. Parece totalmente fora da realidade, né? É por isso que você pode optar pela assinatura de um contrato digital, tornando a negociação mais rápida, fácil e segura.
Aproveite para conferir este outro artigo e aprenda como fazer um contrato digital em quatro passos simples para simplificar sua vida.
Use a tecnologia a seu favor e descomplique etapas importantes de uma negociação com um grande cliente! Assim, você pode ficar mais tranquilo(a) em relação à burocracia e focar sua energia em fechar mais negócios.
Sucesso!
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